Công chứng điện tử, công chứng trực tuyến: doanh nghiệp làm thế nào theo Luật Công chứng 2024 và Nghị định 104/2025
Hai doanh nghiệp ở hai tỉnh cần công chứng một hợp đồng ủy quyền, nhưng người đại diện của mỗi bên khó sắp xếp cùng đến một văn phòng công chứng. Từ khi Luật Công chứng 2024 có hiệu lực, giao dịch có thể được công chứng điện tử, kể cả theo hình thức trực tuyến giữa các điểm cầu, với chữ ký số thay chữ ký tay.
Văn bản công chứng điện tử có giá trị như văn bản công chứng giấy: có hiệu lực thi hành và giá trị chứng cứ, có hiệu lực khi công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng ký số. Công chứng điện tử trực tiếp áp dụng với mọi giao dịch dân sự; công chứng trực tuyến áp dụng với giao dịch dân sự trừ di chúc và hành vi pháp lý đơn phương. Người tham gia phải có chữ ký số công cộng và ký trước sự chứng kiến của công chứng viên.
Căn cứ pháp lý & ngày rà soát: Luật Công chứng số 46/2024/QH15 (văn bản hợp nhất số 109/VBHN-VPQH, Công báo số 297 ngày 31/5/2026), hiệu lực từ 01/7/2025 (Điều 6, 44, 62 đến 65); Nghị định số 104/2025/NĐ-CP ngày 15/5/2025 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng (Công báo số 711+712 ngày 28/5/2025), hiệu lực từ 01/7/2025 (Điều 47 đến 54). Rà soát ngày 01/10/2026.
Lưu ý: Nội dung mang tính tham khảo, tóm tắt các quy định chính. Ví dụ là tình huống tự lập. Việc cung cấp dịch vụ công chứng điện tử phụ thuộc vào nền tảng và điều kiện của từng tổ chức hành nghề công chứng; cần đối chiếu nguyên văn văn bản khi áp dụng.
Văn bản công chứng điện tử có giá trị gì
Điều 64 Luật Công chứng xác định văn bản công chứng điện tử là chứng thư điện tử, có hiệu lực từ thời điểm được ký bằng chữ ký số của công chứng viên và chữ ký số của tổ chức hành nghề công chứng. Giá trị pháp lý theo khoản 2, khoản 3 Điều 6:
- Có hiệu lực thi hành với các bên liên quan và là cơ sở để làm thủ tục tại cơ quan nhà nước.
- Có giá trị chứng cứ; tình tiết, sự kiện trong văn bản không phải chứng minh, trừ khi bị Tòa án tuyên vô hiệu.
Chuyển đổi giữa văn bản công chứng điện tử và văn bản giấy thực hiện theo pháp luật giao dịch điện tử; bản chuyển đổi có giá trị như bản gốc khi đáp ứng điều kiện, trừ loại văn bản chỉ được tồn tại dưới một hình thức duy nhất (khoản 4 Điều 64). Khung chung về thông điệp dữ liệu, chữ ký số và chuyển đổi giấy sang điện tử có tại bài chữ ký số và hợp đồng điện tử.
Theo Điều 47 Nghị định 104/2025, văn bản công chứng điện tử phải có QR-Code, đường link, mã số hoặc ký hiệu riêng để tham chiếu, kiểm tra tính xác thực. Sửa lỗi kỹ thuật được lập thành trang riêng có chữ ký số của công chứng viên và tổ chức hành nghề, đính kèm và hiển thị cùng văn bản khi tham chiếu.
Trực tiếp và trực tuyến khác nhau thế nào
| Tiêu chí | Công chứng điện tử trực tiếp | Công chứng điện tử trực tuyến |
|---|---|---|
| Khái niệm | Người yêu cầu giao kết trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên (điểm a khoản 1 Điều 65 Luật) | Các bên không có mặt cùng một địa điểm, giao kết qua phương tiện trực tuyến trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên (điểm b khoản 1 Điều 65) |
| Phạm vi | Tất cả giao dịch dân sự (khoản 1 Điều 48 Nghị định 104/2025) | Giao dịch dân sự, trừ di chúc và hành vi pháp lý đơn phương khác (khoản 2 Điều 48) |
| Cách làm | Một công chứng viên khởi tạo giao dịch trên nền tảng | Công chứng viên khởi tạo thiết lập cầu truyền hình với công chứng viên tại các điểm cầu (Điều 53) |
| Người ký | Ký số trước sự chứng kiến của công chứng viên | Ký số trước công chứng viên tại điểm cầu của mình |
Với giao dịch có đối tượng là bất động sản, thẩm quyền công chứng vẫn theo Điều 44 Luật Công chứng; tổ chức hành nghề khởi tạo giao dịch trực tuyến phải đáp ứng điều này (khoản 2 Điều 53 Nghị định 104/2025). Các giao dịch phải công chứng sau sửa đổi được trình bày tại bài Luật Công chứng sửa đổi 2026: giao dịch phải công chứng. Doanh nghiệp thuê đất cần công chứng hợp đồng thế chấp, góp vốn nên kiểm tra trước quyền của mình theo hình thức trả tiền thuê đất, xem bài thuê đất trả tiền hằng năm hay một lần.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì
Điều 50 Nghị định 104/2025 đặt điều kiện với người tham gia:
- Dùng chữ ký số công cộng do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp, hoặc chữ ký số nước ngoài được công nhận tại Việt Nam.
- Đăng ký tài khoản sử dụng dịch vụ trên nền tảng công chứng điện tử, hoặc được xác thực, cấp chứng thư chữ ký số qua VNeID hay ứng dụng khác tại thời điểm giao dịch.
Nền tảng công chứng điện tử phải dùng tài khoản định danh điện tử tối thiểu mức độ 2 của cá nhân hoặc tài khoản định danh của tổ chức (điểm a khoản 1 Điều 51). Doanh nghiệp nên chuẩn bị trước tài khoản định danh điện tử của tổ chức, xem bài tài khoản định danh điện tử của tổ chức.
Về phía tổ chức hành nghề, Điều 63 Luật và Điều 49 Nghị định 104/2025 yêu cầu có tài khoản trên nền tảng, chữ ký số kèm dịch vụ cấp dấu thời gian, đăng ký chữ ký số với Sở Tư pháp và có đủ thiết bị. Nền tảng phải có video call, kết nối cơ sở dữ liệu công chứng của địa phương theo thời gian thực và đạt an toàn hệ thống thông tin tối thiểu cấp độ 3 (Điều 51).
Quy trình công chứng điện tử trực tiếp
Điều 52 Nghị định 104/2025 mô tả các bước:
- Công chứng viên khởi tạo giao dịch trên nền tảng gồm tài khoản của mình và của người tham gia.
- Công chứng viên tải lên văn bản giao dịch đã soạn dạng điện tử, hoặc văn bản đã được người có thẩm quyền ký số.
- Người yêu cầu tự đọc lại trên nền tảng hoặc nghe công chứng viên đọc.
- Người yêu cầu xuất trình giấy tờ; công chứng viên đối chiếu, chuyển toàn bộ giấy tờ thành dữ liệu điện tử và tải lên để lưu trữ.
- Công chứng viên nhận diện, xác thực nhân thân và chứng kiến người tham gia ký số.
- Công chứng viên kiểm tra chữ ký số, ký số và gắn dấu thời gian vào lời chứng.
- Tổ chức hành nghề ghi số văn bản, ký số, gắn dấu thời gian, thu phí và gửi văn bản công chứng điện tử qua email hoặc phương thức lưu trữ đã đăng ký.
Với công chứng trực tuyến, các công chứng viên tại các điểm cầu cùng đối chiếu giấy tờ, chứng kiến người tham gia ký, ký xác nhận; công chứng viên khởi tạo kiểm tra toàn bộ chữ ký rồi ký vào lời chứng (Điều 53). Các công chứng viên phải thỏa thuận bằng văn bản về phạm vi công việc, phân chia phí và trách nhiệm bồi thường (khoản 2 Điều 54).
Ví dụ tự lập
Công ty M ở Hà Nội ủy quyền cho Công ty N ở Đà Nẵng đại diện ký một số hợp đồng. Hai bên chọn công chứng điện tử trực tuyến: người đại diện của M đến văn phòng công chứng tại Hà Nội, người đại diện của N đến văn phòng tại Đà Nẵng. Công chứng viên khởi tạo tại Hà Nội thiết lập cầu truyền hình, hai bên ký số trước công chứng viên tại điểm cầu của mình. Văn bản công chứng điện tử gửi về email của hai công ty, có mã QR để bên thứ ba kiểm tra.
Checklist
- Chuẩn bị chữ ký số công cộng còn hiệu lực cho người đại diện, hoặc tài khoản VNeID để được cấp chứng thư.
- Kiểm tra giao dịch có thuộc phạm vi công chứng trực tuyến không (không áp dụng với di chúc, hành vi pháp lý đơn phương).
- Hỏi tổ chức hành nghề công chứng về nền tảng sử dụng và việc kết nối điểm cầu.
- Chuẩn bị bản chính giấy tờ để công chứng viên đối chiếu và số hóa.
- Đăng ký email nhận văn bản công chứng điện tử; lưu file gốc.
- Với bất động sản: kiểm tra thẩm quyền theo tỉnh của tổ chức hành nghề.
Câu hỏi thường gặp
Văn bản công chứng điện tử có hiệu lực từ khi nào?
Từ thời điểm được ký bằng chữ ký số của công chứng viên và chữ ký số của tổ chức hành nghề công chứng (khoản 2 Điều 64 Luật Công chứng).
Giao dịch nào không được công chứng trực tuyến?
Di chúc và các giao dịch dân sự là hành vi pháp lý đơn phương khác (khoản 2 Điều 48 Nghị định 104/2025).
Người đại diện doanh nghiệp cần chữ ký số loại nào?
Chữ ký số công cộng do tổ chức cung cấp dịch vụ của Việt Nam cấp, hoặc chữ ký số nước ngoài được công nhận tại Việt Nam (khoản 1 Điều 50).
Có cần đến văn phòng công chứng khi công chứng trực tuyến không?
Có. Người tham gia vẫn giao kết trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên tại điểm cầu của mình; các điểm cầu được kết nối qua phương tiện trực tuyến (điểm b khoản 1 Điều 65 Luật, Điều 53 Nghị định 104/2025).
Làm sao kiểm tra một văn bản công chứng điện tử là thật?
Văn bản phải có QR-Code, đường link, mã số hoặc ký hiệu riêng để tham chiếu, kiểm tra tính xác thực (khoản 2 Điều 47 Nghị định 104/2025).
Văn bản công chứng điện tử có in ra giấy được không?
Được. Việc chuyển đổi thực hiện theo pháp luật giao dịch điện tử; bản chuyển đổi có giá trị như bản gốc khi đáp ứng điều kiện (khoản 4 Điều 64 Luật Công chứng).