Khi trao đổi với nhà cung cấp nước ngoài, chỉ cần nắm chắc khoảng 100 từ vựng tiếng Anh xuất nhập khẩu là bạn đã đọc được báo giá, PI, vận đơn và trao đổi với forwarder. Danh sách dưới đây được chia theo nhóm để dễ học, kèm cách dùng thực tế.
Công bố: bài viết có liên kết tiếp thị liên kết (affiliate); vnen.vn có thể nhận hoa hồng nếu bạn đăng ký qua liên kết, bạn không mất thêm chi phí.
👉 Tìm nhà cung cấp trên Alibaba.com: xem tại đây →
Cách học hiệu quả
- Học theo nhóm tình huống, không học rời rạc.
- Ghi chú từ mới ngay khi gặp trong tin nhắn với nhà cung cấp.
- Tạo flashcard (Anki, Quizlet) và ôn 10 phút mỗi ngày.
1. Báo giá và đặt hàng (20 từ)
| # | Từ/cụm từ | Nghĩa |
|---|---|---|
| 1 | Quotation | Báo giá |
| 2 | RFQ (Request for Quotation) | Yêu cầu báo giá |
| 3 | Unit price | Đơn giá |
| 4 | MOQ (Minimum Order Quantity) | Số lượng đặt tối thiểu |
| 5 | Lead time | Thời gian sản xuất/giao hàng |
| 6 | Sample | Hàng mẫu |
| 7 | Bulk order | Đơn hàng số lượng lớn |
| 8 | Purchase Order (PO) | Đơn đặt hàng |
| 9 | Proforma Invoice (PI) | Hóa đơn chiếu lệ |
| 10 | Specification | Thông số kỹ thuật |
| 11 | Customization | Tùy chỉnh |
| 12 | OEM / ODM | Sản xuất theo thiết kế của khách / theo thiết kế sẵn |
| 13 | Discount | Giảm giá |
| 14 | Price list | Bảng giá |
| 15 | Valid until | Có hiệu lực đến |
| 16 | Stock | Hàng có sẵn |
| 17 | Out of stock | Hết hàng |
| 18 | Mass production | Sản xuất hàng loạt |
| 19 | Order confirmation | Xác nhận đơn hàng |
| 20 | Supplier / Manufacturer | Nhà cung cấp / Nhà sản xuất |
💡 Gợi ý: Khám phá nguồn hàng sỉ trên Alibaba.com — truy cập Alibaba.com →
2. Thanh toán (15 từ)
| # | Từ/cụm từ | Nghĩa |
|---|---|---|
| 21 | Deposit | Tiền đặt cọc |
| 22 | Balance | Số tiền còn lại |
| 23 | T/T (Telegraphic Transfer) | Chuyển khoản điện |
| 24 | L/C (Letter of Credit) | Thư tín dụng |
| 25 | Beneficiary | Người thụ hưởng |
| 26 | SWIFT code | Mã ngân hàng quốc tế |
| 27 | Bank charges | Phí ngân hàng |
| 28 | Payment terms | Điều khoản thanh toán |
| 29 | Refund | Hoàn tiền |
| 30 | Exchange rate | Tỷ giá |
| 31 | Invoice | Hóa đơn |
| 32 | Payment receipt | Biên nhận thanh toán |
| 33 | Trade Assurance | Chương trình bảo vệ giao dịch (Alibaba) |
| 34 | Escrow | Ký quỹ trung gian |
| 35 | Outstanding | Chưa thanh toán |
3. Điều kiện giao hàng – Incoterms (10 từ)
| # | Từ | Nghĩa |
|---|---|---|
| 36 | Incoterms | Điều kiện thương mại quốc tế |
| 37 | EXW (Ex Works) | Giao tại xưởng |
| 38 | FOB (Free On Board) | Giao lên tàu |
| 39 | CIF (Cost, Insurance and Freight) | Tiền hàng, bảo hiểm và cước |
| 40 | CFR | Tiền hàng và cước |
| 41 | DDP (Delivered Duty Paid) | Giao đã nộp thuế |
| 42 | DAP (Delivered At Place) | Giao tại nơi đến |
| 43 | Port of loading | Cảng xếp hàng |
| 44 | Port of discharge | Cảng dỡ hàng |
| 45 | Risk transfer | Chuyển giao rủi ro |
💡 Gợi ý: So sánh báo giá nhà cung cấp trên Alibaba.com — truy cập Alibaba.com →
4. Vận chuyển và đóng gói (20 từ)
| # | Từ | Nghĩa |
|---|---|---|
| 46 | Freight forwarder | Đơn vị giao nhận |
| 47 | Shipping line / Carrier | Hãng tàu / Hãng vận chuyển |
| 48 | Sea freight | Cước đường biển |
| 49 | Air freight | Cước hàng không |
| 50 | Express / Courier | Chuyển phát nhanh |
| 51 | FCL (Full Container Load) | Hàng nguyên container |
| 52 | LCL (Less than Container Load) | Hàng lẻ |
| 53 | CBM (cubic meter) | Mét khối |
| 54 | Gross weight | Trọng lượng cả bì |
| 55 | Net weight | Trọng lượng tịnh |
| 56 | Carton | Thùng carton |
| 57 | Packing | Đóng gói |
| 58 | Shipping mark | Ký mã hiệu |
| 59 | ETD (Estimated Time of Departure) | Ngày khởi hành dự kiến |
| 60 | ETA (Estimated Time of Arrival) | Ngày đến dự kiến |
| 61 | Transit time | Thời gian vận chuyển |
| 62 | Tracking number | Mã vận đơn tra cứu |
| 63 | Consignee | Người nhận hàng |
| 64 | Shipper | Người gửi hàng |
| 65 | Warehouse | Kho |
5. Chứng từ (15 từ)
| # | Từ | Nghĩa |
|---|---|---|
| 66 | Commercial Invoice | Hóa đơn thương mại |
| 67 | Packing List | Phiếu đóng gói |
| 68 | Bill of Lading (B/L) | Vận đơn đường biển |
| 69 | Airway Bill (AWB) | Vận đơn hàng không |
| 70 | Certificate of Origin (C/O) | Giấy chứng nhận xuất xứ |
| 71 | Form E | Mẫu C/O cho hàng Trung Quốc theo ACFTA |
| 72 | Contract | Hợp đồng |
| 73 | Telex release | Điện giao hàng |
| 74 | Original documents | Chứng từ gốc |
| 75 | Certificate of Quality | Chứng nhận chất lượng |
| 76 | Test report | Báo cáo thử nghiệm |
| 77 | Arrival notice | Thông báo hàng đến |
| 78 | D/O (Delivery Order) | Lệnh giao hàng |
| 79 | Insurance certificate | Chứng nhận bảo hiểm |
| 80 | MSDS | Bảng dữ liệu an toàn hóa chất |
💡 Gợi ý: Tạo tài khoản Alibaba.com để liên hệ nhà cung cấp — truy cập Alibaba.com →
6. Hải quan và thuế (10 từ)
| # | Từ | Nghĩa |
|---|---|---|
| 81 | Customs clearance | Thông quan |
| 82 | Customs declaration | Tờ khai hải quan |
| 83 | HS code | Mã HS |
| 84 | Import duty | Thuế nhập khẩu |
| 85 | VAT | Thuế giá trị gia tăng |
| 86 | Customs broker | Đại lý hải quan |
| 87 | Inspection | Kiểm tra |
| 88 | Declared value | Trị giá khai báo |
| 89 | Prohibited goods | Hàng cấm |
| 90 | Tariff | Biểu thuế |
7. Chất lượng và khiếu nại (10 từ)
| # | Từ | Nghĩa |
|---|---|---|
| 91 | QC (Quality Control) | Kiểm soát chất lượng |
| 92 | Pre-shipment inspection | Kiểm hàng trước khi xuất |
| 93 | Defect | Lỗi |
| 94 | Defective rate | Tỷ lệ lỗi |
| 95 | Tolerance | Dung sai |
| 96 | Claim | Khiếu nại/yêu cầu bồi thường |
| 97 | Compensation | Bồi thường |
| 98 | Replacement | Thay thế |
| 99 | Warranty | Bảo hành |
| 100 | Dispute | Tranh chấp |
Mẫu câu ứng dụng nhanh
- What is the MOQ and lead time for this item? – MOQ và thời gian sản xuất của sản phẩm này là bao nhiêu?
- Could you quote FOB and CIF to Ho Chi Minh City? – Bạn báo giá FOB và CIF về TP.HCM được không?
- Can you provide Form E for this shipment? – Bạn cấp được C/O form E cho lô này không?
- Please send the PI with packing details. – Vui lòng gửi PI kèm chi tiết đóng gói.
Checklist áp dụng
- Học thuộc 20 từ nhóm báo giá trước tiên.
- Đọc lại một PI thật và gạch chân các từ trong danh sách.
- Lưu mẫu câu vào ghi chú điện thoại để dùng khi chat.
Phân biệt các cặp từ dễ nhầm
Quotation và Proforma Invoice. Quotation là báo giá, thường dùng ở giai đoạn hỏi giá và có thể thay đổi khi đàm phán. Proforma Invoice (PI) là hóa đơn chiếu lệ, gửi khi hai bên gần chốt đơn, ghi đủ số lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng và thanh toán. Người mua thường thanh toán tiền cọc dựa trên PI, vì vậy PI cần được đọc kỹ hơn báo giá.
Proforma Invoice và Commercial Invoice. Commercial Invoice là hóa đơn thương mại phát hành khi giao hàng, dùng cho thủ tục hải quan và thanh toán. Số liệu trên Commercial Invoice phải khớp với Packing List và tờ khai.
Deposit và Balance. Deposit là tiền đặt cọc trước khi sản xuất; Balance là phần còn lại, thường trả trước khi giao hàng hoặc khi nhận bản sao vận đơn. Khi người bán viết "30% deposit, 70% balance before shipment", nghĩa là bạn trả 30% trước, 70% trước khi hàng được xuất.
Lead time và Transit time. Lead time là thời gian chuẩn bị hoặc sản xuất đến khi hàng sẵn sàng. Transit time là thời gian vận chuyển. Nhiều người mua chỉ hỏi lead time rồi bất ngờ vì hàng về muộn; tổng thời gian chờ là cả hai cộng lại, chưa kể thời gian thông quan.
Gross weight và Net weight. Gross weight là trọng lượng cả bao bì, Net weight là trọng lượng hàng. Cước vận chuyển thường tính theo trọng lượng cả bì hoặc trọng lượng thể tích, nên đừng chỉ nhìn Net weight khi ước tính cước.
FCL và LCL. FCL là thuê nguyên container; LCL là hàng lẻ ghép chung container. Lô nhỏ thường đi LCL, nhưng cần hỏi thêm các phí tại kho hàng lẻ.
Một đoạn hội thoại mẫu dùng nhiều từ vựng
Dưới đây là đoạn trao đổi ngắn giữa người mua và nhà cung cấp, giúp bạn thấy từ vựng xuất hiện trong ngữ cảnh thật:
- Buyer: "Could you send us a quotation for 1,000 pcs, FOB Ningbo, with your MOQ and lead time?"
- Supplier: "Our MOQ is 500 pcs. Lead time is about 25 days after deposit. Please see the attached quotation."
- Buyer: "Thank you. If we confirm, please issue a proforma invoice. What are your payment terms?"
- Supplier: "30% deposit by T/T, the balance before shipment."
- Buyer: "Please also provide the packing list with gross weight and CBM, so our forwarder can quote."
Chỉ trong năm câu, bạn đã gặp quotation, FOB, MOQ, lead time, proforma invoice, payment terms, deposit, T/T, balance, shipment, packing list, gross weight và CBM. Học từ vựng theo những đoạn như vậy giúp nhớ lâu hơn học danh sách rời rạc.
Lộ trình học 100 từ trong 4 tuần
Tuần đầu, tập trung nhóm báo giá và đặt hàng, vì đây là từ bạn gặp ngay khi bắt đầu nhắn tin với nhà cung cấp. Tuần thứ hai, học nhóm thanh toán và điều kiện giao hàng, đồng thời đọc lại một PI thật để nhận diện từ. Tuần thứ ba, học vận chuyển và chứng từ; nếu đang có lô hàng, hãy mở bộ chứng từ ra để đối chiếu. Tuần thứ tư, học hải quan, thuế, chất lượng và khiếu nại, rồi tự viết một email hỏi giá và một email báo lỗi hàng.
Mỗi ngày chỉ cần khoảng mười lăm phút: đọc từ, đọc câu ví dụ, rồi tự viết một câu có dùng từ đó trong tình huống của mình. Lặp lại những từ hay quên vào cuối tuần.
Mẹo đọc email nhà cung cấp nhanh hơn
Khi nhận email dài, hãy quét các từ khóa trước: số tiền, số lượng, ngày, điều kiện thanh toán, Incoterm. Sau đó mới đọc kỹ phần còn lại. Nếu gặp từ viết tắt lạ, hỏi lại thay vì đoán, vì một chữ viết tắt sai nghĩa có thể làm thay đổi người chịu chi phí. Bạn có thể trả lời đơn giản: "Could you please clarify what you mean by ...?"
Từ vựng trong một bộ chứng từ thực tế
Khi một lô hàng đi đường biển về Việt Nam, bộ chứng từ thường gồm Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading và có thể có Certificate of Origin. Trên Bill of Lading, bạn sẽ gặp các trường như Shipper (người gửi hàng), Consignee (người nhận hàng), Notify Party (bên được thông báo khi hàng đến), Port of Loading (cảng xếp hàng), Port of Discharge (cảng dỡ hàng), Vessel và Voyage (tên tàu và số chuyến). Hiểu đúng các trường này giúp bạn kiểm tra xem tên người nhận có khớp với tờ khai không, cảng đến có đúng không.
Trên Certificate of Origin, các từ đáng chú ý là Exporter, Importer, Description of goods, HS code và Origin criteria. Nếu sai một trong các thông tin này, lô hàng có thể không được hưởng ưu đãi thuế theo hiệp định. Vì vậy, nhiều người mua yêu cầu nhà cung cấp gửi bản nháp chứng từ để kiểm tra trước khi phát hành bản chính.
Trong Arrival Notice do hãng tàu hoặc forwarder gửi, bạn sẽ gặp ETA (thời gian dự kiến đến), các khoản Local charges như THC, phí chứng từ, phí vệ sinh container. Hỏi forwarder giải thích từng khoản ngay từ đầu để tránh bất ngờ khi nhận hàng.
Thực hành ngay với nhà cung cấp thật trên Alibaba
Gửi yêu cầu báo giá đầu tiên và áp dụng từ vựng vừa học: Đăng ký tại đây
📌 Tìm nhà cung cấp trên Alibaba.com
Nếu bạn đã sẵn sàng áp dụng các bước ở trên, bắt đầu với Alibaba.com →
Câu hỏi thường gặp
Không giỏi tiếng Anh có nhập hàng Alibaba được không?
Được. Nắm từ vựng cơ bản và dùng công cụ dịch hỗ trợ; quan trọng là viết câu ngắn, rõ ràng.
Nên học Incoterms nào trước?
EXW, FOB, CIF và DDP là bốn điều kiện người nhập hàng nhỏ gặp nhiều nhất.
PI và Commercial Invoice khác nhau thế nào?
PI là hóa đơn chiếu lệ trước khi giao dịch; Commercial Invoice là hóa đơn chính thức dùng cho thông quan.
Có nên dùng từ điển chuyên ngành hay chỉ cần công cụ dịch?
Công cụ dịch hữu ích để đọc nhanh, nhưng với thuật ngữ như FOB, CIF, B/L, nên tra định nghĩa chuẩn từ nguồn chính thức như trang Incoterms của ICC, vì dịch máy dễ hiểu sai ý nghĩa pháp lý.
Học từ vựng xuất nhập khẩu bao lâu thì dùng được?
Với khoảng 100 từ cốt lõi và học đều mỗi ngày, nhiều người đã đọc hiểu được báo giá và PI sau vài tuần. Thực hành trên email thật giúp tiến bộ nhanh nhất.
🚀 Bước tiếp theo: Khám phá nguồn hàng sỉ trên Alibaba.com — đi đến Alibaba.com →
