Máy quay, micro, đèn, laptop, phần mềm dựng, gói lưu trữ đám mây, tiền mua mẫu thử, tiền quảng cáo đẩy video… Chi phí làm content cộng lại không hề nhỏ. Nếu không ghi chép và hạch toán, bạn sẽ không biết mình thực sự lời bao nhiêu và khó chứng minh chi phí khi cần. Bài viết hướng dẫn cách phân loại, ghi nhận và phân bổ chi phí theo cách đơn giản, dễ áp dụng.
Việc chi phí có được trừ khi tính thuế hay không phụ thuộc vào hình thức bạn kinh doanh (cá nhân, hộ kinh doanh, doanh nghiệp) và phương pháp tính thuế áp dụng. Hãy hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế. Bài viết tập trung vào quản trị nội bộ.
Công bố: bài viết có liên kết tiếp thị liên kết (affiliate); vnen.vn có thể nhận hoa hồng nếu bạn đăng ký qua liên kết, bạn không mất thêm chi phí.
👉 Tìm hiểu chương trình HDBank Creator: xem tại đây →
Phân loại chi phí của creator
| Nhóm | Ví dụ | Tính chất |
|---|---|---|
| Thiết bị | Máy ảnh, điện thoại quay, micro, đèn, laptop, gimbal | Dùng nhiều năm |
| Phần mềm, dịch vụ số | Phần mềm dựng, thiết kế, nhạc bản quyền, lưu trữ đám mây, công cụ AI | Định kỳ tháng/năm |
| Nguyên vật liệu, mẫu thử | Sản phẩm review, đạo cụ, nguyên liệu nấu ăn | Theo dự án |
| Quảng cáo | Đẩy video, chạy quảng cáo | Theo chiến dịch |
| Nhân sự thuê ngoài | Editor, quay phim, thiết kế | Theo dự án |
| Văn phòng, studio | Thuê phòng, điện, internet | Định kỳ |
| Đi lại, sự kiện | Di chuyển quay ngoại cảnh, vé sự kiện | Theo dự án |
Nguyên tắc ghi nhận
- Mỗi khoản chi một dòng: ngày, nội dung, nhóm, số tiền, phương thức thanh toán, dự án liên quan, có chứng từ không.
- Chi từ tài khoản công việc: dễ đối chiếu với sao kê.
- Lưu chứng từ: hóa đơn, biên lai, email xác nhận thanh toán – lưu vào thư mục theo tháng.
- Ghi gắn với dự án: biết chi phí của từng booking để tính lãi.
💡 Gợi ý: Đăng ký tham gia HDBank Creator — truy cập HDBank →
Phân bổ thiết bị dùng lâu dài
Một máy quay dùng 3 năm không nên tính hết vào chi phí của tháng mua – vì như thế tháng đó lỗ nặng, các tháng sau "lời ảo". Cách quản trị đơn giản:
Chi phí phân bổ hàng tháng = Giá mua ÷ Số tháng dự kiến sử dụng
Ví dụ giả định: laptop 36 triệu đồng, dùng 36 tháng → phân bổ 1 triệu đồng/tháng vào chi phí quản trị.
Nếu bạn là doanh nghiệp, việc khấu hao tài sản cố định phải theo quy định kế toán, thuế – hãy để kế toán xử lý.
Thiết bị vừa dùng cá nhân vừa công việc
Ước tính tỷ lệ dùng cho công việc (ví dụ điện thoại dùng 70% cho quay nội dung) và chỉ tính phần đó vào chi phí quản trị. Ghi lại cơ sở ước tính.
Phần mềm, dịch vụ đăng ký định kỳ
- Lập danh sách mọi gói đăng ký: tên, giá, chu kỳ, ngày gia hạn, có còn dùng không.
- Rà soát 3 tháng/lần, hủy gói không dùng.
- Gói trả theo năm: có thể phân bổ đều 12 tháng để báo cáo quản trị chính xác hơn.
- Thanh toán bằng ngoại tệ: ghi số tiền VND thực trừ trên sao kê (đã gồm phí chuyển đổi).
💡 Gợi ý: Xem chi tiết chương trình HDBank Creator — truy cập HDBank →
Tính lợi nhuận thực tế
Lợi nhuận tháng = Tổng thu (đã về tài khoản) – Chi phí trực tiếp – Chi phí định kỳ – Phân bổ thiết bị
Theo dõi thêm:
- Lợi nhuận theo dự án: phí booking – chi phí dự án.
- Tỷ lệ chi phí/doanh thu: nếu tăng liên tục, cần xem lại.
Mẫu bảng theo dõi
| Ngày | Nội dung | Nhóm | Dự án | Số tiền | Thanh toán | Chứng từ |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 05/03 | Gói nhạc bản quyền | Phần mềm | Chung | 300.000 | Thẻ | |
| 12/03 | Mẫu sản phẩm review | Mẫu thử | Brand X | 450.000 | Chuyển khoản | Hóa đơn |
(Số liệu minh họa.)
💡 Gợi ý: Tìm hiểu chương trình HDBank Creator — truy cập HDBank →
Checklist hàng tháng
- Nhập toàn bộ khoản chi từ sao kê.
- Đính kèm hoặc lưu chứng từ.
- Cập nhật phân bổ thiết bị.
- Rà gói đăng ký sắp gia hạn.
- Tính lợi nhuận tháng và theo dự án.
Mẹo tiết kiệm chi phí làm content
- Mua thiết bị khi thật sự cần, ưu tiên thứ tác động lớn đến chất lượng (âm thanh, ánh sáng).
- Cân nhắc thiết bị cũ chất lượng tốt hoặc thuê theo dự án.
- Đưa chi phí mẫu, đi lại vào báo giá booking.
Tài khoản riêng giúp hạch toán dễ hơn
Khi mọi khoản thu chi công việc đi qua một tài khoản, sao kê trở thành sổ sách thô cực kỳ hữu ích. Tham khảo HDBank Creator để có tài khoản phục vụ hoạt động sáng tạo.
Mở tài khoản HDBank Creator qua link
Xem điều kiện, ưu đãi hiện hành trên trang chính thức và đăng ký qua liên kết: Đăng ký tại đây
Định giá dịch vụ dựa trên chi phí thật
Hạch toán chi phí không chỉ để biết lãi lỗ; nó còn là cơ sở để báo giá đúng. Nhiều creator báo giá theo cảm tính hoặc nhìn người khác, rồi nhận ra sau mỗi booking gần như không còn lợi nhuận. Hãy tính "chi phí nền" cho một tháng: tổng chi phí cố định cộng phân bổ thiết bị. Chia cho số dự án trung bình mỗi tháng, bạn có phần chi phí nền mà mỗi dự án phải gánh. Cộng thêm chi phí trực tiếp của dự án và mức thù lao bạn mong muốn cho thời gian bỏ ra, bạn có mức giá sàn. Dưới mức đó, nhận dự án tức là đang tự trợ giá cho khách hàng.
Phân biệt chi phí và chi tiêu cá nhân
Ranh giới giữa đời sống và công việc của creator thường mờ: một bữa ăn ở nhà hàng có thể vừa là bữa tối vừa là nội dung review, một chuyến du lịch có thể vừa nghỉ ngơi vừa quay vlog. Để quản trị minh bạch, hãy đặt quy tắc rõ ràng và áp dụng nhất quán, ví dụ: chỉ tính vào chi phí công việc khi khoản chi gắn với một nội dung cụ thể đã lên kế hoạch, và ghi lại nội dung đó trong cột ghi chú. Nếu sau này cần làm việc với kế toán hoặc cơ quan thuế, những ghi chú này giúp bạn giải trình dễ dàng hơn.
Công cụ hỗ trợ
Bạn không cần phần mềm kế toán đắt tiền khi mới bắt đầu. Một bảng tính có danh mục cố định, cột ngày, cột dự án và một tab tổng hợp theo tháng là đủ. Khi quy mô lớn hơn, có thể chuyển sang phần mềm quản lý thu chi hoặc thuê kế toán dịch vụ. Dù dùng công cụ nào, điều quan trọng là thói quen nhập liệu đều đặn, tốt nhất ngay trong ngày phát sinh khoản chi.
Ví dụ phân bổ thiết bị (giả định)
Creator mua một máy quay giá M, dự kiến dùng trong N năm cho công việc. Thay vì tính toàn bộ M vào chi phí của tháng mua, bạn chia đều cho số tháng sử dụng: mỗi tháng ghi nhận M chia cho (N × 12) vào bảng theo dõi nội bộ. Cách này giúp lợi nhuận từng tháng phản ánh đúng hơn, tránh tháng mua thiết bị thì lỗ nặng còn các tháng sau lại lãi "ảo". Lưu ý: đây là cách quản trị nội bộ; cách ghi nhận cho mục đích thuế cần hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế theo hình thức bạn đăng ký.
Thiết bị dùng chung cho cá nhân và công việc
Điện thoại, laptop, internet thường dùng cả cho việc riêng. Hãy ước tính tỷ lệ dùng cho công việc một cách hợp lý, ghi lại căn cứ (ví dụ số giờ làm việc mỗi ngày) và áp dụng nhất quán. Không nên tính toàn bộ chi phí dùng chung vào công việc vì sẽ làm sai lệch lợi nhuận thực.
Lưu chứng từ đúng cách
Với mỗi khoản chi, lưu hóa đơn hoặc biên lai, xác nhận thanh toán và ghi chú ngắn về mục đích sử dụng. Với phần mềm mua từ nước ngoài, lưu email hóa đơn và sao kê thẻ. Đặt tên file theo ngày và nhà cung cấp, lưu trong thư mục theo tháng để tìm lại nhanh khi cần đối chiếu hoặc kê khai.
Rà soát đăng ký phần mềm định kỳ
Mỗi quý, liệt kê tất cả dịch vụ đăng ký đang trả phí: chỉnh sửa video, nhạc bản quyền, lưu trữ đám mây, công cụ thiết kế. Hủy các dịch vụ ít dùng hoặc trùng chức năng. Cân nhắc gói năm nếu chắc chắn dùng lâu dài.
📌 Đăng ký tham gia HDBank Creator
Nếu bạn đã sẵn sàng áp dụng các bước ở trên, bắt đầu với HDBank →
Câu hỏi thường gặp
Mua đồ cá nhân có tính vào chi phí được không?
Về quản trị nội bộ, chỉ nên tính phần phục vụ công việc. Về thuế, tùy hình thức kinh doanh và quy định.
Không có hóa đơn thì sao?
Vẫn ghi chép kèm biên lai, ảnh chụp, sao kê. Với khoản lớn, nên yêu cầu hóa đơn từ người bán.
Bao lâu nên rà lại chi phí?
Ghi hàng tuần, tổng hợp hàng tháng, đánh giá sâu mỗi quý.
Creator chưa đăng ký kinh doanh có cần theo dõi chi phí?
Nên, để biết lợi nhuận thực và định giá dịch vụ hợp lý; việc chi phí có được trừ khi tính thuế hay không tùy hình thức kê khai, hỏi cơ quan thuế.
Mua thiết bị cũ có hạch toán được không?
Vẫn nên ghi lại với chứng từ mua bán rõ ràng; hỏi kế toán về yêu cầu chứng từ.
🚀 Bước tiếp theo: Xem chi tiết chương trình HDBank Creator — đi đến HDBank →
