Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN 2026: 3 điều kiện, các khoản bị loại và ví dụ điều chỉnh quyết toán
Một khoản chi được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) nếu đáp ứng đồng thời ba điều kiện: thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động kinh doanh, có hóa đơn hoặc chứng từ hợp pháp, và thanh toán không dùng tiền mặt với khoản mua từ 5 triệu đồng trở lên. Ngoài ba điều kiện chung, Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP liệt kê các khoản không được trừ dù có đủ chứng từ, như tiền phạt vi phạm hành chính, phần chi phúc lợi vượt 1 tháng lương bình quân hay phần khấu hao ô tô vượt 1,6 tỷ đồng.
Chi phí kế toán và chi phí được trừ khi tính thuế là hai khái niệm khác nhau. Lợi nhuận trên báo cáo tài chính có thể là 800 triệu đồng, nhưng thu nhập tính thuế lại cao hơn nhiều sau khi loại các khoản không được trừ. Phần chênh lệch này là nơi phát sinh truy thu khi cơ quan thuế kiểm tra.
Căn cứ pháp lý & ngày rà soát: Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15, được sửa đổi bởi Luật số 09/2026/QH16; Nghị định 320/2025/NĐ-CP (Điều 9 về khoản chi được trừ, Điều 10 về khoản chi không được trừ), được sửa đổi bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP; Thông tư 48/2019/TT-BTC về trích lập dự phòng (còn áp dụng đến khi có văn bản thay thế, chậm nhất 31/12/2026 theo Quyết định 1760/QĐ-BTC). Rà soát ngày 30/09/2026.
Lưu ý: Doanh nghiệp có tổng doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở xuống được miễn thuế TNDN theo Luật 09/2026/QH16 và Nghị định 141/2026. Các doanh nghiệp này vẫn nên giữ chứng từ đúng chuẩn vì doanh thu có thể vượt ngưỡng trong năm sau.
Mục lục
- Ba điều kiện chung để khoản chi được trừ
- Bảng tra các khoản chi không được trừ thường gặp
- Nhóm chi phí tiền lương, thưởng và phúc lợi
- Nhóm tài sản, khấu hao và dự phòng
- Nhóm hóa đơn, thanh toán và mua hàng
- Ví dụ điều chỉnh từ lợi nhuận kế toán sang thu nhập tính thuế
- Cách tổ chức chứng từ trong năm
- Checklist trước khi quyết toán
- Câu hỏi thường gặp
Ba điều kiện chung để khoản chi được trừ
Điều kiện 1 – Thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động kinh doanh. Khoản chi phải phục vụ việc tạo ra doanh thu, bao gồm cả chi nghiên cứu phát triển. Chi cho mục đích cá nhân của chủ doanh nghiệp, chi cho tài sản không dùng vào kinh doanh không đáp ứng điều kiện này.
Điều kiện 2 – Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Hàng hóa, dịch vụ mua vào phải có hóa đơn theo quy định. Một số trường hợp không có hóa đơn được lập bảng kê thay thế, như mua nông sản của người trực tiếp sản xuất, mua phế liệu của người thu nhặt, mua của hộ, cá nhân kinh doanh dưới ngưỡng chịu thuế giá trị gia tăng.
Điều kiện 3 – Thanh toán không dùng tiền mặt với khoản từ 5 triệu đồng. Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Nghị định 320 bổ sung ba tình huống: mua nhiều lần cùng một người bán trong cùng ngày có tổng từ 5 triệu đồng cũng phải chuyển khoản; nhân viên thanh toán thay bằng thẻ, tài khoản cá nhân được chấp nhận nếu có quy chế tài chính hoặc văn bản ủy quyền; khoản chưa thanh toán tại thời điểm ghi nhận chi phí vẫn được tính, nhưng nếu sau đó trả bằng tiền mặt thì phải điều chỉnh giảm chi phí.
Bảng tra các khoản chi không được trừ thường gặp
| Khoản chi | Xử lý khi tính thuế TNDN | Căn cứ tại Điều 10 NĐ 320 |
|---|---|---|
| Tiền phạt vi phạm hành chính, tiền chậm nộp thuế | Không được trừ | Khoản 2 |
| Phúc lợi trực tiếp vượt 1 tháng lương bình quân | Phần vượt không được trừ | Khoản 4 |
| Bảo hiểm hưu trí tự nguyện, nhân thọ vượt 5 triệu đồng/tháng/người | Phần vượt không được trừ | Khoản 4 |
| Lương, thưởng không ghi điều kiện, mức hưởng trong hợp đồng, quy chế | Không được trừ | Khoản 8 |
| Lương đã trích nhưng chưa chi đến hạn quyết toán, không lập quỹ dự phòng | Không được trừ | Khoản 8 |
| Lương của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty TNHH một thành viên là cá nhân | Không được trừ | Khoản 8 |
| Trang phục bằng tiền vượt 5 triệu đồng/người/năm | Phần vượt không được trừ | Khoản 8 |
| Khấu hao ô tô chở người đến 9 chỗ, phần nguyên giá vượt 1,6 tỷ đồng | Không được trừ | Khoản 6 |
| Trích lập dự phòng không đúng quy định | Không được trừ | Khoản 5 |
| Thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ | Không được tính lại vào chi phí | Khoản 12 |
| Tài trợ không thuộc danh mục, không đủ hồ sơ | Không được trừ | Khoản 17 |
| Chi phí không tương ứng doanh thu tính thuế | Không được trừ | Khoản 22 |
| Tiền lương làm thêm giờ vượt giới hạn luật định | Phần vượt không được trừ | Khoản 23 |
Nhóm chi phí tiền lương, thưởng và phúc lợi
Tiền lương là khoản chi lớn nhất ở phần lớn doanh nghiệp nhỏ và cũng là khoản dễ bị loại nhất. Tiền lương, tiền thưởng chỉ được trừ khi điều kiện hưởng và mức hưởng được ghi trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính hoặc quy chế thưởng, đồng thời thực tế đã chi và có chứng từ. Cấu trúc quy chế đáp ứng yêu cầu này được trình bày trong bài quy chế lương thưởng mẫu.
Doanh nghiệp có thể lập quỹ dự phòng tiền lương để chi cho năm sau, với mức không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện và điều kiện không bị lỗ sau khi trích. Quỹ tiền lương thực hiện là tổng tiền lương thực tế đã chi của năm quyết toán tính đến hạn nộp hồ sơ quyết toán.
Chi phúc lợi trực tiếp như hiếu hỷ, nghỉ mát, hỗ trợ khám chữa bệnh, bảo hiểm sức khỏe, hỗ trợ đi lại ngày lễ, Tết được trừ tối đa bằng 1 tháng lương bình quân thực tế. Mức này bằng quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia cho 12, hoặc chia cho số tháng hoạt động nếu dưới 12 tháng. Nhiều khoản phúc lợi này cũng được miễn thuế TNCN khi nằm trong mức được trừ, như phân tích trong bài phụ cấp không đóng BHXH, không chịu thuế TNCN.
Công tác phí cần hóa đơn, chứng từ; nếu nhân viên thanh toán thay từ 5 triệu đồng bằng phương tiện không dùng tiền mặt, doanh nghiệp cần quyết định cử đi công tác và quy chế cho phép. Khoản khoán công tác phí theo quy chế tài chính được trừ. Tiền lương trả cho cá nhân theo hợp đồng dịch vụ cần hợp đồng, biên bản nghiệm thu và chứng từ khấu trừ thuế, như hướng dẫn trong bài lương khoán và hợp đồng khoán việc.
Nhóm tài sản, khấu hao và dự phòng
Khấu hao. Tài sản cố định phải dùng cho kinh doanh, có hóa đơn và được theo dõi theo quy định. Với ô tô chở người đến 9 chỗ, phần khấu hao tương ứng nguyên giá vượt 1,6 tỷ đồng/xe không được trừ, trừ xe dùng cho kinh doanh vận tải hành khách, du lịch, khách sạn hoặc làm xe mẫu, lái thử. Khấu hao tài sản đã hết giá trị cũng không được trừ.
Hàng hóa hư hỏng, tổn thất. Tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn và trường hợp bất khả kháng không được bồi thường được tính vào chi phí được trừ. Giá trị hàng tồn kho hết hạn, hư hỏng, lỗi thời và tài sản bị tiêu hủy được trừ khi có hồ sơ tiêu hủy theo quy định.
Dự phòng. Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, giảm giá hàng tồn kho, tổn thất đầu tư và bảo hành chỉ được trừ khi đúng Thông tư 48/2019/TT-BTC. Nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm trích 30%, từ 1 đến dưới 2 năm trích 50%, từ 2 đến dưới 3 năm trích 70% và từ 3 năm trở lên trích 100%. Hồ sơ gồm chứng từ gốc và bằng chứng đã đối chiếu hoặc đòi nợ, như trình bày trong bài quản lý công nợ phải thu.
Nhóm hóa đơn, thanh toán và mua hàng
Phần lớn các khoản bị loại khi kiểm tra thuế đến từ khâu mua hàng: hóa đơn sai thông tin người mua, hóa đơn lập không đúng thời điểm, mua hàng từ 5 triệu đồng trả tiền mặt, hoặc chia nhỏ hóa đơn cùng ngày để né ngưỡng. Những lỗi này có thể được ngăn từ đầu bằng một quy trình phê duyệt, nhận hàng và thanh toán rõ ràng, như mô tả trong bài quy trình mua hàng và thanh toán.
Thuế GTGT đầu vào đã được khấu trừ không được tính lại vào chi phí. Ngược lại, thuế GTGT đầu vào của hàng hóa dùng cho kinh doanh nhưng không được khấu trừ và không thuộc diện hoàn thuế có thể được tính vào chi phí.
Ví dụ điều chỉnh từ lợi nhuận kế toán sang thu nhập tính thuế
Công ty An Phát có tổng doanh thu năm 2026 là 12 tỷ đồng, lợi nhuận kế toán trước thuế 800 triệu đồng. Quỹ tiền lương thực hiện là 2,4 tỷ đồng. Khi rà soát, kế toán phát hiện các khoản sau (triệu đồng):
| Khoản cần điều chỉnh | Cách xác định | Số cộng lại |
|---|---|---|
| Tiền phạt chậm nộp tờ khai, tiền chậm nộp thuế | Toàn bộ | 30 |
| Chi phúc lợi 260 triệu đồng | 260 − 2.400 ÷ 12 = 260 − 200 | 60 |
| Mua văn phòng phẩm 8 triệu đồng trả tiền mặt | Không có chứng từ thanh toán không tiền mặt | 8 |
| Khấu hao ô tô 7 chỗ nguyên giá 2,4 tỷ đồng, 8 năm | 300 − 300 × 1,6 ÷ 2,4 = 300 − 200 | 100 |
| Thưởng dự án không có trong quy chế | Toàn bộ | 50 |
| Tổng cộng lại | 248 |
Thu nhập tính thuế = 800 + 248 = 1.048 triệu đồng. Doanh thu năm 12 tỷ đồng thuộc nhóm trên 3 tỷ đến 50 tỷ đồng nên áp dụng thuế suất 17%. Thuế TNDN phải nộp là 1.048 × 17% = 178,16 triệu đồng, cao hơn 42,16 triệu đồng so với con số 136 triệu đồng nếu tính trên lợi nhuận kế toán. Nếu các sai sót được phát hiện khi kiểm tra thay vì khi tự quyết toán, doanh nghiệp còn chịu tiền chậm nộp và có thể bị phạt.
Lợi nhuận kế toán được đọc từ báo cáo kết quả kinh doanh, như hướng dẫn trong bài cách đọc báo cáo kết quả kinh doanh.
Cách tổ chức chứng từ trong năm
Việc chuẩn hóa chứng từ hiệu quả nhất khi làm hằng tháng thay vì dồn đến kỳ quyết toán. Ba thói quen giúp giảm phần lớn khoản bị loại:
- Mọi khoản mua từ 5 triệu đồng thanh toán qua ngân hàng, kể cả mua lẻ của cửa hàng nhỏ.
- Quy chế tài chính quy định rõ phúc lợi, công tác phí, điện thoại, trang phục, cho phép nhân viên thanh toán thay.
- Kế toán đối chiếu hằng quý tổng chi phúc lợi với 1 tháng lương bình quân dự kiến để điều chỉnh kế hoạch chi.
Checklist trước khi quyết toán
- Rà soát hóa đơn từ 5 triệu đồng không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Kiểm tra các hóa đơn cùng người bán, cùng ngày có tổng từ 5 triệu đồng.
- Tổng hợp tiền phạt, tiền chậm nộp để loại khỏi chi phí.
- So sánh tổng chi phúc lợi với quỹ lương thực hiện chia 12.
- Đối chiếu tiền lương, thưởng với hợp đồng và quy chế; xác định lương chưa chi đến hạn quyết toán.
- Tính phần khấu hao ô tô vượt 1,6 tỷ đồng và tài sản không dùng cho kinh doanh.
- Kiểm tra hồ sơ trích lập dự phòng theo Thông tư 48/2019.
- Xác định thuế suất 15%, 17% hay 20% theo tổng doanh thu năm.
Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn 5 triệu đồng trả tiền mặt có được tính vào chi phí không?
Không. Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được trừ khi tính thuế TNDN.
Nhân viên dùng thẻ cá nhân thanh toán cho công ty có được tính chi phí không?
Được, nếu quy chế tài chính hoặc văn bản ủy quyền của doanh nghiệp cho phép và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt từ tài khoản, thẻ của nhân viên.
Chi phúc lợi được trừ tối đa bao nhiêu?
Tối đa bằng 1 tháng lương bình quân thực tế trong năm, tức quỹ tiền lương thực hiện chia 12. Phần vượt không được trừ.
Tiền chậm nộp thuế có được tính vào chi phí không?
Không. Tiền chậm nộp theo Luật Quản lý thuế và tiền phạt vi phạm hành chính đều thuộc khoản chi không được trừ.
Lương giám đốc công ty TNHH một thành viên có được trừ không?
Không được trừ nếu giám đốc đồng thời là chủ sở hữu cá nhân của công ty TNHH một thành viên. Lương của giám đốc thuê ngoài được trừ nếu đáp ứng điều kiện về hợp đồng và chứng từ.
Doanh nghiệp doanh thu dưới 1 tỷ đồng có cần quan tâm chi phí được trừ không?
Doanh nghiệp đủ điều kiện miễn thuế TNDN theo ngưỡng 1 tỷ đồng không phải nộp thuế cho năm đó, nhưng vẫn nên giữ chứng từ đúng chuẩn vì ngưỡng xác định theo từng năm và báo cáo tài chính vẫn phải lập theo quy định.
Tóm tắt
Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN phải thực tế phát sinh, liên quan đến kinh doanh, có chứng từ hợp pháp và thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu đồng. Các khoản như tiền phạt, phúc lợi vượt 1 tháng lương bình quân, lương không có trong quy chế, khấu hao ô tô vượt 1,6 tỷ đồng bị loại dù có hóa đơn. Rà soát định kỳ giúp doanh nghiệp tránh truy thu. Các quy định thuế khác cho doanh nghiệp nhỏ được tổng hợp tại cẩm nang thuế SME 2026 và tài chính kế toán, cùng bài doanh nghiệp nhỏ và vừa: tiêu chí và ưu đãi.
