Quy trình mua hàng và thanh toán: 6 bước từ đề nghị mua đến trả tiền, đối chiếu 3 chiều và điều kiện chứng từ thuế 2026
Quy trình mua hàng và thanh toán là chuỗi bước kiểm soát từ khi một bộ phận có nhu cầu đến khi doanh nghiệp trả tiền cho nhà cung cấp, gồm 6 bước: đề nghị mua, chọn nhà cung cấp và đặt hàng, nhận hàng, nhận hóa đơn, đối chiếu 3 chiều và thanh toán. Mục tiêu là mua đúng thứ cần, đúng giá, đúng số lượng, và chỉ trả tiền cho hàng đã thực nhận. Với khoản mua từ 5 triệu đồng, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là điều kiện để chi phí được trừ khi tính thuế TNDN theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP.
Mua hàng là nơi doanh nghiệp nhỏ dễ thất thoát nhất: giá mua cao hơn thị trường, hàng nhận thiếu vẫn trả đủ, một hóa đơn được thanh toán hai lần, hoặc khoản chi bị loại khi quyết toán thuế vì trả tiền mặt. Quy trình rõ ràng với phân quyền phê duyệt giải quyết phần lớn các rủi ro này.
Căn cứ pháp lý & ngày rà soát: Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15; Nghị định 320/2025/NĐ-CP (điểm b, c khoản 1 Điều 9 về hóa đơn, chứng từ và thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu đồng, bảng kê thu mua của hộ, cá nhân); Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15 và văn bản hướng dẫn về điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Rà soát ngày 30/09/2026.
Mục lục
- Bảng tóm tắt quy trình mua hàng 6 bước
- Ma trận phê duyệt theo giá trị
- Bước 1 và 2: đề nghị mua, chọn nhà cung cấp, đặt hàng
- Bước 3 và 4: nhận hàng và nhận hóa đơn
- Bước 5: đối chiếu 3 chiều
- Bước 6: thanh toán và điều kiện chứng từ thuế
- Rủi ro gian lận và cách kiểm soát
- Checklist
- Câu hỏi thường gặp
Bảng tóm tắt quy trình mua hàng 6 bước
| Bước | Chứng từ | Người thực hiện | Người kiểm soát |
|---|---|---|---|
| 1. Đề nghị mua | Phiếu đề nghị mua hàng | Bộ phận có nhu cầu | Trưởng bộ phận |
| 2. Chọn nhà cung cấp, đặt hàng | Báo giá, bảng so sánh, đơn đặt hàng hoặc hợp đồng | Mua hàng | Người phê duyệt theo ma trận |
| 3. Nhận hàng | Phiếu nhập kho, biên bản giao nhận | Kho | Bộ phận có nhu cầu, kiểm tra chất lượng |
| 4. Nhận hóa đơn | Hóa đơn điện tử của nhà cung cấp | Kế toán | Kế toán kiểm tra tính hợp lệ |
| 5. Đối chiếu 3 chiều | Đơn đặt hàng, phiếu nhập, hóa đơn | Kế toán công nợ | Kế toán trưởng |
| 6. Thanh toán | Đề nghị thanh toán, ủy nhiệm chi | Kế toán | Giám đốc hoặc người được ủy quyền |
Ma trận phê duyệt theo giá trị
Ma trận phê duyệt quy định ai được duyệt khoản mua nào, dựa trên giá trị và tính chất. Ví dụ cho công ty 40 người:
| Giá trị một đơn hàng (chưa thuế) | Số báo giá tối thiểu | Người phê duyệt | Hình thức thanh toán |
|---|---|---|---|
| Dưới 5 triệu đồng | Không bắt buộc | Trưởng bộ phận | Chuyển khoản hoặc quỹ tạm ứng |
| Từ 5 đến dưới 50 triệu đồng | 2 | Kế toán trưởng và trưởng bộ phận | Chuyển khoản |
| Từ 50 đến dưới 500 triệu đồng | 3 | Giám đốc | Chuyển khoản theo hợp đồng |
| Từ 500 triệu đồng | 3, có biên bản chọn nhà cung cấp | Giám đốc và chủ sở hữu hoặc hội đồng thành viên theo điều lệ | Chuyển khoản theo tiến độ hợp đồng |
Ngưỡng cụ thể do doanh nghiệp tự đặt, nhưng mức 5 triệu đồng nên được giữ làm mốc bắt buộc thanh toán qua ngân hàng vì liên quan trực tiếp điều kiện thuế. Ma trận này là một phần của bộ quy trình nội bộ, như trong bài bộ quy trình cho doanh nghiệp nhỏ.
Bước 1 và 2: đề nghị mua, chọn nhà cung cấp, đặt hàng
Đề nghị mua. Bộ phận có nhu cầu lập phiếu đề nghị mua ghi mặt hàng, quy cách, số lượng, thời gian cần, mục đích sử dụng và ngân sách liên quan. Với hàng tồn kho, đề nghị mua xuất phát từ điểm đặt hàng lại của kho, như trình bày trong bài quy trình quản lý kho. Trưởng bộ phận kiểm tra nhu cầu và đối chiếu với ngân sách được giao.
Chọn nhà cung cấp. Bộ phận mua hàng lấy báo giá theo số lượng quy định trong ma trận, lập bảng so sánh gồm giá, chất lượng, thời gian giao, điều khoản thanh toán, bảo hành. Giá thấp nhất chưa chắc là lựa chọn tốt nhất nếu thời gian giao chậm làm gián đoạn sản xuất. Doanh nghiệp nên duy trì danh sách nhà cung cấp đã được đánh giá và rà soát mỗi năm.
Đặt hàng. Đơn đặt hàng (PO) hoặc hợp đồng ghi rõ mặt hàng, số lượng, đơn giá, thời gian, địa điểm giao, điều khoản thanh toán và thông tin tài khoản ngân hàng của nhà cung cấp. Mọi thay đổi về giá hoặc số lượng sau khi đặt phải được phê duyệt lại.
Bước 3 và 4: nhận hàng và nhận hóa đơn
Nhận hàng. Thủ kho kiểm đếm số lượng, bộ phận có nhu cầu hoặc người kiểm tra chất lượng xác nhận quy cách. Hàng thiếu, sai quy cách hoặc hư hỏng được ghi vào biên bản giao nhận có chữ ký của bên giao. Phiếu nhập kho chỉ ghi số lượng thực nhận đạt yêu cầu. Người đặt hàng không nên đồng thời là người nhận hàng.
Nhận hóa đơn. Kế toán kiểm tra hóa đơn điện tử: thông tin người bán, người mua, mã số thuế, tên hàng, số lượng, đơn giá, thuế suất, và tra cứu tình trạng hóa đơn trên hệ thống của cơ quan thuế. Hóa đơn sai thông tin phải được người bán điều chỉnh hoặc thay thế trước khi thanh toán.
Bước 5: đối chiếu 3 chiều
Đối chiếu 3 chiều là so sánh đơn đặt hàng, phiếu nhập kho và hóa đơn trước khi thanh toán. Doanh nghiệp chỉ trả tiền khi ba chứng từ khớp nhau về mặt hàng, số lượng và đơn giá, hoặc khi chênh lệch đã được xử lý.
Ví dụ. Công ty G đặt 1.000 bộ linh kiện, đơn giá 50.000 đồng (chưa thuế), tổng 50 triệu đồng. Kho nhận 980 bộ đạt yêu cầu, 20 bộ bị lỗi được trả lại và ghi biên bản. Nhà cung cấp xuất hóa đơn 1.000 bộ.
| Chứng từ | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền (chưa thuế) |
|---|---|---|---|
| Đơn đặt hàng | 1.000 | 50.000 | 50.000.000 |
| Phiếu nhập kho | 980 | 50.000 | 49.000.000 |
| Hóa đơn | 1.000 | 50.000 | 50.000.000 |
| Chênh lệch | 20 | 1.000.000 |
Kế toán không thanh toán 50 triệu đồng. Kế toán yêu cầu nhà cung cấp điều chỉnh hóa đơn giảm 20 bộ hoặc giao bù 20 bộ đạt yêu cầu, rồi thanh toán theo số thực nhận. Nếu không có đối chiếu, công ty trả thừa 1 triệu đồng chưa thuế, và sai lệch này thường chỉ được phát hiện khi kiểm kê kho.
Với dịch vụ không có phiếu nhập kho, chứng từ thứ ba là biên bản nghiệm thu hoặc xác nhận hoàn thành của bộ phận sử dụng.
Bước 6: thanh toán và điều kiện chứng từ thuế
Lịch thanh toán. Kế toán lập lịch thanh toán theo hạn trên hợp đồng, gom các khoản đến hạn vào một hoặc hai ngày cố định trong tuần. Cách này giúp dự báo dòng tiền chính xác hơn, như trong ngân sách tiền, và giảm rủi ro chi lẻ ngoài quy trình.
Chiết khấu thanh toán sớm. Điều khoản "2/10, trả đủ trong 30 ngày" nghĩa là khách hàng được chiết khấu 2% nếu trả trong 10 ngày. Bỏ qua chiết khấu tương đương vay 20 ngày với chi phí 2/98 × 365/20 ≈ 37,2% năm. Với đơn hàng 200 triệu đồng, chiết khấu là 4 triệu đồng; nếu công ty có tiền nhàn rỗi, trả sớm gần như luôn có lợi.
Điều kiện chứng từ để chi phí được trừ. Theo điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, khoản mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được trừ khi tính thuế TNDN. Ba điểm cần lưu ý:
- Mua của một người bán nhiều lần trong cùng một ngày dưới 5 triệu đồng mỗi lần nhưng tổng từ 5 triệu đồng trở lên cũng phải thanh toán không dùng tiền mặt.
- Người lao động được giao mua hộ và tự thanh toán bằng phương thức không dùng tiền mặt thì khoản chi được trừ nếu có hóa đơn, chứng từ và quy chế tài chính, quy chế nội bộ hoặc quyết định của doanh nghiệp cho phép việc ủy quyền này.
- Mua của hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế GTGT cần chứng từ chi trả và bảng kê thu mua do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký; giá trị mua trong ngày của từng hộ, cá nhân từ 5 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt.
Việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào cũng gắn với điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo pháp luật thuế GTGT; doanh nghiệp nên áp dụng chung một nguyên tắc là mọi khoản từ 5 triệu đồng đều trả qua ngân hàng. Các điều kiện chi phí được trừ khác có tại bài chi phí được trừ thuế TNDN 2026.
Rủi ro gian lận và cách kiểm soát
| Rủi ro | Dấu hiệu | Kiểm soát |
|---|---|---|
| Nhà cung cấp "ma" | Nhà cung cấp mới, địa chỉ trùng nhân viên, chỉ có một người giao dịch | Thẩm định nhà cung cấp mới, tách người tạo nhà cung cấp và người thanh toán |
| Thanh toán trùng | Cùng số hóa đơn, cùng số tiền trong thời gian ngắn | Kiểm tra trùng số hóa đơn trước khi lập ủy nhiệm chi |
| Đổi tài khoản nhận tiền | Email yêu cầu đổi số tài khoản gấp | Gọi điện xác nhận qua số đã lưu, phê duyệt thay đổi bằng văn bản |
| Chia nhỏ đơn hàng | Nhiều đơn dưới ngưỡng phê duyệt cho cùng nhà cung cấp | Theo dõi tổng mua theo nhà cung cấp theo tháng |
| Hoa hồng ngầm | Giá cao hơn thị trường kéo dài | Luân chuyển người mua hàng, so sánh giá định kỳ |
Nguyên tắc cốt lõi là tách nhiệm vụ: người đặt hàng, người nhận hàng, người ghi sổ và người duyệt chi không nên là một người. Các bước này nên được viết thành quy trình vận hành chuẩn theo hướng dẫn trong bài SOP là gì.
Checklist quy trình mua hàng và thanh toán
- Ban hành ma trận phê duyệt theo giá trị và số báo giá tối thiểu.
- Yêu cầu phiếu đề nghị mua gắn với ngân sách bộ phận.
- Lập đơn đặt hàng hoặc hợp đồng ghi đủ giá, số lượng, điều khoản thanh toán, tài khoản nhận tiền.
- Tách người đặt hàng và người nhận hàng; ghi biên bản khi nhận thiếu hoặc lỗi.
- Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử trước khi ghi sổ.
- Đối chiếu 3 chiều đơn đặt hàng, phiếu nhập, hóa đơn trước mọi khoản thanh toán.
- Thanh toán qua ngân hàng mọi khoản từ 5 triệu đồng, kể cả khi mua nhiều lần trong ngày.
- Lập bảng kê thu mua có chữ ký người đại diện khi mua của hộ, cá nhân dưới ngưỡng.
- Xác minh qua điện thoại mọi yêu cầu đổi tài khoản nhận tiền.
Câu hỏi thường gặp
Đối chiếu 3 chiều là gì?
Đối chiếu 3 chiều là so sánh đơn đặt hàng, phiếu nhập kho và hóa đơn của nhà cung cấp trước khi thanh toán. Doanh nghiệp chỉ trả tiền khi ba chứng từ khớp nhau.
Mua hàng 5 triệu đồng trả tiền mặt có được tính vào chi phí không?
Không được trừ khi tính thuế TNDN. Khoản mua từng lần từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Nhân viên dùng thẻ cá nhân mua hàng cho công ty có được không?
Được, nếu có hóa đơn, chứng từ hợp lệ và quy chế tài chính, quy chế nội bộ hoặc quyết định của doanh nghiệp cho phép người lao động thanh toán hộ, và người lao động thanh toán bằng phương thức không dùng tiền mặt.
Mua của người dân không có hóa đơn thì làm thế nào?
Doanh nghiệp lập bảng kê thu mua do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký, kèm chứng từ chi trả. Nếu giá trị mua trong ngày của một hộ, cá nhân từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải chuyển khoản.
Doanh nghiệp nhỏ có cần 3 báo giá cho mọi đơn hàng không?
Không. Doanh nghiệp đặt ngưỡng theo giá trị; đơn hàng nhỏ, lặp lại có thể mua theo danh sách nhà cung cấp và bảng giá đã duyệt.
Nên thanh toán nhà cung cấp theo lịch cố định hay khi đến hạn?
Lịch cố định một hoặc hai ngày mỗi tuần giúp dự báo dòng tiền và kiểm soát tốt hơn. Các khoản có chiết khấu thanh toán sớm được ưu tiên xếp lịch trước hạn chiết khấu.
Tóm tắt
Quy trình mua hàng và thanh toán gồm 6 bước, trong đó đối chiếu 3 chiều giữa đơn đặt hàng, phiếu nhập kho và hóa đơn là chốt chặn ngăn trả tiền cho hàng không nhận. Khoản mua từ 5 triệu đồng phải thanh toán không dùng tiền mặt để được trừ khi tính thuế TNDN, kể cả khi mua nhiều lần trong ngày của cùng một người bán. Bỏ qua chiết khấu 2/10 tương đương vay với chi phí khoảng 37,2% năm. Quy trình thu tiền phía bán hàng được trình bày trong bài quản lý công nợ phải thu, và các công cụ quản trị khác có tại bài quản trị doanh nghiệp là gì.
