Bạn không cần tiếng Anh hoàn hảo để làm việc với nhà cung cấp — chỉ cần nắm những câu dùng đi dùng lại. Dưới đây là 30 câu email tiếng Anh trong công việc nhập hàng, chia theo giai đoạn, kèm nghĩa và cách dùng.
Lưu ý: Chính sách của Alibaba.com, biểu thuế và thủ tục hải quan có thể thay đổi. Bài viết không nêu số liệu thuế suất hay phí cụ thể khi chưa kiểm chứng; hãy kiểm tra trên trang chính thức hoặc hỏi đơn vị khai báo hải quan.
Công bố: bài viết có liên kết tiếp thị liên kết (affiliate); vnen.vn có thể nhận hoa hồng nếu bạn đăng ký qua liên kết, bạn không mất thêm chi phí.
👉 Tạo tài khoản Alibaba.com để liên hệ nhà cung cấp: xem tại đây →
1. Hỏi giá và thông tin (câu 1–6)
| # | Câu | Nghĩa |
|---|---|---|
| 1 | Could you please send us your latest price list? | Gửi giúp bảng giá mới nhất |
| 2 | What is your MOQ for this item? | MOQ của sản phẩm này là bao nhiêu? |
| 3 | Please quote FOB [port] for 500 pcs. | Báo giá FOB cho 500 cái |
| 4 | Do you offer customization/OEM? | Có nhận tùy chỉnh/OEM không? |
| 5 | How long is the quotation valid? | Báo giá có hiệu lực bao lâu? |
| 6 | Could you share the product specifications? | Gửi thông số sản phẩm |
2. Mẫu (câu 7–10)
| # | Câu | Nghĩa |
|---|---|---|
| 7 | We would like to order a sample first. | Chúng tôi muốn đặt mẫu trước |
| 8 | How much is the sample, including shipping to Vietnam? | Phí mẫu gồm vận chuyển về VN là bao nhiêu? |
| 9 | Can the sample fee be deducted from the bulk order? | Phí mẫu có trừ vào đơn lớn không? |
| 10 | The sample meets our requirements, except for [issue]. | Mẫu đạt, trừ [vấn đề] |
💡 Gợi ý: Tìm nhà cung cấp trên Alibaba.com — truy cập Alibaba.com →
3. Sản xuất và chất lượng (câu 11–16)
| # | Câu | Nghĩa |
|---|---|---|
| 11 | What is the production lead time? | Thời gian sản xuất bao lâu? |
| 12 | Please send photos during production. | Gửi ảnh trong quá trình sản xuất |
| 13 | The bulk goods must match the approved sample. | Hàng lô phải giống mẫu đã duyệt |
| 14 | We will arrange a third-party inspection before shipment. | Chúng tôi sẽ thuê kiểm hàng trước khi xuất |
| 15 | Please confirm the packaging details. | Xác nhận chi tiết đóng gói |
| 16 | Could you add our logo on the carton? | In logo lên thùng được không? |
4. Thanh toán (câu 17–20)
| # | Câu | Nghĩa |
|---|---|---|
| 17 | We prefer to pay via Trade Assurance. | Chúng tôi muốn thanh toán qua Trade Assurance |
| 18 | Could we pay 30% deposit and 70% before shipment? | Đặt cọc 30%, 70% trước khi giao? |
| 19 | Please send the proforma invoice. | Gửi hóa đơn chiếu lệ |
| 20 | We have made the payment; please check. | Đã thanh toán, vui lòng kiểm tra |
💡 Gợi ý: Khám phá nguồn hàng sỉ trên Alibaba.com — truy cập Alibaba.com →
5. Vận chuyển và chứng từ (câu 21–25)
| # | Câu | Nghĩa |
|---|---|---|
| 21 | Our forwarder will contact you to arrange pickup. | Forwarder của chúng tôi sẽ liên hệ lấy hàng |
| 22 | Please provide the commercial invoice and packing list. | Gửi invoice và packing list |
| 23 | Can you apply for a C/O Form E? | Có làm được C/O Form E không? |
| 24 | What is the gross weight and volume? | Tổng trọng lượng và thể tích? |
| 25 | Please share the tracking number / B/L copy. | Gửi mã vận đơn/bản sao B/L |
6. Khiếu nại (câu 26–28)
| # | Câu | Nghĩa |
|---|---|---|
| 26 | We found some defects; please see attached photos. | Phát hiện lỗi, xem ảnh đính kèm |
| 27 | The quantity received does not match the packing list. | Số lượng nhận không khớp packing list |
| 28 | We kindly request a replacement or refund. | Đề nghị đổi hàng hoặc hoàn tiền |
💡 Gợi ý: So sánh báo giá nhà cung cấp trên Alibaba.com — truy cập Alibaba.com →
7. Giữ quan hệ (câu 29–30)
| # | Câu | Nghĩa |
|---|---|---|
| 29 | Thank you for your support; we look forward to our next order. | Cảm ơn, mong đơn tiếp theo |
| 30 | Please inform us of any price changes in advance. | Thông báo trước nếu thay đổi giá |
Cách ghép câu thành email
Ví dụ email ngắn dùng câu 11, 12, 15:
Dear [Name],
Thank you for confirming the order. What is the production lead time? Please send photos during production and confirm the packaging details.
Best regards, [Name]
Mẹo dùng email tiếng Anh trong công việc
- Lưu 30 câu vào file mẫu, sao chép khi cần.
- Dùng công cụ kiểm tra chính tả, ngữ pháp.
- Viết số rõ ràng: 1,000 pcs; USD 2.50.
- Xác nhận lại các thỏa thuận quan trọng bằng văn bản trên đơn hàng.
Tìm nhà cung cấp uy tín trên Alibaba.com
Đăng ký tài khoản người mua, gửi yêu cầu báo giá (RFQ) và đặt hàng có bảo vệ giao dịch: Đăng ký tại đây
Checklist
- Lưu bộ câu mẫu theo giai đoạn.
- Chuẩn hóa chữ ký email.
- Kiểm tra số liệu trước khi gửi.
- Lưu lịch sử trao đổi.
Ví dụ ghép câu thành email theo tình huống
Tình huống: hàng giao trễ.
"Dear Tom, according to the PI, the shipment should be ready by the agreed date. Could you please update the current production status and the new estimated date? Please let us know if there is any issue we can help with."
Tình huống: lỗi hàng.
"We found that some items have scratches (photos attached). Could you please propose a solution, such as replacement or compensation?"
Mẹo luyện tập
- Lưu bộ câu vào ghi chú, phân nhóm theo giai đoạn.
- Đọc lại email trước khi gửi với công cụ kiểm tra ngữ pháp.
📌 Tạo tài khoản Alibaba.com để liên hệ nhà cung cấp
Nếu bạn đã sẵn sàng áp dụng các bước ở trên, bắt đầu với Alibaba.com →
Câu hỏi thường gặp
Dùng công cụ dịch có được không?
Được để hỗ trợ, nhưng nên dùng câu đơn giản và kiểm tra lại nghĩa.
"pcs" là gì?
Viết tắt của "pieces" – cái/chiếc.
Nên dùng "Hi" hay "Dear"?
Lần đầu nên dùng "Dear"; khi đã quen có thể dùng "Hi".
Có nên dùng công cụ dịch máy cho email?
Có thể hỗ trợ, nhưng nên dùng câu ngắn, rõ và đọc lại để tránh hiểu sai điều khoản.
Kết luận
30 câu email tiếng Anh trong công việc nhập hàng trên bao phủ gần như toàn bộ vòng đời một đơn hàng. Luyện dùng thường xuyên, bạn sẽ tự tin giao dịch với bất kỳ nhà cung cấp nào.
🚀 Bước tiếp theo: Tìm nhà cung cấp trên Alibaba.com — đi đến Alibaba.com →
Nguồn tham khảo
- Alibaba.com – trang chủ: https://www.alibaba.com/
- Alibaba.com Trade Assurance: https://tradeassurance.alibaba.com/
- Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) – Incoterms® 2020: https://iccwbo.org/business-solutions/incoterms-rules/
- Tổng cục Hải quan Việt Nam: https://www.customs.gov.vn/
- Luật Hải quan 2014 (Thư viện Pháp luật): https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Xuat-nhap-khau/Luat-Hai-quan-2014-238641.aspx
Thông tin phí, hạn mức, lãi suất và quy định có thể thay đổi theo từng thời kỳ; hãy kiểm tra lại trên trang chính thức trước khi quyết định. Bài viết mang tính tham khảo, không phải tư vấn pháp lý/thuế.
