Sau khi chốt giá với nhà cung cấp trên Alibaba, bạn thường nhận được một file Proforma Invoice (PI). Nhiều người chỉ nhìn tổng tiền rồi chuyển khoản – và đó là lúc rủi ro bắt đầu. PI là "bản tóm tắt thỏa thuận" giữa bạn và nhà cung cấp; đọc kỹ PI giúp tránh tranh chấp về quy cách, thời gian giao và trách nhiệm.
Công bố: bài viết có liên kết tiếp thị liên kết (affiliate); vnen.vn có thể nhận hoa hồng nếu bạn đăng ký qua liên kết, bạn không mất thêm chi phí.
👉 So sánh báo giá nhà cung cấp trên Alibaba.com: xem tại đây →
Proforma Invoice là gì?
Proforma Invoice (hóa đơn chiếu lệ) là chứng từ người bán gửi trước khi giao hàng, liệt kê hàng hóa, số lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng và thanh toán. PI thường được dùng để:
- Xác nhận đơn hàng và làm căn cứ thanh toán đặt cọc.
- Làm cơ sở để người mua xin giấy phép, mở L/C (nếu có).
- Thay thế hợp đồng đơn giản trong giao dịch nhỏ.
PI không phải hóa đơn thanh toán chính thức và thường không dùng để thông quan; khi giao hàng, nhà cung cấp phát hành Commercial Invoice.
PI và Commercial Invoice khác nhau thế nào?
| Tiêu chí | Proforma Invoice | Commercial Invoice |
|---|---|---|
| Thời điểm | Trước khi sản xuất/giao hàng | Khi giao hàng |
| Mục đích | Báo giá chính thức, xác nhận đơn, thanh toán cọc | Chứng từ thanh toán, thông quan |
| Tính ràng buộc | Thường là cam kết thương mại, mức ràng buộc tùy thỏa thuận | Chứng từ chính thức của giao dịch |
| Có thể sửa | Có, trước khi chốt | Hạn chế |
💡 Gợi ý: Tạo tài khoản Alibaba.com để liên hệ nhà cung cấp — truy cập Alibaba.com →
Cách đọc PI từ supplier Alibaba
1. Thông tin hai bên
- Tên công ty người bán (Seller/Exporter), địa chỉ, liên hệ.
- Tên người mua (Buyer/Consignee) – kiểm tra đúng tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu nhập chính ngạch).
2. Số PI và ngày
Dùng để đối chiếu với thanh toán và chứng từ sau này.
3. Mô tả hàng hóa (Description)
- Tên sản phẩm, model, chất liệu, màu, kích thước.
- Đây là phần quan trọng nhất: mô tả càng chi tiết càng tốt. Nếu có mẫu đã duyệt, ghi "same as approved sample".
4. Số lượng, đơn giá, thành tiền
- Kiểm tra đơn vị tính (pcs, sets, cartons).
- Kiểm tra đơn giá khớp với thỏa thuận trong chat.
- Kiểm tra phép tính tổng.
5. Điều kiện giao hàng (Incoterms)
EXW, FOB, CIF, DDP… kèm địa điểm (ví dụ "FOB Shenzhen"). Điều này quyết định ai trả cước, ai chịu rủi ro.
6. Điều khoản thanh toán (Payment terms)
- Tỷ lệ đặt cọc và phần còn lại, thời điểm thanh toán.
- Phương thức: qua Alibaba (Trade Assurance), T/T, L/C...
- Thông tin ngân hàng thụ hưởng: tên người thụ hưởng phải khớp với tên công ty người bán.
7. Thời gian sản xuất/giao hàng (Lead time/Delivery time)
Ghi rõ số ngày kể từ khi nhận cọc hay ngày cụ thể.
8. Đóng gói (Packing)
Quy cách thùng, số lượng/thùng, trọng lượng, kích thước, ký mã hiệu.
9. Điều khoản khác
- Bảo hành, xử lý hàng lỗi.
- Chứng từ cung cấp kèm (C/O, CQ, test report).
- Chi phí ngân hàng do bên nào chịu.
Checklist kiểm tra PI trước khi thanh toán
- Tên người bán trên PI khớp với tên nhà cung cấp trên Alibaba.
- Thông tin người mua chính xác.
- Mô tả hàng chi tiết, khớp mẫu đã duyệt.
- Số lượng, đơn giá, tổng tiền đúng.
- Incoterms và địa điểm rõ ràng.
- Điều khoản thanh toán đúng như đã thỏa thuận.
- Tài khoản thụ hưởng đứng tên công ty người bán.
- Thời gian giao hàng có ngày cụ thể.
- Đóng gói và chứng từ kèm theo được ghi rõ.
💡 Gợi ý: Tìm nhà cung cấp trên Alibaba.com — truy cập Alibaba.com →
Cảnh giác lừa đảo đổi tài khoản
Một chiêu lừa phổ biến trong thương mại quốc tế: kẻ gian giả mạo email nhà cung cấp, gửi PI "cập nhật" với tài khoản ngân hàng mới. Nguyên tắc an toàn:
- Không thanh toán vào tài khoản khác với tài khoản đã xác nhận, trừ khi xác minh lại qua kênh chính thức.
- Ưu tiên thanh toán qua hệ thống của nền tảng.
- Gọi điện/nhắn qua tài khoản Alibaba của nhà cung cấp để xác nhận khi có thay đổi.
Khi nào cần hợp đồng thay vì chỉ PI?
Với đơn giá trị lớn, hàng tùy chỉnh hoặc giao dịch lâu dài, nên có hợp đồng mua bán (Sales Contract) quy định rõ tiêu chuẩn chất lượng, phạt chậm giao, giải quyết tranh chấp. PI có thể được đính kèm như phụ lục.
💡 Gợi ý: Khám phá nguồn hàng sỉ trên Alibaba.com — truy cập Alibaba.com →
Ví dụ đọc một PI mẫu từng dòng
Hãy hình dung bạn nhận một PI cho đơn hộp nhựa đựng thực phẩm. Dòng đầu ghi tên công ty người bán, địa chỉ, và tên công ty bạn. Kiểm tra ngay tên bên mua có đúng tên pháp nhân hoặc hộ kinh doanh mà bạn sẽ dùng để khai hải quan không, vì sửa sau rất mất thời gian.
Phần mô tả hàng ghi "Food container, PP, 1000ml, with lid, transparent". Bạn đối chiếu với thông số đã thống nhất: chất liệu, dung tích, có nắp, màu. Nếu bạn đã thỏa thuận thêm logo in trên nắp mà PI không ghi, phải yêu cầu bổ sung trước khi trả tiền.
Phần số lượng và giá ghi 2.000 chiếc với đơn giá và tổng tiền. Hãy tự nhân lại để chắc tổng tiền đúng, và xem đơn vị tiền tệ là USD hay đồng tiền khác. Dòng điều kiện giao hàng ghi "FOB Ningbo", nghĩa là bạn sẽ tự lo cước biển từ Ninh Ba về Việt Nam.
Điều khoản thanh toán ghi "30% T/T deposit, 70% before shipment". Thông tin ngân hàng thụ hưởng nằm cuối PI; bạn cần đảm bảo tên người thụ hưởng trùng với tên công ty người bán. Thời gian giao hàng ghi "25 days after receiving deposit". Phần đóng gói ghi số chiếc mỗi thùng, kích thước thùng và trọng lượng; thông tin này giúp forwarder báo giá cước chính xác.
Sau khi đọc xong, bạn gửi lại cho nhà cung cấp danh sách điểm cần sửa trong một tin nhắn duy nhất, rồi chờ bản PI mới. Chỉ thanh toán khi PI đã đúng hoàn toàn.
Những điều khoản nên đề nghị thêm vào PI
Nhiều PI mẫu của nhà cung cấp khá sơ sài. Bạn có thể đề nghị bổ sung một số dòng có lợi cho người mua. Thứ nhất, câu "Bulk production must match the approved sample" để ràng buộc chất lượng hàng lớn theo mẫu đã duyệt. Thứ hai, quyền kiểm hàng trước khi giao, ví dụ "Buyer has the right to inspect goods before shipment". Thứ ba, cách xử lý khi giao hàng chậm hoặc hàng lỗi. Thứ tư, yêu cầu chứng từ đi kèm như Certificate of Origin nếu bạn cần để hưởng ưu đãi thuế.
Không phải nhà cung cấp nào cũng đồng ý mọi điều khoản, nhưng việc đưa ra giúp hai bên hiểu rõ kỳ vọng ngay từ đầu.
PI sửa đổi: quản lý phiên bản
Trong quá trình đàm phán, PI có thể được sửa nhiều lần. Hãy yêu cầu mỗi bản sửa có số phiên bản hoặc ngày mới, và lưu tất cả bản cũ. Khi thanh toán, ghi rõ số PI và phiên bản trong nội dung chuyển khoản hoặc đơn hàng, để tránh nhầm lẫn bản nào là bản cuối cùng được hai bên chấp nhận.
Đặt hàng an toàn hơn qua Alibaba
Liên hệ nhà cung cấp đã xác minh và thanh toán qua kênh có bảo vệ giao dịch: Đăng ký tại đây
📌 So sánh báo giá nhà cung cấp trên Alibaba.com
Nếu bạn đã sẵn sàng áp dụng các bước ở trên, bắt đầu với Alibaba.com →
Câu hỏi thường gặp
PI có giá trị pháp lý không?
PI thể hiện đề nghị và thỏa thuận thương mại; khi hai bên xác nhận (ký hoặc thanh toán theo PI), nó có thể là bằng chứng của thỏa thuận. Với đơn lớn, nên có hợp đồng.
Có dùng PI để làm thủ tục hải quan được không?
Thông thường hải quan yêu cầu Commercial Invoice. Hỏi đại lý hải quan cho trường hợp cụ thể.
PI sai thông tin thì làm sao?
Yêu cầu nhà cung cấp sửa và gửi bản mới trước khi thanh toán. Đừng thanh toán theo PI sai.
Nên lưu PI bao lâu?
Lưu cùng hồ sơ đơn hàng, chứng từ thanh toán và thông quan để đối chiếu, giải quyết khiếu nại và phục vụ kế toán.
PI có cần chữ ký và con dấu không?
Nên có chữ ký hoặc xác nhận của người bán. Với đơn lớn, có thể yêu cầu cả hai bên ký xác nhận PI hoặc lập hợp đồng riêng để chắc chắn về điều khoản.
Nhà cung cấp gửi PI bằng file ảnh có được không?
Nên yêu cầu file PDF hoặc bản có thể lưu trữ rõ ràng. Ảnh chụp dễ bị cắt mất thông tin và khó đối chiếu khi cần làm thủ tục hoặc khiếu nại.
🚀 Bước tiếp theo: Tạo tài khoản Alibaba.com để liên hệ nhà cung cấp — đi đến Alibaba.com →
