Mẫu tờ trình đề xuất mua phần mềm: cấu trúc 8 phần, cách tính chi phí lợi ích và ví dụ
Tờ trình đề xuất mua phần mềm là văn bản nội bộ do bộ phận có nhu cầu lập, trình lãnh đạo phê duyệt việc mua hoặc thuê một phần mềm, trong đó nêu rõ vấn đề cần giải quyết, các phương án đã so sánh, tổng chi phí, lợi ích dự kiến và kế hoạch triển khai. Một tờ trình tốt giúp lãnh đạo quyết định nhanh và giúp bộ phận đề xuất có căn cứ đánh giá sau khi triển khai.
Ở doanh nghiệp nhỏ, việc mua phần mềm thường được quyết định qua trao đổi miệng. Hệ quả là nhiều phần mềm được mua rồi ít dùng, chi phí thuê bao cộng dồn mà không ai theo dõi. Tờ trình bằng văn bản buộc người đề xuất suy nghĩ kỹ và tạo dấu vết để rà soát.
Cấu trúc 8 phần của tờ trình
- Thông tin chung: bộ phận đề xuất, người lập, ngày, người phê duyệt.
- Vấn đề hiện tại: mô tả việc đang làm thế nào, tốn bao nhiêu thời gian, gặp lỗi gì, có số liệu.
- Mục tiêu: kết quả mong muốn sau khi có phần mềm, đo được.
- Phương án so sánh: ít nhất hai đến ba phương án, kể cả phương án giữ nguyên hoặc thuê ngoài.
- Tổng chi phí: chi phí mua hoặc thuê, triển khai, đào tạo, phần cứng, nhân sự vận hành.
- Lợi ích dự kiến: giờ công tiết kiệm, lỗi giảm, sản lượng tăng, quy ra tiền khi có thể.
- Kế hoạch triển khai và thử nghiệm: thời gian, người phụ trách, tiêu chí đánh giá.
- Rủi ro và đề nghị: rủi ro chính, cách giảm, đề nghị cụ thể cần lãnh đạo phê duyệt.
Tờ trình nên gọn trong hai đến ba trang, phần số liệu chi tiết để ở phụ lục.
Bảng so sánh phương án
| Tiêu chí | Giữ nguyên | Thuê ngoài | Phần mềm A | Phần mềm B |
|---|---|---|---|---|
| Đáp ứng mục tiêu | ||||
| Chi phí năm đầu | ||||
| Chi phí các năm sau | ||||
| Thời gian triển khai | ||||
| Yêu cầu phần cứng, tài khoản | ||||
| Hỗ trợ tiếng Việt | ||||
| Rủi ro chính |
Luôn có cột "giữ nguyên". Nếu phương án mới không tốt hơn rõ ràng so với hiện tại, lãnh đạo có lý do chính đáng để từ chối.
Công thức chi phí và lợi ích
Tổng chi phí sở hữu nên tính cho ít nhất một năm:
Tổng chi phí = phí phần mềm + chi phí triển khai + đào tạo + phần cứng bổ sung + giờ vận hành × chi phí giờ.
Lợi ích tính theo cùng kỳ:
Lợi ích = giờ công tiết kiệm × chi phí giờ + chi phí thuê ngoài giảm được + giá trị sản lượng tăng thêm.
Giá trị sản lượng tăng thêm khó quy ra tiền chính xác, nên trình bày dưới dạng giả định thận trọng và nói rõ là giả định. Không nên dùng số liệu quảng cáo của nhà cung cấp làm căn cứ; hãy dùng số liệu đo được trong giai đoạn dùng thử. Tờ trình cần khớp với ngân sách doanh nghiệp đã duyệt hoặc nêu rõ đề nghị bổ sung ngân sách.
Ví dụ: đề xuất phần mềm tự động hóa dựng video
Phòng marketing của một doanh nghiệp bán hàng trực tuyến có một editor, cần tăng số video ngắn mỗi tuần cho các kênh. Phần tóm tắt tờ trình có thể viết như sau.
Vấn đề hiện tại: editor dành phần lớn thời gian cho cắt khoảng lặng, phụ đề, xuất nhiều tỷ lệ; video thường trễ lịch đăng; chi phí thuê ngoài tăng vào mùa cao điểm.
Mục tiêu: tăng số video mỗi tuần, giảm thời gian từ nguồn đến bản duyệt, không tăng nhân sự trong năm.
Phương án: giữ nguyên và thuê ngoài lúc cao điểm; tuyển thêm một editor; dùng phần mềm tự động hóa dựng trên nền Premiere Pro đang có. Cách so sánh chi phí giữa thuê editor và dùng AI có thể tham khảo tại bài thuê editor hay dùng AI dựng video, và các khoản chi phí sản xuất video tại bài chi phí sản xuất video cho doanh nghiệp trên blog CoolMe.
Đề nghị: phê duyệt dùng thử phần mềm trong 30 đến 60 ngày cho một loại video, đo theo bốn chỉ số: số video mỗi tuần, thời gian ra bản, số lần sửa, chi phí mỗi video; quyết định mua gói dài hạn sau khi có kết quả.
Cách viết theo hướng "phê duyệt thử nghiệm trước, mua sau" giúp lãnh đạo dễ đồng ý vì rủi ro thấp, và giúp bộ phận đề xuất có số liệu thật cho tờ trình chính thức.
Thủ tục sau khi được phê duyệt
Sau khi phê duyệt, việc mua cần đi theo quy trình mua hàng và thanh toán của doanh nghiệp: lấy báo giá, kiểm tra điều khoản sử dụng và chính sách dữ liệu của nhà cung cấp, nhận hóa đơn hợp lệ để hạch toán chi phí. Tài khoản phần mềm nên đăng ký bằng email của doanh nghiệp, không dùng email cá nhân của nhân viên.
Sau ba đến sáu tháng sử dụng, người đề xuất nên báo cáo lại theo đúng các chỉ số đã nêu trong tờ trình. Đây là cơ sở để gia hạn, nâng gói hoặc dừng.
Thông tin cần chuẩn bị cho ví dụ Premiere
Nếu phương án được chọn là CoolMe AI Premiere Automation, phần yêu cầu kỹ thuật trong tờ trình cần ghi theo thông tin trang sản phẩm: máy Windows 10/11, Premiere Pro 2023 trở lên, tài khoản Grok hoặc Claude và đăng nhập CoolMe. Trang sản phẩm công bố gói dùng thử miễn phí và các gói 1, 6, 12 tháng; giá cụ thể nên lấy từ báo giá tại thời điểm trình để đưa vào phần chi phí.
Bạn có thể bắt đầu bằng việc đăng ký dùng thử CoolMe AI Premiere Automation, ghi số liệu trong giai đoạn thử để hoàn thiện tờ trình chính thức.
Câu hỏi thường gặp
Tờ trình đề xuất mua phần mềm do ai lập?
Thường do trưởng bộ phận có nhu cầu sử dụng lập, có thể phối hợp với bộ phận IT hoặc kế toán để kiểm tra phần kỹ thuật và chi phí.
Có cần so sánh nhiều phương án không?
Nên có ít nhất hai phương án ngoài phương án giữ nguyên. Việc so sánh giúp lãnh đạo thấy lý do chọn và giúp tránh mua theo cảm tính.
Thuê bao phần mềm hạch toán thế nào?
Chi phí thuê bao có hóa đơn hợp lệ thường được hạch toán vào chi phí theo kỳ sử dụng. Doanh nghiệp nên trao đổi với kế toán để áp dụng đúng chuẩn mực và quy định thuế.
Bao lâu nên rà soát các phần mềm đang dùng?
Ít nhất mỗi năm một lần, trước kỳ gia hạn. Phần mềm ít dùng hoặc trùng chức năng nên được dừng để tiết kiệm chi phí.
VNEN.vn và CoolMe.vn cùng hệ sinh thái; bài viết có giới thiệu sản phẩm CoolMe.
