Quy chế lương thưởng mẫu 2026: cấu trúc 7 chương, thang bảng lương và cách chia quỹ thưởng
Quy chế lương thưởng là văn bản nội bộ quy định thang lương, bảng lương, phụ cấp, hình thức và kỳ trả lương, điều kiện nâng lương và cách xác định tiền thưởng. Theo Điều 93 và Điều 104 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp tự xây dựng thang bảng lương và quy chế thưởng, tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có, rồi công khai tại nơi làm việc trước khi áp dụng. Doanh nghiệp không phải đăng ký hay nộp thang bảng lương cho cơ quan quản lý lao động.
Với doanh nghiệp nhỏ, quy chế lương thưởng có ba công dụng thực tế. Nó giúp trả lương nhất quán giữa các vị trí, làm căn cứ khi thanh tra lao động hoặc cơ quan BHXH kiểm tra, và là điều kiện để chi lương, thưởng được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
Căn cứ pháp lý & ngày rà soát: Bộ luật Lao động 2019 (Điều 90 về tiền lương, Điều 93 về xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động, Điều 94, 95 về trả lương và bảng kê, Điều 97 về kỳ hạn trả lương, Điều 102 về khấu trừ lương, Điều 103 về chế độ nâng lương, phụ cấp, Điều 104 về thưởng); Nghị định 145/2020/NĐ-CP (Điều 54 về hình thức trả lương); Nghị định 293/2025/NĐ-CP về lương tối thiểu vùng; Nghị định 320/2025/NĐ-CP (khoản 8 Điều 10 về chi tiền lương, tiền thưởng không được trừ). Rà soát ngày 30/09/2026.
Mục lục
- Quy chế lương thưởng gồm những gì
- Căn cứ pháp lý và thủ tục ban hành
- Cấu trúc 7 chương của quy chế mẫu
- Xây dựng thang bảng lương và ví dụ 5 bậc
- Quy định về thưởng và công thức chia quỹ thưởng
- Điều kiện để chi lương, thưởng được trừ khi tính thuế TNDN
- Lỗi thường gặp khi soạn quy chế
- Checklist ban hành quy chế lương thưởng
- Câu hỏi thường gặp
Quy chế lương thưởng gồm những gì
| Thành phần | Nội dung chính | Căn cứ |
|---|---|---|
| Thang lương, bảng lương | Nhóm chức danh, số bậc, mức lương từng bậc | Điều 93 BLLĐ |
| Định mức lao động | Định mức sản phẩm, khối lượng cho người hưởng lương sản phẩm, khoán | Điều 93 BLLĐ |
| Phụ cấp lương | Loại phụ cấp, mức, điều kiện hưởng | Điều 103 BLLĐ |
| Hình thức trả lương | Theo thời gian, sản phẩm hoặc khoán | Điều 96 BLLĐ, Điều 54 NĐ 145 |
| Kỳ hạn, cách trả | Ngày trả, trả tiền mặt hay chuyển khoản, bảng kê | Điều 94, 95, 97 BLLĐ |
| Nâng lương | Điều kiện, thời gian giữ bậc, quy trình xét | Điều 103 BLLĐ |
| Thưởng | Loại thưởng, nguồn quỹ, điều kiện, cách tính | Điều 104 BLLĐ |
| Phúc lợi | Tiền ăn, đi lại, hiếu hỷ, nghỉ mát | Quy chế tài chính |
Nhiều doanh nghiệp tách thành hai văn bản: quy chế trả lương và quy chế thưởng. Cách tách hay gộp đều hợp lệ, miễn nội dung đủ và được công bố.
Căn cứ pháp lý và thủ tục ban hành
Điều 93 Bộ luật Lao động yêu cầu doanh nghiệp xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở tuyển dụng, thỏa thuận mức lương trong hợp đồng và trả lương. Mức lao động phải là mức trung bình bảo đảm số đông người lao động thực hiện được trong thời giờ làm việc bình thường, và phải được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức.
Điều 104 quy định thưởng là khoản tiền, tài sản hoặc hình thức khác mà doanh nghiệp thưởng cho người lao động căn cứ kết quả sản xuất kinh doanh và mức độ hoàn thành công việc. Quy chế thưởng do doanh nghiệp quyết định và công bố công khai tại nơi làm việc sau khi tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có.
Thủ tục ban hành gồm ba bước. Bộ phận nhân sự soạn dự thảo và lấy ý kiến tổ chức đại diện người lao động, lưu biên bản góp ý. Giám đốc hoặc cấp có thẩm quyền theo điều lệ ký quyết định ban hành. Doanh nghiệp niêm yết hoặc gửi quy chế cho toàn bộ người lao động và lưu bằng chứng công bố.
Mức lương thấp nhất trong thang bảng lương không được thấp hơn lương tối thiểu vùng nơi doanh nghiệp hoạt động: 5.310.000 đồng ở vùng I, 4.730.000 đồng ở vùng II, 4.140.000 đồng ở vùng III và 3.700.000 đồng ở vùng IV theo Nghị định 293/2025.
Cấu trúc 7 chương của quy chế mẫu
Chương I – Quy định chung. Phạm vi, đối tượng áp dụng, nguyên tắc trả lương (trả theo vị trí, năng lực, kết quả; bảo đảm không thấp hơn lương tối thiểu vùng; trả bình đẳng cho công việc có giá trị như nhau), giải thích từ ngữ.
Chương II – Thang lương, bảng lương. Nhóm chức danh, số bậc, mức lương từng bậc và nguyên tắc xếp bậc khi tuyển dụng. Thang bảng lương nên để ở phụ lục để cập nhật hằng năm mà không phải sửa toàn bộ quy chế.
Chương III – Phụ cấp và phúc lợi. Phụ cấp chức vụ, trách nhiệm, thâm niên, độc hại; các khoản phúc lợi như tiền ăn, đi lại, điện thoại, hiếu hỷ. Nên tách phụ cấp lương khỏi phúc lợi để xác định đúng tiền lương đóng BHXH, như phân tích trong bài phụ cấp không đóng BHXH, không chịu thuế TNCN.
Chương IV – Hình thức và kỳ trả lương. Lương thời gian, lương sản phẩm, lương khoán; ngày trả lương; trả qua tài khoản ngân hàng; bảng kê trả lương gửi người lao động mỗi kỳ; cách tính lương ngày theo số ngày làm việc bình thường mà doanh nghiệp chọn.
Chương V – Nâng bậc lương. Thời gian giữ bậc tối thiểu, tiêu chí đánh giá, hội đồng xét nâng lương, thời điểm xét trong năm và trường hợp bị kéo dài thời hạn nâng lương do kỷ luật.
Chương VI – Thưởng. Các loại thưởng (thưởng tháng theo KPI, thưởng dự án, thưởng Tết, thưởng sáng kiến), nguồn quỹ, điều kiện hưởng, cách tính và thời điểm chi. Thưởng Tết và lương tháng 13 được hướng dẫn riêng trong bài thưởng Tết, lương tháng 13.
Chương VII – Tổ chức thực hiện. Trách nhiệm các phòng ban, quy trình khiếu nại về lương, hiệu lực và cách sửa đổi quy chế.
Xây dựng thang bảng lương và ví dụ 5 bậc
Cách làm phổ biến ở doanh nghiệp nhỏ gồm bốn bước. Đầu tiên, nhóm các chức danh có giá trị công việc tương đương vào cùng một ngạch. Tiếp theo, xác định mức bậc 1 cho từng ngạch dựa trên mặt bằng thị trường và khả năng chi trả. Sau đó, chọn khoảng cách giữa các bậc, thường từ 5% đến 10%. Cuối cùng, đối chiếu toàn bộ nhân viên hiện tại vào bậc phù hợp.
Ví dụ một bảng lương với khoảng cách bậc 7%, làm tròn đến nghìn đồng:
| Ngạch | Bậc 1 | Bậc 2 | Bậc 3 | Bậc 4 | Bậc 5 |
|---|---|---|---|---|---|
| Nhân viên | 8.000.000 | 8.560.000 | 9.159.000 | 9.800.000 | 10.486.000 |
| Chuyên viên | 12.000.000 | 12.840.000 | 13.739.000 | 14.701.000 | 15.730.000 |
| Quản lý | 18.000.000 | 19.260.000 | 20.608.000 | 22.051.000 | 23.594.000 |
Mỗi bậc bằng bậc liền trước nhân 1,07. Bậc 5 của ngạch nhân viên cao hơn bậc 1 khoảng 31%, đủ tạo lộ trình tăng lương trong 4 đến 8 năm nếu mỗi bậc giữ từ 1 đến 2 năm. Các chức danh trong từng ngạch có thể tham khảo bài chức danh trong doanh nghiệp.
Quy định về thưởng và công thức chia quỹ thưởng
Quy chế thưởng tốt trả lời được bốn câu hỏi: quỹ thưởng lấy từ đâu, ai đủ điều kiện, chia theo tiêu chí gì và chi khi nào. Một công thức đơn giản cho thưởng năm là trích một tỷ lệ lợi nhuận vượt kế hoạch, sau đó chia theo điểm bằng lương cơ bản nhân hệ số đánh giá.
Ví dụ. Kế hoạch lợi nhuận năm 2026 của một công ty là 2,0 tỷ đồng, thực tế đạt 2,6 tỷ đồng. Quy chế trích 20% phần vượt làm quỹ thưởng: 20% × 600 triệu = 120 triệu đồng. Bốn nhân viên có lương và hệ số đánh giá như sau:
| Nhân viên | Lương cơ bản | Hệ số đánh giá | Điểm = lương × hệ số | Thưởng (đồng) |
|---|---|---|---|---|
| A | 15.000.000 | 1,2 | 18.000.000 | 37.241.000 |
| B | 12.000.000 | 1,0 | 12.000.000 | 24.828.000 |
| C | 10.000.000 | 0,8 | 8.000.000 | 16.552.000 |
| D | 20.000.000 | 1,0 | 20.000.000 | 41.379.000 |
| Tổng | 58.000.000 | 120.000.000 |
Thưởng mỗi người bằng 120 triệu × điểm của người đó ÷ 58 triệu, làm tròn đến nghìn đồng. Với thưởng tháng hoặc quý theo chỉ tiêu cá nhân, công thức thường gắn mức thưởng với tỷ lệ hoàn thành KPI, chi tiết trong bài thưởng theo KPI.
Tiền thưởng là thu nhập chịu thuế TNCN, được cộng vào thu nhập tháng chi trả. Thưởng không phụ thuộc cố định vào mỗi kỳ lương nên không thuộc tiền lương đóng BHXH.
Điều kiện để chi lương, thưởng được trừ khi tính thuế TNDN
Khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025 liệt kê các khoản chi tiền lương, tiền thưởng không được trừ. Các điểm doanh nghiệp nhỏ thường vướng gồm:
- Tiền lương, tiền thưởng hạch toán nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ.
- Tiền lương, tiền thưởng không ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính hoặc quy chế thưởng.
- Tiền lương đã trích nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán vẫn chưa chi, trừ khi doanh nghiệp lập quỹ dự phòng tiền lương. Quỹ này không vượt 17% quỹ tiền lương thực hiện và doanh nghiệp không bị lỗ sau khi trích.
- Tiền lương của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ.
Quy chế lương thưởng vì vậy cần ghi rõ công thức và điều kiện, không chỉ ghi "thưởng theo quyết định của giám đốc". Danh sách đầy đủ các khoản chi không được trừ được tổng hợp trong bài chi phí được trừ khi tính thuế TNDN 2026.
Lỗi thường gặp khi soạn quy chế
Chép quy chế của doanh nghiệp khác. Quy chế không phù hợp cơ cấu chức danh sẽ bị bỏ qua trong thực tế, và khi xảy ra tranh chấp, văn bản đã công bố vẫn có giá trị ràng buộc.
Không cập nhật lương tối thiểu vùng. Mỗi lần Chính phủ điều chỉnh lương tối thiểu vùng, doanh nghiệp cần rà soát bậc 1 của ngạch thấp nhất.
Dùng từ ngữ định tính. "Thưởng xứng đáng", "tùy tình hình kinh doanh" không đủ làm căn cứ chi phí được trừ và dễ gây khiếu nại.
Bỏ qua bước tham khảo ý kiến và công bố. Thiếu biên bản lấy ý kiến và bằng chứng công bố khiến quy chế khó được chấp nhận khi thanh tra hoặc tòa án xem xét.
Checklist ban hành quy chế lương thưởng
- Liệt kê chức danh và nhóm thành các ngạch lương.
- Xây thang bảng lương, bảo đảm bậc thấp nhất không thấp hơn lương tối thiểu vùng.
- Tách phụ cấp lương khỏi phúc lợi, ghi rõ mức và điều kiện.
- Quy định kỳ trả lương, cách tính lương ngày và bảng kê trả lương.
- Viết công thức quỹ thưởng, điều kiện hưởng và thời điểm chi.
- Lấy ý kiến tổ chức đại diện người lao động nếu có và lưu biên bản.
- Ký quyết định ban hành, công bố cho người lao động và lưu bằng chứng.
- Rà soát quy chế ít nhất mỗi năm một lần hoặc khi lương tối thiểu vùng thay đổi.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp có phải đăng ký thang bảng lương không?
Không. Bộ luật Lao động 2019 bỏ thủ tục đăng ký. Doanh nghiệp tự xây dựng, tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động nếu có và công bố tại nơi làm việc trước khi áp dụng.
Doanh nghiệp dưới 10 người có cần quy chế lương thưởng không?
Luật không phân biệt quy mô khi yêu cầu xây dựng thang lương, bảng lương. Với doanh nghiệp rất nhỏ, quy chế có thể ngắn gọn nhưng vẫn cần ghi điều kiện và mức thưởng để khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN.
Khoảng cách giữa các bậc lương tối thiểu là bao nhiêu?
Luật hiện hành không quy định khoảng cách tối thiểu giữa các bậc. Doanh nghiệp tự chọn theo chiến lược nhân sự, phổ biến từ 5% đến 10%.
Có bắt buộc phải thưởng Tết không?
Không. Thưởng do doanh nghiệp quyết định căn cứ kết quả kinh doanh và mức độ hoàn thành công việc. Nếu quy chế hoặc hợp đồng đã cam kết thưởng, doanh nghiệp phải thực hiện theo cam kết.
Sửa quy chế lương thưởng có cần lấy ý kiến lại không?
Có. Việc sửa đổi thang bảng lương hoặc quy chế thưởng thực hiện theo thủ tục như khi ban hành, gồm tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động nếu có và công bố lại.
Quy chế lương có được ghi mức lương thấp hơn hợp đồng không?
Không nên. Mức lương trong hợp đồng phải căn cứ thang bảng lương. Nếu hợp đồng ghi mức cao hơn quy chế, doanh nghiệp vẫn phải trả theo hợp đồng.
Tóm tắt
Quy chế lương thưởng gồm thang bảng lương, phụ cấp, hình thức và kỳ trả lương, nâng lương và thưởng. Doanh nghiệp tự ban hành, tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động nếu có và công bố, không phải đăng ký. Thưởng cần công thức và điều kiện rõ để được trừ khi tính thuế TNDN. Để áp dụng quy chế vào bảng lương hằng tháng, doanh nghiệp tham khảo cách tính lương nhân viên 2026, bộ KPI mẫu theo phòng ban và cẩm nang BHXH và nhân sự.
