Trang tin kinh doanh, cơ hội mở rộng thị trường, kiến thức hữu ích cho doanh nhân

Sổ kế toán: Định nghĩa, nội dung và cách phân loại

Bạn đã từng nghe qua khái niệm "sổ kế toán" nhưng chưa hiểu rõ về nó? Bạn muốn tìm hiểu về nội dung và cách phân loại sổ kế toán? Đừng lo, bài viết này sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc đó. Sổ kế toán là một công cụ quan trọng trong quá trình ghi chép và kiểm soát tài chính của một doanh nghiệp. Nó giúp ghi lại các giao dịch tài chính và tạo ra thông tin cần thiết để phân tích và quản lý tài sản, nguồn vốn và kết quả kinh doanh. Hãy cùng tìm hiểu thêm về sổ kế toán và cách phân loại chúng nhé!

Chia sẻ

1. Định nghĩa sổ sách kế toán

Sổ sách kế toán được sử dụng để ghi lại, tổ chức và bảo quản tất cả các hoạt động kinh tế, tài chính liên quan đến đơn vị kế toán.

Sổ sách kế toán là các bộ sổ được xây dựng theo các mẫu cụ thể có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, được sử dụng để ghi chép các giao dịch kinh tế theo phương pháp kế toán đúng, dựa trên thông tin từ các tài liệu kế toán, nhằm cung cấp thông tin hỗ trợ cho công việc lãnh đạo và quản lý các hoạt động tài chính kinh tế trong tổ chức.

Sổ kế toán là cuốn sách được sử dụng để ghi lại, tổ chức và lưu trữ các hoạt động kinh tế, tài chính đã xảy ra và có liên quan đến tổ chức, cá nhân thuộc phạm vi áp dụng của Luật kế toán.

Tổ chức, cá nhân tạo ra sổ sách kế toán được gọi là đơn vị kế toán. Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày tháng năm lập sổ, ngày tháng năm khoá sổ; chữ ký của người lập sổ; kế toán trưởng và người đại diện theo quy định của pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu gắn kết.

Sổ kế toán phải tuân theo các quy định của pháp luật về nội dung. Hình thức sổ kế toán được tạo theo quy định của Bộ Tài chính. Sổ kế toán phải được ghi chính xác, đầy đủ và đúng thời gian theo các thông tin của sổ, đảm bảo tính liên tục từ khi bắt đầu sử dụng sổ đến khi kết thúc.

2. Phân loại sổ sách kế toán
Input: viết lại đoạn này sử dụng các từ đồng nghĩa sao cho có nội dung tương đương bằng tiếng Việt
Output: 2. Phân loại sổ sách kế toán

Sổ sách kế toán có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau.

Theo tiêu chí này, sổ sách kế toán được phân thành ba loại.

– Sổ ghi theo cấu trúc: Là loại sổ kế toán được dùng để ghi lại, tổ chức các hoạt động kinh tế tài chính xảy ra theo từng phần tử kinh tế (theo từng tài khoản kế toán). Loại sổ kế toán này bao gồm: Sổ cái, sổ chi tiết.

– Sổ ghi chép kết hợp: Là loại sổ được dùng để kết hợp ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính theo thứ tự thời gian và theo dõi đối tượng kế toán theo nội dung kinh tế trên cùng một trang sổ: Nhật ký – Sổ cái.

Dựa vào cấu trúc của sổ kế toán đã được thiết kế, sổ kế toán được phân thành các loại sổ kế toán:

– Sổ kế toán loại một bên: Đây là loại sổ mà cột Nợ và cột Có của tài khoản kế toán được sắp xếp cùng một bên trên trang sổ kế toán, tương tự như Sổ cái của tài khoản kế toán được xây dựng theo kiểu một bên (xem mẫu sổ kế toán ở phần sau).

– Sổ kế toán đa cột: Là loại sổ kế toán kết hợp phản ánh các giao dịch kinh tế tài chính tổng hợp và theo dõi chi tiết các đối tượng kế toán, do đó số phát sinh bên Nợ và bên Có của tài khoản được phân chia thành nhiều cột.

– Sổ kế toán theo mô hình bàn cờ: Là loại sổ được thiết kế theo nguyên tắc mô hình bàn cờ, mỗi ô trong sổ kế toán là giao điểm giữa hàng và cột của sổ kế toán. Ví dụ điển hình của loại này là sổ Nhật ký chứng từ.

Theo tiêu chí này, sổ kế toán có thể được phân thành hai loại.

– Sổ tờ rời: Đây là một loại sổ kế toán mà các trang sổ được tách riêng nhằm tiện lợi trong việc phân công công việc và ghi chép kế toán. Các loại sổ này dễ bị mất, do đó kế toán phải thực hiện công tác bảo quản một cách tốt.

Theo cách phân loại này, sổ kế toán được phân thành ba loại.

– Sổ kế toán tổng hợp: Là loại sổ kế toán phản ánh thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính ở dạng tổng quát (theo các tài khoản kế toán tổng hợp – tài khoản cấp I). Thuộc loại sổ kế toán này có các sổ: Sổ cái, Sổ nhật ký – Sổ cái, Sổ nhật ký chung, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.

Sổ sách kế toán này cung cấp các thông số chung phục vụ cho công việc kế toán và quản lý.

– Sổ kế toán chi tiết: Là loại sổ kế toán để ghi chép chi tiết về các số liệu đã được ghi chép trên sổ kế toán tổng hợp. Sổ kế toán chi tiết được mở theo các tài khoản kế toán chi tiết (tài khoản cấp II, tài khoản cấp III…). Loại sổ kế toán này bao gồm các sổ kế toán chi tiết về hàng hóa, thanh toán với khách hàng, thanh toán với nhà cung cấp…

Các dữ liệu được ghi lại trên loại sổ kế toán này sẽ cung cấp thông tin về tình hình hoạt động của đơn vị một cách chi tiết để phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp.

– Sổ kế toán hợp nhất: Là loại sổ kế toán được dùng để tổng hợp ghi chép dữ liệu về các hoạt động kinh tế tài chính theo cách tổng quát và đồng thời chi tiết hóa dữ liệu đó để phục vụ các yêu cầu quản lý và giảm thiểu công việc ghi chép và số lượng sổ kế toán. Loại sổ này bao gồm sổ ghi chép chứng từ và sổ cái đa cột.

3. Nội dung của sổ kế toán
Sổ kế toán là một tài liệu quan trọng trong quá trình ghi chép và theo dõi các giao dịch tài chính của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Nó bao gồm thông tin về các khoản thu, chi, tài sản, nợ, công nợ và các sự kiện tài chính khác liên quan đến hoạt động kinh doanh. Sổ kế toán giúp cho việc quản lý tài chính trở nên dễ dàng hơn, đồng thời cung cấp thông tin chính xác và đáng tin cậy cho việc phân tích và ra quyết định kinh doanh.

Theo quy định của Điều 24 Luật kế toán năm 2015, điều này được miêu tả như sau:

2. Sổ kế toán cần ghi rõ tên của đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm khi lập sổ; ngày, tháng, năm khi khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, người quản lý kế toán và người đại diện theo quy định của pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu gắn liền.

3. Sổ kế toán cần bao gồm những thông tin quan trọng sau đây:

Ngày, tháng, năm được ghi vào sổ;

b) Mã số và ngày, tháng, năm của giấy tờ kế toán được sử dụng để lập sổ sách.

c) Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
Nội dung của các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh được tóm tắt như sau:

d) Số tiền của các giao dịch kinh tế, tài chính phát sinh được ghi vào các tài khoản kế toán.

đ) Số tiền còn lại ban đầu, số tiền tăng thêm trong thời gian đó, số tiền còn lại cuối kỳ.

4. Sổ kế toán bao gồm sổ kế toán tổng quát và sổ kế toán chi tiết.

5. Bộ Tài chính quy định cụ thể về sổ sách kế toán.

Các tổ chức phải tuân thủ các quy định của chế độ kế toán hiện hành về sổ sách kế toán. Hệ thống kế toán doanh nghiệp đã phát hành các mẫu sổ sách kế toán chính cho các tổ chức kế toán, trong đó được chia thành hai loại.

+ Mẫu sổ sách kế toán bắt buộc: Phải được áp dụng cho tất cả các tổ chức kế toán, trong quá trình thực hiện, không được tự ý thay đổi mẫu sổ sách kế toán.

+ Các đơn vị kế toán có thể sử dụng mẫu sổ kế toán có tính chất hướng dẫn dựa trên tình hình quản lý cụ thể của mình. Bộ Tài chính đã phát triển các mẫu sổ kế toán có tính chất hướng dẫn cho các đơn vị kế toán, tùy thuộc vào yêu cầu quản lý, trình độ quản lý và các điều kiện cụ thể của từng đơn vị. Các đơn vị có thể sử dụng mẫu sổ kế toán đã được hướng dẫn để tạo ra mẫu sổ kế toán phù hợp với điều kiện thực tế của mình.

4. Tác dụng của sổ kế toán
Sổ kế toán có vai trò quan trọng trong việc ghi chép và theo dõi các giao dịch tài chính của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Nó là công cụ giúp ghi lại thông tin về thu chi, tài sản, nợ phải trả và nợ phải thu của tổ chức. Sổ kế toán cung cấp thông tin cần thiết để xác định tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của tổ chức, đồng thời cung cấp cơ sở để thực hiện các báo cáo tài chính và phân tích tài chính.

– Sổ sách kế toán được sử dụng để ghi lại và lưu trữ tất cả các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh theo tình hình và thứ tự thời gian của doanh nghiệp.

– Bằng cách sử dụng các con số, doanh nghiệp có thể so sánh các con số với nhau để tìm ra nguyên nhân và tìm cách giải quyết vấn đề tài chính trong doanh nghiệp của mình.

– Sổ sách kế toán là công cụ vật chất để thực hiện công việc kế toán. Trong quá trình thu thập và xử lý thông tin về hoạt động kinh doanh của các đơn vị, các tài liệu chỉ hiển thị thông tin riêng lẻ về từng hoạt động kinh tế và không có tác dụng đối với công việc quản lý tổng thể. Do đó, cần tổ chức và hệ thống hóa các giao dịch kinh tế phát sinh trên từng tài liệu vào sổ sách kế toán để có cái nhìn rõ ràng về tình hình và kết quả hoạt động, cũng như tình hình sử dụng vốn của doanh nghiệp.

– Đây được xem là bước trung gian của toàn bộ quá trình kế toán, là phần trung gian để các tài liệu gốc ghi chép không liên tục được thu thập, phản ánh đầy đủ và có hệ thống để phục vụ việc tính toán, tổng hợp thành các chỉ số kinh tế biểu hiện của toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hiển thị trên các báo cáo tài chính, các tài liệu quản lý cần thiết thường được lấy từ sổ sách kế toán.

5. Quy định về bắt đầu, ghi chép và đóng kết sổ kế toán.

Quy định về bắt đầu sổ, viết sổ, khóa sổ và lưu trữ sổ kế toán được quy định tại Điều 26 Luật kế toán 2015, theo đó:

– Sổ sách kế toán cần được khởi tạo vào đầu năm kế toán; đối với các tổ chức kế toán mới thành lập, sổ sách kế toán cần được khởi tạo từ ngày thành lập.

Người đại diện theo luật và người phụ trách kế toán của công ty có trách nhiệm phê duyệt các sổ sách kế toán. Sổ sách kế toán có thể được gộp thành một cuốn hoặc được giữ riêng lẻ.

– Đơn vị kế toán phải dựa vào tài liệu kế toán để ghi chép sổ sách kế toán.

– Sổ sách kế toán phải được ghi đúng thời gian, minh bạch và đầy đủ theo các mục tiêu của sổ. Thông tin và số liệu được ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực và phù hợp với các tài liệu kế toán.

– Việc ghi chép kế toán phải tuân theo thứ tự thời gian xảy ra của các hoạt động kinh tế, tài chính. Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải tiếp tục từ thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước. Sổ kế toán phải được ghi liên tục từ khi mở sổ cho đến khi đóng sổ.

– Thông tin, số liệu trên sổ kế toán phải được viết bằng cây bút; không viết thêm vào phía trên hoặc phía dưới; không viết chồng lên nhau; không viết cách dòng; trong trường hợp không viết hết trang phải gạch chéo phần không viết; khi viết hết trang phải tính tổng số liệu của trang và chuyển tổng số liệu sang trang tiếp theo.

– Các bản ghi kế toán phải được đóng lại vào cuối giai đoạn kế toán trước khi tạo báo cáo tài chính và trong các trường hợp khác theo quy định của luật pháp.

– Công ty kế toán sử dụng phương tiện điện tử để ghi sổ kế toán. Khi sử dụng phương tiện điện tử để ghi sổ kế toán, công ty phải tuân thủ các quy định về sổ kế toán theo Luật kế toán 2015, trừ việc đóng dấu giáp lai. Sau khi khóa sổ kế toán trên phương tiện điện tử, công ty phải in sổ kế toán ra giấy và đóng thành từng quyển riêng cho mỗi kỳ kế toán trong năm để lưu trữ. Nếu không in ra giấy, công ty phải đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin dữ liệu và đảm bảo khả năng tra cứu trong thời gian lưu trữ.

Mục lục

Chia sẻ

Cám ơn bạn đã đặt hàng

Đơn hàng đã được đặt thành công

Chúng tôi sẽ sớm liên hệ lại bạn để xác nhận thông tin đơn hàng

Tải về Sổ kế toán: Định nghĩa, nội dung và cách phân loại