Giấy phép lao động cho người nước ngoài 2026: vị trí, hồ sơ, trường hợp miễn, gia hạn và mức phạt mới
Một chuyên gia nước ngoài sang hỗ trợ lắp đặt dây chuyền ba tháng, một giám đốc kinh doanh người Hàn Quốc được tuyển về chi nhánh, một nhà đầu tư góp vốn 5 tỷ đồng vào công ty TNHH: ba người này cần ba loại giấy tờ khác nhau. Xác định sai loại giấy tờ dẫn đến việc người nước ngoài làm việc không có giấy phép, và từ 10/9/2026 mức phạt đã được tính theo nghị định mới.
Người nước ngoài làm nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật phải có giấy phép lao động do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cấp, trừ các trường hợp không thuộc diện cấp. Hồ sơ nộp từ 60 đến 10 ngày trước ngày dự kiến làm việc; giấy phép tối đa 2 năm và chỉ được gia hạn một lần.
Căn cứ pháp lý & ngày rà soát: Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 (Điều 151 đến 157); Nghị định số 219/2025/NĐ-CP ngày 07/8/2025 về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, hiệu lực từ 07/8/2025, đăng Công báo số 1073+1074 (Điều 3 đến 10, 18, 21, 22, 27 đến 30); Nghị định số 283/2026/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, hiệu lực từ 10/9/2026, đăng Công báo số 448 ngày 28/7/2026 (Điều 7, 13). Tại thời điểm rà soát chưa ghi nhận văn bản sửa đổi Nghị định 219/2025 đăng Công báo. Rà soát ngày 01/10/2026.
Lưu ý: Nội dung mang tính tham khảo. Ví dụ là tình huống tự lập. Giấy tờ nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự, dịch và chứng thực theo Điều 5 Nghị định 219/2025, trừ trường hợp được miễn; cần kiểm tra yêu cầu cụ thể của địa phương nơi nộp hồ sơ.
Bốn vị trí được cấp giấy phép lao động
| Vị trí | Điều kiện (Điều 3 Nghị định 219/2025) |
|---|---|
| Nhà quản lý | Người quản lý doanh nghiệp theo khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp, hoặc người đứng đầu, cấp phó của cơ quan, tổ chức |
| Giám đốc điều hành | Người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh; hoặc người đứng đầu, trực tiếp điều hành một lĩnh vực và có ít nhất 3 năm kinh nghiệm phù hợp |
| Chuyên gia | Bằng đại học trở lên và ít nhất 2 năm kinh nghiệm phù hợp; hoặc đại học đúng chuyên ngành và 1 năm kinh nghiệm nếu làm trong lĩnh vực tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số, lĩnh vực ưu tiên được xác định |
| Lao động kỹ thuật | Đào tạo ít nhất 1 năm và 2 năm kinh nghiệm; hoặc ít nhất 3 năm kinh nghiệm phù hợp |
Thẩm quyền thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người lao động dự kiến làm việc; nếu làm cho một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh thì do nơi đặt trụ sở chính cấp (Điều 4).
Trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động
| Trường hợp (Điều 7) | Thủ tục |
|---|---|
| Chủ sở hữu, thành viên góp vốn từ 3 tỷ đồng của công ty TNHH | Thông báo trước ít nhất 3 ngày làm việc, không cần giấy xác nhận |
| Chủ tịch, thành viên Hội đồng quản trị góp vốn từ 3 tỷ đồng của công ty cổ phần | Thông báo trước ít nhất 3 ngày làm việc |
| Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại | Thông báo trước ít nhất 3 ngày làm việc |
| Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật làm việc dưới 90 ngày trong một năm | Thông báo trước ít nhất 3 ngày làm việc |
| Di chuyển nội bộ doanh nghiệp thuộc 11 ngành dịch vụ cam kết, đã được tuyển ít nhất 12 tháng liên tục | Cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép |
| Các trường hợp khác tại khoản 3 đến 8 Điều 154 Bộ luật Lao động, chuyên gia ODA, giáo dục, lĩnh vực ưu tiên được xác nhận | Cấp giấy xác nhận hoặc thông báo tùy trường hợp |
Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép: nộp trong 60 ngày và không ít hơn 10 ngày trước ngày làm việc, cấp trong 5 ngày làm việc, thời hạn tối đa 2 năm (Điều 8 đến 10).
Hồ sơ cấp giấy phép lao động
| Thành phần (Điều 18) | Ghi chú |
|---|---|
| Văn bản báo cáo giải trình nhu cầu và đề nghị cấp giấy phép (Mẫu số 03) | Gộp giải trình nhu cầu và đề nghị cấp trong một văn bản |
| Giấy khám sức khỏe | Miễn nộp nếu kết quả đã có trên hệ thống thông tin y tế; giấy nước ngoài dùng được khi có thỏa thuận thừa nhận, không quá 12 tháng |
| Hộ chiếu còn thời hạn | |
| Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận không đang chấp hành hình phạt | Cấp không quá 6 tháng đến ngày nộp; miễn nếu làm liên thông |
| 02 ảnh màu 4 cm × 6 cm | Phông trắng |
| Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc | Ví dụ văn bản cử sang làm việc, hợp đồng dịch vụ |
| Giấy tờ chứng minh vị trí | Theo Điều 19: bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm, văn bản bổ nhiệm |
Trình tự, thời hạn và gia hạn
| Bước | Quy định |
|---|---|
| Nộp hồ sơ cấp mới | Trong 60 ngày và không ít hơn 10 ngày trước ngày dự kiến làm việc, qua Trung tâm Phục vụ hành chính công, bưu chính, dịch vụ hoặc ủy quyền; có thể thực hiện trực tuyến (Điều 6, 22) |
| Giải quyết | 10 ngày làm việc kể từ khi đủ hồ sơ; từ chối phải trả lời trong 3 ngày làm việc |
| Ký hợp đồng | Người làm theo hợp đồng lao động phải ký hợp đồng bằng văn bản trước ngày dự kiến làm việc |
| Thời hạn giấy phép | Theo hợp đồng, văn bản cử hoặc thỏa thuận nhưng không quá 2 năm (Điều 21) |
| Làm việc ở nhiều tỉnh | Thông báo nơi làm việc mới trước ít nhất 3 ngày |
| Gia hạn | Nộp từ 45 đến 10 ngày trước khi hết hạn; giải quyết 10 ngày làm việc; chỉ gia hạn một lần, tối đa 2 năm (Điều 28, 29) |
| Thu hồi | Khi giấy phép hết hiệu lực theo Điều 156 Bộ luật Lao động, vi phạm quy định cấp phép hoặc người lao động bị truy cứu trách nhiệm hình sự (Điều 30) |
Hết lần gia hạn duy nhất, muốn tiếp tục làm việc thì thường phải làm thủ tục cấp mới.
Mức phạt theo Nghị định 283/2026
| Hành vi (Điều 13) | Mức với cá nhân | Doanh nghiệp (gấp đôi) |
|---|---|---|
| Không thông báo hoặc thông báo sai hạn, thiếu nội dung với trường hợp miễn giấy phép, làm việc nhiều tỉnh | 1 đến 3 triệu đồng | 2 đến 6 triệu đồng |
| Dùng người nước ngoài làm không đúng nội dung giấy phép; không thu hồi, nộp lại giấy phép | 5 đến 10 triệu đồng mỗi người, tối đa 75 triệu đồng | 10 đến 20 triệu đồng mỗi người, tối đa 150 triệu đồng |
| Sửa chữa, làm sai lệch, dùng giấy tờ giả trong hồ sơ | 40 đến 60 triệu đồng | 80 đến 120 triệu đồng |
| Dùng người nước ngoài không có giấy phép, giấy phép hết hạn: 1 đến 10 người | 30 đến 45 triệu đồng | 60 đến 90 triệu đồng |
| 11 đến 20 người | 45 đến 60 triệu đồng | 90 đến 120 triệu đồng |
| Từ 21 người | 60 đến 75 triệu đồng | 120 đến 150 triệu đồng |
Người lao động nước ngoài làm việc không có giấy phép hoặc dùng giấy phép hết hiệu lực bị phạt 15 đến 25 triệu đồng và có thể bị trục xuất (khoản 3, điểm b khoản 6 Điều 13). Mức với tổ chức gấp đôi theo khoản 1 Điều 7 Nghị định 283/2026.
Ví dụ tự lập
Công ty TNHH M tuyển ông K (quốc tịch Hàn Quốc) làm trưởng phòng kỹ thuật từ 01/12/2026, ông có bằng kỹ sư và 4 năm kinh nghiệm. Công ty cũng mời ông L sang lắp đặt máy trong 60 ngày.
| Người | Loại giấy tờ | Mốc thời gian |
|---|---|---|
| Ông K (chuyên gia) | Giấy phép lao động | Nộp từ 02/10/2026 đến chậm nhất 21/11/2026; ký hợp đồng trước 01/12/2026 |
| Ông L (dưới 90 ngày/năm) | Không thuộc diện cấp, chỉ thông báo | Thông báo trước ít nhất 3 ngày làm việc |
Nếu ông K bắt đầu làm việc khi chưa có giấy phép, công ty có thể bị phạt 60 đến 90 triệu đồng và ông K bị phạt 15 đến 25 triệu đồng.
Checklist cho phòng nhân sự
- Xác định vị trí của người nước ngoài theo Điều 3 và thu bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm.
- Kiểm tra trường hợp không thuộc diện cấp theo Điều 7 trước khi làm hồ sơ.
- Hợp pháp hóa lãnh sự, dịch, chứng thực giấy tờ nước ngoài sớm.
- Nộp hồ sơ trong khung 60 đến 10 ngày trước ngày làm việc.
- Ký hợp đồng lao động bằng văn bản trước ngày làm việc, xem mẫu hợp đồng lao động 2026.
- Theo dõi hạn giấy phép, nộp gia hạn từ 45 đến 10 ngày trước khi hết hạn.
- Xác định tình trạng cư trú để khấu trừ thuế, xem thuế TNCN người nước ngoài.
Câu hỏi thường gặp
Thời hạn giấy phép lao động tối đa là bao lâu?
Tối đa 2 năm, theo thời hạn hợp đồng, văn bản cử hoặc thỏa thuận tương ứng. Giấy phép chỉ được gia hạn một lần, tối đa 2 năm.
Nộp hồ sơ xin giấy phép lao động trước bao lâu?
Trong 60 ngày và không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.
Nhà đầu tư nước ngoài góp vốn có cần giấy phép lao động không?
Không, nếu là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn từ 3 tỷ đồng của công ty TNHH, hoặc Chủ tịch, thành viên Hội đồng quản trị góp từ 3 tỷ đồng của công ty cổ phần. Doanh nghiệp vẫn phải thông báo trước ít nhất 3 ngày làm việc.
Chuyên gia sang làm việc dưới 3 tháng có cần giấy phép lao động không?
Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật làm việc tổng thời gian dưới 90 ngày trong một năm không thuộc diện cấp giấy phép, nhưng phải thông báo trước.
Dùng lao động nước ngoài không có giấy phép bị phạt bao nhiêu?
Với doanh nghiệp, 60 đến 90 triệu đồng khi vi phạm từ 1 đến 10 người, cao nhất 120 đến 150 triệu đồng từ 21 người, theo Nghị định 283/2026.
Hết hạn gia hạn thì làm thế nào?
Giấy phép chỉ gia hạn một lần. Sau đó, nếu tiếp tục làm việc, người sử dụng lao động phải làm hồ sơ cấp giấy phép mới.