Phụ cấp không đóng BHXH, không chịu thuế TNCN 2026: bảng tra từng khoản và cách ghi hợp đồng
Các khoản như tiền ăn giữa ca, hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại, tiền nhà ở, tiền giữ trẻ, hiếu hỷ, sinh nhật và trợ cấp khó khăn không tính vào tiền lương đóng BHXH bắt buộc nếu được ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động. Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) lại có danh mục riêng: một khoản không đóng BHXH vẫn có thể phải tính thuế, ví dụ hỗ trợ xăng xe trả cố định hằng tháng. Doanh nghiệp cần tra hai danh mục độc lập với nhau thay vì mặc định "không đóng bảo hiểm thì cũng không chịu thuế".
Hai văn bản chi phối bảng lương năm 2026 là Nghị định 158/2025/NĐ-CP về tiền lương đóng BHXH (áp dụng từ 01/7/2025) và Nghị định 253/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế TNCN mới (hiệu lực từ 01/7/2026).
Căn cứ pháp lý & ngày rà soát: Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 (điểm b khoản 1 Điều 31 về tiền lương đóng BHXH bắt buộc); Nghị định 158/2025/NĐ-CP (khoản 1 Điều 7); Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH (khoản 5 Điều 3 về các chế độ, phúc lợi ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động); Nghị định 253/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế TNCN (Điều 8 về thu nhập từ tiền lương, tiền công; Điều 26 về tiền làm thêm giờ, làm đêm); Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế TNDN (Điều 10 về khoản chi không được trừ). Rà soát ngày 30/09/2026.
Mục lục
- Tiền lương đóng BHXH gồm những gì
- Các khoản không tính đóng BHXH
- Các khoản không chịu thuế TNCN hoặc chỉ chịu một phần
- Bảng tra nhanh: BHXH và thuế TNCN theo từng khoản
- Ví dụ tính cho một nhân viên
- Cách ghi hợp đồng lao động và quy chế để đúng bản chất
- Liên hệ với chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
- Checklist rà soát bảng lương
- Câu hỏi thường gặp
Tiền lương đóng BHXH gồm những gì
Theo điểm b khoản 1 Điều 31 Luật BHXH 2024 và khoản 1 Điều 7 Nghị định 158/2025, tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc của người làm việc theo hợp đồng lao động từ đủ 1 tháng trở lên gồm ba phần. Phần thứ nhất là mức lương theo công việc hoặc chức danh trong thang lương, bảng lương doanh nghiệp tự xây dựng. Phần thứ hai là phụ cấp lương bù đắp điều kiện lao động, tính chất phức tạp công việc, điều kiện sinh hoạt hoặc mức độ thu hút lao động. Phần thứ ba là các khoản bổ sung khác xác định được mức tiền cụ thể, thỏa thuận trong hợp đồng và trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương.
Nghị định 158 loại trừ phụ cấp và khoản bổ sung phụ thuộc hoặc biến động theo năng suất lao động, quá trình làm việc và chất lượng thực hiện công việc. Vì vậy, thưởng doanh số, thưởng KPI hay phụ cấp tính theo kết quả tháng không nằm trong tiền lương đóng BHXH. Ngược lại, phụ cấp trách nhiệm, chức vụ, thâm niên hay độc hại cố định hằng tháng thường thuộc diện phải đóng, với tỷ lệ và mức trần nêu trong bài mức đóng BHXH, BHYT, BHTN 2026.
Các khoản không tính đóng BHXH
Trong văn bản trả lời doanh nghiệp ngày 09/8/2026, Bảo hiểm xã hội Việt Nam dẫn khoản 5 Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH: các chế độ, phúc lợi khác được ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động, không phải là lương hay phụ cấp lương, nên không thuộc tiền lương đóng BHXH bắt buộc.
Danh sách cụ thể gồm:
- Thưởng theo Điều 104 Bộ luật Lao động và tiền thưởng sáng kiến.
- Tiền ăn giữa ca.
- Các khoản hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại.
- Tiền nhà ở, tiền giữ trẻ, hỗ trợ nuôi con nhỏ.
- Hỗ trợ khi người lao động có thân nhân qua đời, có người thân kết hôn, hỗ trợ sinh nhật.
- Trợ cấp cho người lao động gặp hoàn cảnh khó khăn khi bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.
- Các khoản hỗ trợ, trợ cấp khác có bản chất phúc lợi.
Điều kiện quan trọng là cách ghi và cách trả. Nếu hợp đồng ghi "phụ cấp đi lại 1.000.000 đồng/tháng" cùng dòng với lương và trả cố định, cơ quan BHXH có thể coi đó là khoản bổ sung trả thường xuyên, ổn định. Khoản hỗ trợ nên nằm ở mục riêng, kèm quy chế nêu đối tượng và điều kiện hưởng.
Các khoản không chịu thuế TNCN hoặc chỉ chịu một phần
Thuế TNCN dùng danh mục khác. Điều 8 Nghị định 253/2026 coi mọi khoản tiền lương, tiền công, phụ cấp, trợ cấp và lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền là thu nhập chịu thuế, trừ các khoản được liệt kê. Nhóm được loại trừ thường gặp trong doanh nghiệp gồm:
Tiền ăn giữa ca. Nếu doanh nghiệp tự nấu, mua suất ăn hoặc cấp phiếu ăn, khoản này không tính vào thu nhập chịu thuế. Nếu chi bằng tiền, phần vượt 1,2 triệu đồng/người/tháng phải tính thuế.
Khoán chi văn phòng phẩm, công tác phí, điện thoại, trang phục. Phần khoán trong mức phù hợp với chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) không chịu thuế; phần cao hơn phải tính thuế. Với trang phục, chi bằng tiền trên 5 triệu đồng/người/năm không được trừ khi tính TNDN theo Nghị định 320/2025, nên phần vượt cũng là thu nhập chịu thuế TNCN.
Tiền thuê nhà doanh nghiệp trả thay. Khoản này tính vào thu nhập chịu thuế theo số thực trả nhưng không quá 15% tổng thu nhập chịu thuế tại đơn vị, chưa gồm tiền thuê nhà. Nhà ở do doanh nghiệp xây cho người lao động ở thì không tính.
Phụ cấp do Nhà nước quy định. Phụ cấp độc hại, nguy hiểm, phụ cấp thu hút, phụ cấp khu vực, trợ cấp một lần khi sinh con, trợ cấp thôi việc, mất việc làm và trợ cấp khó khăn đột xuất không chịu thuế. Các khoản này phải theo mức cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định; phần cao hơn phải tính thuế, trừ trợ cấp thôi việc, mất việc làm nếu mức cao hơn đã ghi trong quy chế hoặc hợp đồng.
Khoản không mang tính chất tiền lương. Xe đưa đón theo quy chế, chi đào tạo phù hợp công việc, công tác phí có hóa đơn theo quyết định cử đi công tác, bảo hiểm sức khỏe không tích lũy phí và chi hiếu, hỷ theo quy chế trong mức được trừ khi tính TNDN đều không tính vào thu nhập chịu thuế.
Tiền làm thêm giờ và làm đêm trong giới hạn luật định được miễn thuế theo Điều 26 Nghị định 253. Cách tính chi tiết có trong bài cách tính tiền làm thêm giờ 2026.
Bảng tra nhanh: BHXH và thuế TNCN theo từng khoản
Bảng sau giả định doanh nghiệp đã ghi các khoản phúc lợi thành mục riêng trong hợp đồng và có quy chế chi.
| Khoản chi | Tính đóng BHXH? | Tính thuế TNCN? | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Lương theo chức danh | Có | Có | Theo thang, bảng lương |
| Phụ cấp chức vụ, trách nhiệm, thâm niên | Có | Có | Khoản cố định bù đắp yếu tố công việc |
| Phụ cấp độc hại, nguy hiểm | Có | Không, trong mức Nhà nước quy định | Phần vượt mức phải tính thuế |
| Phụ cấp khu vực, thu hút | Có | Không, trong mức Nhà nước quy định | Phần vượt mức phải tính thuế |
| Thưởng KPI, doanh số, thưởng Tết | Không | Có | Biến động theo kết quả |
| Tiền ăn giữa ca bằng tiền | Không | Phần vượt 1,2 triệu đồng/tháng | Suất ăn do doanh nghiệp tổ chức không tính thuế |
| Khoán điện thoại, văn phòng phẩm | Không | Phần vượt mức khoán hợp lý | Cần quy chế khoán |
| Hỗ trợ xăng xe, đi lại cố định | Không | Có | Công tác phí có hóa đơn thì không tính |
| Xe đưa đón của doanh nghiệp | Không | Không | Theo quy chế đơn vị |
| Tiền thuê nhà trả thay | Không | Tối đa 15% thu nhập chịu thuế | Trả bằng tiền cho người lao động thì chịu thuế toàn bộ |
| Tiền giữ trẻ, nuôi con nhỏ | Không | Có | Không thuộc danh mục loại trừ |
| Hiếu, hỷ theo quy chế | Không | Không, trong mức phúc lợi được trừ | Cần quy chế và chứng từ |
| Trang phục bằng tiền | Không | Phần vượt 5 triệu đồng/năm | Theo mức được trừ khi tính TNDN |
| Bảo hiểm sức khỏe không tích lũy | Không | Không | Bảo hiểm nhân thọ có tích lũy thì chịu thuế |
| Làm thêm giờ, làm đêm trong giới hạn | Không | Không | Cần bảng chấm công, bảng kê |
Ví dụ tính cho một nhân viên
Chị Lan làm trưởng nhóm kinh doanh, có một người phụ thuộc. Thu nhập tháng 10/2026 gồm lương chức danh 25 triệu đồng, phụ cấp trách nhiệm 2 triệu đồng, tiền ăn trưa trả bằng tiền 1,5 triệu đồng, khoán điện thoại 500.000 đồng theo quy chế, hỗ trợ xăng xe 1 triệu đồng. Công ty trả thay tiền thuê nhà 5 triệu đồng cho chủ nhà.
Bước 1 – Tiền lương đóng BHXH. Chỉ lương chức danh và phụ cấp trách nhiệm được tính: 25 + 2 = 27 triệu đồng. Chị Lan đóng 10,5% = 2.835.000 đồng. Công ty đóng 21,5% = 5.805.000 đồng.
Bước 2 – Thu nhập chịu thuế chưa gồm tiền nhà. Lương, phụ cấp trách nhiệm và xăng xe tính toàn bộ. Tiền ăn chỉ tính phần vượt 1,2 triệu đồng, tức 300.000 đồng. Khoán điện thoại trong mức quy chế không tính. Tổng: 25 + 2 + 0,3 + 1 = 28,3 triệu đồng.
Bước 3 – Tiền thuê nhà tính thuế. Mức tối đa là 15% × 28,3 triệu = 4.245.000 đồng, thấp hơn 5 triệu đồng thực trả. Thu nhập chịu thuế tháng là 28.300.000 + 4.245.000 = 32.545.000 đồng.
Bước 4 – Thu nhập tính thuế. Trừ giảm trừ bản thân 15,5 triệu đồng, người phụ thuộc 6,2 triệu đồng và bảo hiểm 2.835.000 đồng: 32.545.000 − 15.500.000 − 6.200.000 − 2.835.000 = 8.010.000 đồng.
Bước 5 – Thuế TNCN. Thu nhập tính thuế thuộc bậc 1 của biểu 5 bậc, thuế suất 5%: 8.010.000 × 5% = 400.500 đồng.
Giả sử công ty ghi tất cả các khoản trên vào mục "phụ cấp" cùng dòng với lương và trả cố định. Khi đó cơ quan BHXH có căn cứ tính tiền ăn, điện thoại và xăng xe vào tiền lương đóng BHXH, nâng mức đóng lên 30 triệu đồng. Công ty đóng thêm 645.000 đồng/tháng, tức 7.740.000 đồng/năm cho riêng một người, còn chị Lan bị trừ thêm 315.000 đồng/tháng.
Công thức tính thuế đầy đủ, gồm cả biểu thuế rút gọn, có trong bài cách tính thuế TNCN từ tiền lương 2026.
Cách ghi hợp đồng lao động và quy chế để đúng bản chất
Doanh nghiệp không nên đổi tên khoản lương thành "hỗ trợ" chỉ để giảm tiền đóng. Nếu mức lương chức danh thấp bất thường so với công việc, còn khoản "hỗ trợ" lớn và trả cố định, cơ quan BHXH có thể truy thu và tính lãi chậm đóng. Mức lương đóng BHXH cũng không được thấp hơn lương tối thiểu vùng, như đã nêu trong bài lương tối thiểu vùng 2026.
Cách ghi an toàn gồm ba lớp: mục "Tiền lương" ghi lương chức danh và phụ cấp lương; mục "Chế độ, phúc lợi khác" ghi tiền ăn, đi lại, nhà ở, giữ trẻ và dẫn chiếu quy chế; quy chế tài chính hoặc quy chế lương thưởng nêu điều kiện hưởng, mức chi và chứng từ.
Cấu trúc quy chế lương thưởng và cách tách phụ cấp khỏi thưởng được trình bày trong bài quy chế lương thưởng mẫu. Mẫu hợp đồng có sẵn mục chế độ phúc lợi riêng nằm trong bài mẫu hợp đồng lao động 2026.
Liên hệ với chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Nhiều ngưỡng miễn thuế TNCN dẫn chiếu sang chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Theo Điều 10 Nghị định 320/2025, chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động chỉ được trừ tối đa bằng 1 tháng lương bình quân thực tế trong năm; trang phục bằng tiền vượt 5 triệu đồng/người/năm không được trừ; tiền lương, tiền thưởng không ghi điều kiện và mức hưởng trong hợp đồng, thỏa ước hoặc quy chế cũng không được trừ. Khi một khoản chi vừa được trừ khi tính TNDN, vừa nằm trong mức miễn TNCN, doanh nghiệp tối ưu chi phí mà vẫn đúng luật. Danh mục đầy đủ nằm trong bài chi phí được trừ khi tính thuế TNDN 2026.
Checklist rà soát bảng lương
- Liệt kê toàn bộ khoản chi cho người lao động hằng tháng, phân thành lương, phụ cấp lương, thưởng và phúc lợi.
- Đối chiếu từng khoản với khoản 1 Điều 7 Nghị định 158/2025 để xác định khoản thuộc tiền lương đóng BHXH.
- Chuyển các khoản phúc lợi sang mục riêng trong hợp đồng lao động hoặc phụ lục hợp đồng.
- Ban hành hoặc cập nhật quy chế chi tiền ăn, điện thoại, đi lại, nhà ở, hiếu hỷ với mức và điều kiện cụ thể.
- Kiểm tra tiền ăn bằng tiền: phần vượt 1,2 triệu đồng/tháng phải cộng vào thu nhập chịu thuế.
- Tính trần 15% cho tiền thuê nhà trả thay trong bảng tính thuế TNCN.
- Tổng hợp chi phúc lợi cả năm so với 1 tháng lương bình quân để kiểm soát chi phí được trừ.
- Bảo đảm mức lương đóng BHXH không thấp hơn lương tối thiểu vùng và phù hợp chức danh.
Câu hỏi thường gặp
Phụ cấp xăng xe có phải đóng BHXH không?
Không, nếu khoản hỗ trợ xăng xe được ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động theo khoản 5 Điều 3 Thông tư 10/2020. Nếu ghi cùng mức lương như một khoản bổ sung cố định, khoản này có thể bị tính vào tiền lương đóng BHXH.
Phụ cấp xăng xe có chịu thuế TNCN không?
Có, khi doanh nghiệp trả cố định hằng tháng bằng tiền. Chi phí đi lại khi đi công tác theo quyết định cử đi và có hóa đơn, chứng từ thì không tính vào thu nhập chịu thuế.
Tiền ăn trưa 1,5 triệu đồng/tháng tính thuế thế nào?
Nếu trả bằng tiền, 300.000 đồng vượt mức 1,2 triệu đồng được cộng vào thu nhập chịu thuế. Nếu doanh nghiệp đặt suất ăn hoặc cấp phiếu ăn, toàn bộ khoản này không tính thuế.
Thưởng KPI hằng tháng có phải đóng BHXH không?
Không. Thưởng theo Điều 104 Bộ luật Lao động và khoản biến động theo năng suất, chất lượng công việc không thuộc tiền lương đóng BHXH. Thưởng vẫn chịu thuế TNCN theo tháng trả.
Doanh nghiệp tự ý hạ lương cơ bản, tăng phụ cấp có rủi ro gì?
Nếu việc tách không phản ánh đúng bản chất, cơ quan BHXH có thể xác định lại tiền lương đóng, truy thu kèm tiền lãi và xử phạt. Người lao động cũng bị thiệt ở chế độ thai sản, ốm đau và lương hưu vì các chế độ này tính trên tiền lương đóng.
Tiền hiếu hỷ có bị tính thuế TNCN không?
Không, nếu chi theo quy chế tài chính, quy chế nội bộ hoặc hợp đồng lao động và nằm trong mức được trừ khi tính thuế TNDN. Phần vượt quy chế hoặc vượt mức phúc lợi được trừ có thể bị tính thuế.
Tóm tắt
Tiền lương đóng BHXH gồm lương chức danh, phụ cấp lương và khoản bổ sung trả thường xuyên, ổn định. Tiền ăn, xăng xe, điện thoại, nhà ở, giữ trẻ, hiếu hỷ không đóng BHXH khi được ghi thành mục riêng. Thuế TNCN có danh mục riêng: tiền ăn bằng tiền miễn đến 1,2 triệu đồng/tháng, tiền thuê nhà tính tối đa 15%, phụ cấp độc hại, khu vực miễn theo mức Nhà nước quy định, còn xăng xe cố định và tiền giữ trẻ vẫn chịu thuế. Doanh nghiệp nên đồng bộ hợp đồng, quy chế lương thưởng và bảng lương theo hướng dẫn trong bài cách tính lương nhân viên 2026 và cẩm nang BHXH và nhân sự.
