Chứng nhận Apostille từ 11/9/2026: giấy tờ nào được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, thủ tục và thời hạn
Doanh nghiệp cần nộp lý lịch tư pháp, bằng cấp của chuyên gia nước ngoài, hay mang bản án, hợp đồng công chứng ra nước ngoài sử dụng trước đây phải qua hai lớp: chứng nhận lãnh sự ở Việt Nam và hợp pháp hóa ở cơ quan đại diện nước kia, hoặc ngược lại. Nghị định 293/2026/NĐ-CP, hiệu lực từ 11/9/2026, hướng dẫn thực thi Công ước La Hay 1961 (Công ước Apostille) và thay quy trình đó bằng một chứng nhận duy nhất khi giấy tờ lưu thông với quốc gia thành viên.
Từ 11/9/2026, giấy tờ công của Việt Nam dùng tại quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam được cấp chứng nhận Apostille thay cho chứng nhận lãnh sự; giấy tờ công nước ngoài có Apostille hợp lệ được dùng tại Việt Nam mà không phải hợp pháp hóa lãnh sự. Hồ sơ 01 bộ, nộp trực tiếp, qua bưu chính hoặc trực tuyến; thời hạn 01 đến 04 ngày làm việc tùy số giấy tờ. Giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến thương mại, hải quan và giấy tờ tư nhân chưa công chứng, chứng thực không thuộc phạm vi Apostille.
Căn cứ pháp lý & ngày rà soát: Nghị định số 293/2026/NĐ-CP ngày 23/7/2026 của Chính phủ hướng dẫn thực thi Công ước La Hay ngày 05/10/1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille), đăng Công báo số 457 ngày 04/8/2026, hiệu lực từ 11/9/2026 (Điều 4 đến Điều 13, Điều 17, Điều 25 đến Điều 27, Điều 34 đến Điều 36). Rà soát ngày 02/10/2026.
Lưu ý: Nội dung mang tính tham khảo. Nghị định không ghi ngày Công ước có hiệu lực với Việt Nam và danh sách quốc gia có quan hệ áp dụng; cần kiểm tra với Bộ Ngoại giao cho từng nước đích. Danh mục giấy tờ thương mại, hải quan được cấp Apostille do Bộ Ngoại giao ban hành. Ví dụ là tình huống tự lập.
Apostille là gì và khác gì hợp pháp hóa lãnh sự
Theo Điều 4, chứng nhận Apostille xác nhận nguồn gốc của giấy tờ công: chữ ký, chức danh, thẩm quyền của người ký và con dấu. Apostille không xác nhận nội dung, hình thức của giấy tờ.
Điều 5 phân định ba hình thức:
| Quan hệ lưu thông giấy tờ | Hình thức áp dụng | Căn cứ |
|---|---|---|
| Việt Nam với quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng | Chứng nhận Apostille | điểm a khoản 3 Điều 5 |
| Việt Nam với quốc gia không phải thành viên | Chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự như cũ | điểm b khoản 3 Điều 5; Điều 35 |
| Có điều ước quốc tế quy định đơn giản hơn hoặc miễn | Áp dụng điều ước | điểm c khoản 3 Điều 5 |
| Thành viên phản đối việc gia nhập của Việt Nam hoặc ngược lại | Công ước không có hiệu lực giữa hai nước; dùng hợp pháp hóa lãnh sự | khoản 4 Điều 5 |
Apostille không thay thế công chứng, chứng thực khi giấy tờ dùng tại Việt Nam (khoản 1 Điều 5).
Giấy tờ nào được cấp Apostille
Điều 10 liệt kê giấy tờ công của Việt Nam thuộc phạm vi:
- Giấy tờ tố tụng, thi hành án: bản án, quyết định của tòa án, viện kiểm sát, cơ quan điều tra; văn bản của cơ quan thi hành án; vi bằng của Thừa phát lại.
- Giấy tờ hành chính: hộ tịch, quốc tịch, nuôi con nuôi; phiếu lý lịch tư pháp; văn bằng, chứng chỉ, xác nhận kết quả học tập; giấy khám sức khỏe, giấy tờ y tế; giấy tờ hành chính khác do cơ quan nhà nước hoặc tổ chức được ủy quyền cấp.
- Văn bản công chứng: hợp đồng, giao dịch, bản dịch, bản sao đã công chứng.
- Văn bản chứng thực: bản sao từ bản chính, chữ ký, chữ ký người dịch, hợp đồng.
- Giấy tờ công khác do cơ quan có thẩm quyền lập trong khi thực hiện nhiệm vụ.
Giấy tờ bị loại trừ: điểm doanh nghiệp hay vướng
Khoản 1 Điều 11 loại khỏi phạm vi Apostille:
- Giấy tờ do viên chức ngoại giao, lãnh sự Việt Nam lập.
- Giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan, trừ loại mà trước khi Công ước có hiệu lực với Việt Nam đã thuộc diện được chứng nhận lãnh sự; Bộ Ngoại giao ban hành danh mục cụ thể.
- Giấy tờ không do cơ quan có thẩm quyền lập và chưa được công chứng, chứng thực, ví dụ nghị quyết hội đồng quản trị, giấy ủy quyền do công ty tự lập.
- Giấy tờ công do cơ quan nước ngoài lập.
Với nhóm thứ ba, doanh nghiệp có thể công chứng, chứng thực trước (chứng thực chữ ký, chứng thực bản sao) rồi xin Apostille cho văn bản công chứng, chứng thực đó, vì văn bản công chứng, chứng thực thuộc khoản 3, 4 Điều 10. Với giấy tờ thương mại, hải quan ngoài danh mục, hợp pháp hóa lãnh sự vẫn tiếp tục áp dụng (điểm b khoản 2 Điều 35).
Hồ sơ, nơi nộp, phí
| Nội dung | Quy định | Căn cứ |
|---|---|---|
| Cơ quan cấp | Bộ Ngoại giao; có thể phân cấp cho UBND cấp tỉnh theo lộ trình | Điều 6 |
| Người nộp | Bất kỳ cơ quan, tổ chức, cá nhân nào, cho giấy tờ của mình hoặc người khác, không cần giấy ủy quyền | khoản 1 Điều 7 |
| Hồ sơ giấy | 01 bộ: tờ khai theo mẫu Bộ Ngoại giao + bản chính giấy tờ (hoặc bản sao, bản dịch có chứng thực), giữ nguyên vẹn | khoản 1 Điều 12 |
| Hồ sơ trực tuyến | Tờ khai điện tử + bản điện tử giấy tờ có chữ ký số hợp lệ, qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc VNeID | khoản 2 Điều 12 |
| Bổ sung hồ sơ | Hướng dẫn một lần; người đề nghị có 07 ngày làm việc để bổ sung | khoản 4 Điều 13 |
| Ngôn ngữ | Tiếng Việt và tiếng Anh; tiêu đề tiếng Pháp theo Công ước | Điều 8 |
| Phí | Phí chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo pháp luật phí, lệ phí; cước bưu chính nếu gửi qua bưu điện | Điều 9 |
Người nộp hồ sơ hộ người khác chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của việc nộp, sử dụng giấy tờ và tuân thủ quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân (khoản 2 Điều 7).
Thời hạn cấp
| Số giấy tờ trong một bộ hồ sơ | Hồ sơ giấy | Hồ sơ trực tuyến toàn trình |
|---|---|---|
| 01-04 | 01 ngày làm việc | Trong ngày làm việc (nếu nhận trước giờ quy định) |
| 05-09 | 02 ngày làm việc | 01 ngày làm việc |
| Từ 10 trở lên | 04 ngày làm việc | 03 ngày làm việc |
Thời hạn tính từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ và không bao gồm thời gian xác minh giấy tờ (Điều 17). Theo khoản 4 Điều 36, cấp Apostille điện tử, mã QR và nộp trực tuyến toàn trình chỉ thực hiện khi Hệ thống thông tin Apostille được đưa vào vận hành; trước đó, Apostille được cấp bằng giấy.
Dùng giấy tờ nước ngoài có Apostille tại Việt Nam
- Giấy tờ công của quốc gia thành viên có Apostille hợp lệ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, không phải làm thêm thủ tục chứng nhận nào (khoản 2 Điều 25).
- Cơ quan, tổ chức tại Việt Nam không được yêu cầu chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự với giấy tờ đã có Apostille hợp lệ (khoản 3 Điều 25).
- Apostille điện tử có giá trị như bản giấy; xác minh qua Sổ đăng ký điện tử của nước cấp hoặc quét mã QR (khoản 4 Điều 25, khoản 2 Điều 27).
- Giấy tờ không bằng tiếng Việt phải dịch, bản dịch công chứng hoặc chứng thực, trừ khi luật chuyên ngành quy định khác (khoản 1 Điều 27).
- Bị từ chối khi giấy tờ không phải giấy tờ công, là giấy tờ thương mại, hải quan, Apostille thiếu tiêu đề tiếng Pháp hoặc nội dung theo mẫu, có dấu hiệu giả mạo, trái pháp luật Việt Nam, hoặc đã bị hủy (Điều 26).
Với hồ sơ giấy phép lao động cho người nước ngoài, lý lịch tư pháp, văn bằng có Apostille của nước thành viên nay không phải hợp pháp hóa lãnh sự, nhưng vẫn cần bản dịch công chứng. Xem thêm bài giấy phép lao động người nước ngoài 2026.
Giấy tờ đã hợp pháp hóa trước 11/9/2026
Điều 36 quy định chuyển tiếp:
- Hồ sơ chứng nhận lãnh sự nộp hợp lệ trước 11/9/2026 tiếp tục được giải quyết theo quy định cũ.
- Giấy tờ nước ngoài đã được hợp pháp hóa lãnh sự trước 11/9/2026 tiếp tục có giá trị; cơ quan tiếp nhận không được bắt làm thêm Apostille.
- Giấy tờ Việt Nam đã chứng nhận lãnh sự trước 11/9/2026, nếu cần dùng tại nước thành viên, được xin Apostille mà không phải xin cấp lại giấy tờ gốc.
Ví dụ tự lập
Công ty G tại Việt Nam tuyển một kỹ sư có bằng đại học cấp tại một quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam. Bằng đã được cơ quan có thẩm quyền nước đó cấp Apostille.
- Công ty không phải đưa bằng đi hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện Việt Nam (khoản 2 Điều 25).
- Công ty cần dịch bằng sang tiếng Việt và công chứng hoặc chứng thực bản dịch (khoản 1 Điều 27).
- Bộ phận nhân sự có thể quét mã QR trên Apostille để xác minh nếu nước cấp có Sổ đăng ký điện tử.
Ngược lại, khi công ty G cần gửi giấy ủy quyền do giám đốc ký ra nước ngoài, giấy này là văn bản tư nhân; công ty nên chứng thực chữ ký trước, sau đó xin Apostille cho văn bản chứng thực.
Checklist cho bộ phận pháp chế, nhân sự
- Xác định nước đích hoặc nước cấp có phải thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam không.
- Phân loại giấy tờ: giấy tờ công, văn bản công chứng, chứng thực hay giấy tờ thương mại, hải quan.
- Với văn bản do công ty tự lập: công chứng, chứng thực trước khi xin Apostille.
- Đếm số giấy tờ trong bộ hồ sơ để dự tính thời hạn 01, 02 hoặc 04 ngày làm việc.
- Chuẩn bị tờ khai theo mẫu Bộ Ngoại giao, nộp phí chứng nhận lãnh sự.
- Với giấy tờ nước ngoài có Apostille: dịch sang tiếng Việt, công chứng hoặc chứng thực bản dịch.
- Không yêu cầu đối tác hợp pháp hóa lãnh sự thêm với giấy tờ đã có Apostille hợp lệ.
Doanh nghiệp nhập khẩu máy móc đã qua sử dụng cần giấy xác nhận của nhà sản xuất đã hợp pháp hóa lãnh sự; xem điều kiện tại bài nhập khẩu máy móc, thiết bị đã qua sử dụng theo Thông tư 56/2026 và kiểm tra giấy tờ đó có thuộc phạm vi Apostille không trước khi lựa chọn thủ tục.
Câu hỏi thường gặp
Nghị định 293/2026 về Apostille có hiệu lực từ khi nào?
Từ ngày 11/9/2026 (Điều 34).
Apostille có xác nhận nội dung giấy tờ không?
Không. Apostille chỉ xác nhận chữ ký, chức danh, thẩm quyền người ký và con dấu trên giấy tờ công; không xác nhận nội dung, hình thức (Điều 4).
Giấy tờ thương mại, hải quan có được cấp Apostille không?
Giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến thương mại hoặc hải quan không thuộc phạm vi, trừ loại trước đây được chứng nhận lãnh sự và có trong danh mục của Bộ Ngoại giao (điểm b khoản 1 Điều 11). Các giấy tờ còn lại tiếp tục hợp pháp hóa lãnh sự.
Xin Apostille mất bao lâu?
Hồ sơ giấy: 01 ngày làm việc với 01-04 giấy tờ, 02 ngày với 05-09 giấy tờ, 04 ngày từ 10 giấy tờ trở lên. Hồ sơ trực tuyến toàn trình nhanh hơn. Thời gian xác minh không tính vào thời hạn (Điều 17).
Có cần giấy ủy quyền khi xin Apostille cho người khác không?
Không. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể đề nghị cấp Apostille cho giấy tờ của người khác mà không cần giấy ủy quyền, nhưng chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của việc nộp, sử dụng (Điều 7).
Giấy tờ nước ngoài có Apostille có phải dịch thuật không?
Có, nếu không lập bằng tiếng Việt. Bản dịch phải được công chứng hoặc chứng thực theo pháp luật Việt Nam, trừ khi luật chuyên ngành quy định khác (khoản 1 Điều 27).
Giấy tờ đã hợp pháp hóa lãnh sự trước 11/9/2026 còn dùng được không?
Còn. Giấy tờ nước ngoài đã hợp pháp hóa lãnh sự trước ngày này tiếp tục có giá trị tại Việt Nam và không bị yêu cầu làm thêm Apostille (điểm a khoản 2 Điều 36).