Lập ngân sách doanh nghiệp: quy trình 7 bước, mẫu ngân sách doanh thu, chi phí, dòng tiền và phân tích chênh lệch
Ngân sách doanh nghiệp là kế hoạch tài chính định lượng cho doanh thu, chi phí, đầu tư và dòng tiền trong một kỳ, thường là một năm chia theo tháng. Một bộ ngân sách đủ dùng cho doanh nghiệp nhỏ gồm ba phần: ngân sách kết quả kinh doanh, ngân sách tiền và ngân sách đầu tư. Giá trị của ngân sách nằm ở việc so sánh thực tế với kế hoạch hằng tháng để điều chỉnh sớm.
Quý IV là thời điểm doanh nghiệp lập ngân sách cho năm sau. Ngân sách chuyển mục tiêu trong kế hoạch kinh doanh thành con số từng tháng cho từng bộ phận, và là căn cứ để giao chỉ tiêu, phê duyệt chi tiêu và theo dõi dòng tiền. Doanh nghiệp chưa có kế hoạch kinh doanh nên bắt đầu từ bài kế hoạch kinh doanh năm 2027.
Mục lục
- Bảng tóm tắt các loại ngân sách
- Quy trình lập ngân sách 7 bước
- Ngân sách doanh thu
- Ngân sách giá vốn và chi phí vận hành
- Ngân sách tiền
- Phân tích chênh lệch thực tế so với ngân sách
- Chọn phương pháp lập ngân sách
- Checklist
- Câu hỏi thường gặp
Bảng tóm tắt các loại ngân sách
| Loại ngân sách | Nội dung | Người chịu trách nhiệm | Tần suất theo dõi |
|---|---|---|---|
| Ngân sách doanh thu | Sản lượng, giá bán, doanh thu theo sản phẩm, kênh, tháng | Trưởng kinh doanh | Hằng tuần, hằng tháng |
| Ngân sách giá vốn, mua hàng | Giá vốn theo tỷ lệ hoặc định mức, kế hoạch nhập hàng | Mua hàng, sản xuất | Hằng tháng |
| Ngân sách chi phí vận hành | Lương, thuê, marketing, quản lý theo bộ phận | Trưởng từng bộ phận | Hằng tháng |
| Ngân sách kết quả kinh doanh | Tổng hợp doanh thu, chi phí, lợi nhuận | Kế toán, tài chính | Hằng tháng |
| Ngân sách tiền | Tiền thu, tiền chi, số dư cuối tháng, nhu cầu vay | Kế toán, tài chính | Hằng tuần |
| Ngân sách đầu tư | Mua sắm tài sản cố định, phần mềm, mở điểm bán | Ban giám đốc | Theo dự án |
Quy trình lập ngân sách 7 bước
- Chốt mục tiêu năm. Ban giám đốc chốt mục tiêu doanh thu, lợi nhuận, số dư tiền tối thiểu và các dự án lớn.
- Thu thập số liệu nền. Kế toán tổng hợp số thực tế 12 tháng gần nhất theo sản phẩm, bộ phận, tháng.
- Lập ngân sách doanh thu. Bộ phận kinh doanh đề xuất sản lượng, giá bán, cơ cấu kênh theo tháng.
- Lập ngân sách chi phí. Từng bộ phận đề xuất chi phí; giá vốn tính theo tỷ lệ hoặc định mức.
- Tổng hợp và cân đối. Tài chính tổng hợp thành ngân sách kết quả kinh doanh, kiểm tra với mục tiêu lợi nhuận và điểm hòa vốn.
- Lập ngân sách tiền. Tài chính chuyển doanh thu, chi phí thành dòng tiền thu, chi theo điều khoản thanh toán thực tế.
- Phê duyệt và giao chỉ tiêu. Ban giám đốc phê duyệt, giao ngân sách cho từng bộ phận và gắn với chỉ tiêu đánh giá.
Bước 7 nối ngân sách với hệ thống chỉ tiêu. Các chỉ tiêu mẫu cho từng phòng ban có tại bài bộ KPI mẫu theo phòng ban; khi doanh nghiệp muốn dùng thêm mục tiêu thay đổi theo quý, cách phối hợp hai công cụ được so sánh trong bài KPI và OKR.
Ngân sách doanh thu
Ngân sách doanh thu là phần khó nhất và quyết định mọi phần còn lại. Doanh nghiệp nên lập từ dưới lên theo sản lượng và giá, thay vì lấy doanh thu năm trước cộng một tỷ lệ tăng trưởng.
Ví dụ, công ty D dự kiến doanh thu năm 2027 là 24 tỷ đồng, phân bổ theo mùa vụ: quý I 5 tỷ, quý II 5,5 tỷ, quý III 6 tỷ, quý IV 7,5 tỷ. Phân bổ theo quý dựa trên tỷ trọng thực tế ba năm gần nhất, sau đó chia về tháng. Với mỗi quý, bộ phận kinh doanh cần giải thích doanh thu đến từ khách hàng cũ bao nhiêu, khách hàng mới bao nhiêu và giả định giá bán nào.
Ngân sách giá vốn và chi phí vận hành
Công ty D áp dụng các giả định: giá vốn 65% doanh thu, chi phí bán hàng biến đổi (hoa hồng, vận chuyển) 5% doanh thu, định phí vận hành 350 triệu đồng/tháng gồm lương văn phòng, thuê mặt bằng, khấu hao và chi phí quản lý.
| Quý | Doanh thu | Giá vốn 65% | Chi phí biến đổi 5% | Định phí | Lợi nhuận hoạt động |
|---|---|---|---|---|---|
| I | 5.000 | 3.250 | 250 | 1.050 | 450 |
| II | 5.500 | 3.575 | 275 | 1.050 | 600 |
| III | 6.000 | 3.900 | 300 | 1.050 | 750 |
| IV | 7.500 | 4.875 | 375 | 1.050 | 1.200 |
| Cả năm | 24.000 | 15.600 | 1.200 | 4.200 | 3.000 |
Đơn vị: triệu đồng. Lợi nhuận hoạt động mỗi quý bằng doanh thu nhân tỷ lệ lãi góp 30% trừ định phí quý. Quý I có lợi nhuận thấp nhất vì doanh thu thấp trong khi định phí không đổi. Công ty cũng xác định doanh thu hòa vốn là 350 / 30% ≈ 1.167 triệu đồng mỗi tháng theo cách tính trong bài điểm hòa vốn.
Chi phí vận hành nên lập theo từng bộ phận và từng khoản mục. Chi phí lương lập theo danh sách nhân sự dự kiến, gồm lương, phụ cấp, bảo hiểm phần doanh nghiệp đóng và thưởng; khoản thưởng nên bám theo quy chế lương thưởng để không vượt quỹ. Chi phí cộng tác viên, người làm theo sản phẩm nên lập riêng theo đơn giá khoán nhân sản lượng dự kiến, như cách tính trong bài lương khoán và hợp đồng khoán việc.
Ngân sách tiền
Lợi nhuận trên ngân sách chưa phải là tiền. Ngân sách tiền chuyển doanh thu, chi phí sang thời điểm thu, chi thực tế.
Công ty D thu tiền 40% ngay trong tháng bán và 60% vào tháng sau; công ty trả nhà cung cấp sau 30 ngày, nên tiền trả hàng tháng này bằng giá vốn tháng trước. Doanh thu tháng 9, 10, 11, 12 lần lượt là 1.900, 2.000, 2.200, 2.600 triệu đồng.
| Tháng | Tiền thu | Tiền trả hàng | Chi phí biến đổi | Định phí | Dòng tiền thuần |
|---|---|---|---|---|---|
| 10 | 0,4 × 2.000 + 0,6 × 1.900 = 1.940 | 1.900 × 65% = 1.235 | 100 | 350 | 255 |
| 11 | 0,4 × 2.200 + 0,6 × 2.000 = 2.080 | 2.000 × 65% = 1.300 | 110 | 350 | 320 |
| 12 | 0,4 × 2.600 + 0,6 × 2.200 = 2.360 | 2.200 × 65% = 1.430 | 130 | 350 | 450 |
Bảng giả định định phí chi hết bằng tiền để minh họa; thực tế khấu hao không chi tiền, còn trả nợ gốc vay, nộp thuế, mua tài sản phải cộng thêm vào dòng chi. Khi dòng tiền thuần một tháng âm hoặc số dư dự kiến thấp hơn mức tối thiểu, doanh nghiệp chuẩn bị hạn mức vay hoặc đàm phán điều khoản thanh toán từ trước. Thời gian thu tiền khách hàng ảnh hưởng mạnh đến bảng này, nên ngân sách tiền cần đi cùng kế hoạch quản lý công nợ phải thu.
Phân tích chênh lệch thực tế so với ngân sách
Tháng 10/2027, ngân sách của công ty D là doanh thu 2.000 triệu đồng. Thực tế doanh thu đạt 1.800 triệu đồng, giá vốn 1.210 triệu, chi phí biến đổi 95 triệu, định phí 362 triệu.
| Chỉ tiêu | Ngân sách | Ngân sách linh hoạt (theo DT 1.800) | Thực tế | Chênh lệch so với ngân sách | Chênh lệch so với linh hoạt |
|---|---|---|---|---|---|
| Doanh thu | 2.000 | 1.800 | 1.800 | −200 (−10%) | 0 |
| Giá vốn | 1.300 | 1.170 | 1.210 | −90 | +40 (bất lợi) |
| Chi phí biến đổi | 100 | 90 | 95 | −5 | +5 (bất lợi) |
| Định phí | 350 | 350 | 362 | +12 | +12 (bất lợi) |
| Lợi nhuận hoạt động | 250 | 190 | 133 | −117 (−46,8%) | −57 |
Ngân sách linh hoạt là ngân sách tính lại theo sản lượng thực tế với cùng tỷ lệ chi phí. Tổng chênh lệch lợi nhuận −117 triệu đồng được tách thành hai phần. Phần do doanh thu thấp hơn kế hoạch là 190 − 250 = −60 triệu đồng, thuộc trách nhiệm bộ phận kinh doanh. Phần do chi phí vượt định mức là 133 − 190 = −57 triệu đồng, gồm 40 triệu giá vốn, 5 triệu chi phí biến đổi và 12 triệu định phí, thuộc trách nhiệm mua hàng và các bộ phận chi tiêu.
Nhìn chênh lệch giá vốn bằng tỷ lệ cũng dễ hiểu: giá vốn thực tế bằng 1.210 / 1.800 ≈ 67,2% doanh thu, cao hơn định mức 65%. Câu hỏi cần trả lời là giá mua tăng, chiết khấu bán hàng lớn hay hao hụt kho cao. Việc kiểm soát giá mua bắt đầu từ quy trình mua hàng và thanh toán.
Chọn phương pháp lập ngân sách
| Phương pháp | Cách làm | Ưu điểm | Hạn chế |
|---|---|---|---|
| Tăng dần | Lấy số năm trước điều chỉnh theo tỷ lệ | Nhanh, dễ làm | Giữ nguyên các khoản lãng phí cũ |
| Từ số không | Mỗi khoản chi phải giải trình lại từ đầu | Loại bỏ chi phí không cần thiết | Tốn thời gian, cần dữ liệu tốt |
| Cuốn chiếu | Cập nhật dự báo mỗi quý cho 12 tháng tới | Bám sát thay đổi thị trường | Cần kỷ luật cập nhật |
Doanh nghiệp nhỏ thường kết hợp: lập ngân sách năm theo phương pháp tăng dần cho khoản ổn định, dùng phương pháp từ số không cho marketing và chi phí mới, rồi cập nhật dự báo cuốn chiếu mỗi quý.
Checklist lập ngân sách
- Chốt mục tiêu doanh thu, lợi nhuận, số dư tiền tối thiểu trước khi các bộ phận lập số.
- Lập ngân sách doanh thu từ sản lượng và giá, phân bổ theo mùa vụ.
- Ghi rõ tỷ lệ giá vốn, chi phí biến đổi và danh sách định phí.
- Lập ngân sách nhân sự theo danh sách người và quỹ thưởng.
- Lập ngân sách tiền theo điều khoản thu, chi thực tế và kế hoạch vay, trả nợ.
- Kiểm tra lợi nhuận kế hoạch với điểm hòa vốn và biên an toàn.
- Giao ngân sách cho từng bộ phận kèm người chịu trách nhiệm.
- Họp so sánh thực tế với ngân sách hằng tháng, tách chênh lệch sản lượng và chi phí.
Câu hỏi thường gặp
Ngân sách khác kế hoạch kinh doanh thế nào?
Kế hoạch kinh doanh nêu mục tiêu, chiến lược và hành động. Ngân sách lượng hóa kế hoạch đó thành doanh thu, chi phí và dòng tiền theo tháng, theo bộ phận.
Doanh nghiệp nhỏ có cần lập ngân sách không?
Có. Một bảng tính gồm ngân sách kết quả kinh doanh và ngân sách tiền 12 tháng đủ giúp chủ doanh nghiệp biết tháng nào thiếu tiền và khoản chi nào vượt kế hoạch.
Chênh lệch bao nhiêu thì cần giải trình?
Doanh nghiệp tự đặt ngưỡng, thường là 5% đến 10% hoặc một số tiền tuyệt đối cho từng khoản mục. Mọi chênh lệch vượt ngưỡng cần người phụ trách giải thích và đưa hành động khắc phục.
Có nên điều chỉnh ngân sách giữa năm không?
Doanh nghiệp giữ ngân sách gốc để đánh giá, và cập nhật dự báo cuốn chiếu để điều hành. Chỉ điều chỉnh ngân sách gốc khi có thay đổi lớn như mở thêm chi nhánh hoặc mất khách hàng chủ lực.
Ngân sách tiền cần chi tiết đến mức nào?
Ngân sách tiền nên lập theo tháng cho cả năm và theo tuần cho 13 tuần gần nhất. Doanh nghiệp có dòng tiền căng nên theo dõi hằng tuần.
Ai nên phê duyệt ngân sách?
Ban giám đốc hoặc chủ doanh nghiệp phê duyệt ngân sách tổng; trưởng bộ phận chịu trách nhiệm ngân sách được giao. Thẩm quyền phê duyệt chi vượt ngân sách nên được quy định bằng văn bản.
Tóm tắt
Ngân sách doanh nghiệp gồm ngân sách doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh, tiền và đầu tư, lập theo 7 bước từ mục tiêu đến giao chỉ tiêu. Phân tích chênh lệch bằng ngân sách linh hoạt tách phần do doanh thu thấp và phần do chi phí vượt định mức; trong ví dụ, chênh lệch lợi nhuận −117 triệu đồng gồm −60 triệu do doanh thu và −57 triệu do chi phí. Kiến thức nền về dòng tiền có tại bài tài chính doanh nghiệp cho chủ SME và cẩm nang tài chính kế toán.
