Thời điểm lập hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026: hàng hóa, dịch vụ, trường hợp đặc thù và mức phạt
Hóa đơn xuất sớm hay muộn vài ngày tưởng là lỗi nhỏ, nhưng khi thanh tra, kiểm tra, cơ quan thuế đếm từng số hóa đơn lập sai thời điểm để xác định khung phạt. Từ 01/7/2026, mốc thời gian để đối chiếu là Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, văn bản thay thế toàn bộ Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Bán hàng hóa lập hóa đơn khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng; cung cấp dịch vụ lập khi hoàn thành hoặc khi thu tiền trước; xuất khẩu chậm nhất ngày làm việc tiếp theo sau thông quan. Một số dịch vụ cần đối soát được lập chậm nhất ngày 07 tháng sau. Lập sai thời điểm bị phạt theo số lượng hóa đơn, từ cảnh cáo đến 70 triệu đồng.
Căn cứ pháp lý & ngày rà soát: Nghị định số 254/2026/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ, hiệu lực từ 01/7/2026, đăng Công báo số 402 (Điều 9; khoản 2 Điều 44 bãi bỏ Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định 41/2022/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP); Nghị định số 125/2020/NĐ-CP sửa đổi bởi Nghị định số 310/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 16/01/2026) và Nghị định số 291/2026/NĐ-CP, đối chiếu Văn bản hợp nhất số 27/VBHN-BTC ngày 27/8/2026 (khoản 3 Điều 5, khoản 2, 3 Điều 24). Rà soát ngày 01/10/2026.
Lưu ý: Nội dung mang tính tham khảo. Ví dụ là tình huống tự lập. Mức phạt nêu là mức áp dụng với tổ chức; hành vi lập sai thời điểm dẫn đến thiếu thuế có thể bị xử lý theo quy định riêng về khai sai, trốn thuế.
Nguyên tắc chung theo Điều 9
| Giao dịch | Thời điểm lập hóa đơn |
|---|---|
| Bán hàng hóa, kể cả tài sản công, hàng dự trữ quốc gia | Chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa |
| Xuất khẩu, kể cả gia công xuất khẩu | Người bán tự xác định nhưng chậm nhất ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng được thông quan |
| Cung cấp dịch vụ, kể cả cho tổ chức, cá nhân nước ngoài | Hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa |
| Dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp | Thời điểm thu tiền, không gồm tiền đặt cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng theo Bộ luật Dân sự |
| Giao hàng nhiều lần, bàn giao từng hạng mục, công đoạn | Mỗi lần giao hoặc bàn giao lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị tương ứng |
| Bán hàng ban đêm khi không có phần mềm lập hóa đơn tự động | Chậm nhất ngày làm việc tiếp theo (khoản 5) |
Điểm cần nhớ: tiền đặt cọc không kích hoạt nghĩa vụ lập hóa đơn dịch vụ, nhưng tiền ứng trước, tiền thanh toán trước thì có. Hợp đồng nên gọi đúng tên khoản tiền để tránh tranh cãi.
Trường hợp đặc thù tại khoản 4 Điều 9
| Lĩnh vực | Thời điểm |
|---|---|
| Dịch vụ số lượng lớn, phát sinh thường xuyên cần đối soát (cung cấp điện, viễn thông, logistics, bưu chính chuyển phát, quảng cáo truyền hình, công nghệ thông tin bán theo kỳ, dịch vụ bảo vệ, suất ăn công nghiệp, bảo hiểm và các dịch vụ khác được liệt kê) | Hoàn thành đối soát, chậm nhất ngày 07 tháng sau hoặc 7 ngày kể từ khi kết thúc kỳ quy ước (điểm a) |
| Đối soát cước viễn thông, công nghệ thông tin giữa các cơ sở kinh doanh | Hoàn thành đối soát, chậm nhất 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước (điểm b) |
| Xây dựng, lắp đặt | Nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục, khối lượng hoàn thành, không phân biệt đã thu tiền (điểm c) |
| Kinh doanh bất động sản, xây nhà để bán | Chưa chuyển giao: ngày thu tiền theo tiến độ hoặc theo thỏa thuận thanh toán; đã chuyển giao: theo nguyên tắc bán hàng (điểm d) |
| Bán lẻ xăng dầu | Kết thúc từng lần bán (điểm h) |
| Vận tải hàng không, bảo hiểm qua đại lý | Hoàn thành đối soát, chậm nhất ngày 10 tháng sau (điểm i) |
| Cho vay của tổ chức tín dụng | Theo kỳ hạn thu lãi; đến hạn không thu được thì khi thu được (điểm k) |
| Taxi dùng phần mềm tính tiền | Kết thúc chuyến đi (điểm l) |
| Thu phí đường bộ không dừng | Ngày xe qua trạm, hoặc định kỳ chậm nhất ngày cuối tháng (điểm n) |
| Một số dịch vụ cho người tiêu dùng có hệ thống quản lý từng giao dịch | Chuyển cơ sở dữ liệu giao dịch đến cơ quan thuế thay cho lập từng hóa đơn (điểm r) |
Với dịch vụ đối soát, "kỳ quy ước" do hai bên thỏa thuận. Doanh nghiệp nên ghi kỳ đối soát trong hợp đồng để có căn cứ khi giải trình.
Mức phạt lập hóa đơn không đúng thời điểm
Khoản 2 Điều 24 Nghị định 125/2020, sửa đổi bởi Nghị định 310/2025, chia hai nhóm:
| Số hóa đơn sai thời điểm | Hàng khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ, cho vay, cho mượn | Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ |
|---|---|---|
| 1 | Cảnh cáo | 0,5 đến 1,5 triệu đồng |
| 2 đến dưới 10 | 0,5 đến 1,5 triệu đồng | 2 đến 5 triệu đồng |
| 10 đến dưới 20 | 2 đến 5 triệu đồng | 5 đến 15 triệu đồng |
| 20 đến dưới 50 | 2 đến 5 triệu đồng | 15 đến 30 triệu đồng |
| 50 đến dưới 100 | 5 đến 15 triệu đồng | 30 đến 50 triệu đồng |
| Từ 100 trở lên | 15 đến 30 triệu đồng | 50 đến 70 triệu đồng |
Không lập hóa đơn khi bán hàng (khoản 3 Điều 24): 1 đến 2 triệu đồng với 1 số; 2 đến 10 triệu đồng từ 2 đến dưới 10 số; 10 đến 30 triệu đồng từ 10 đến dưới 20 số; 30 đến 50 triệu đồng từ 20 đến dưới 50 số; 60 đến 80 triệu đồng từ 50 số trở lên. Biện pháp khắc phục là buộc lập hóa đơn.
Gộp hành vi (điểm đ khoản 3 Điều 5, bổ sung bởi Nghị định 310/2025): nhiều lần lập sai thời điểm còn trong thời hiệu và bị xử phạt trong một vụ việc thì chỉ phạt một hành vi, khung phạt theo tổng số hóa đơn sai. Điểm a khoản 4 Điều 7 Nghị định 125/2020 xác định mức phạt tại Chương III (hóa đơn) là mức áp dụng với tổ chức; hộ kinh doanh áp dụng mức như cá nhân, theo nguyên tắc chung của pháp luật xử lý vi phạm hành chính là bằng một nửa mức của tổ chức. Mức cụ thể thường là mức trung bình của khung, giảm hoặc tăng 10% cho mỗi tình tiết giảm nhẹ, tăng nặng (điểm d khoản 4 Điều 7).
Ví dụ tự lập
Công ty Z cung cấp dịch vụ bảo trì máy móc theo tháng cho 30 khách hàng doanh nghiệp. Hợp đồng ghi kỳ đối soát là tháng dương lịch. Tháng 8/2026, kế toán chờ khách xác nhận nên lập hóa đơn ngày 15/9/2026 cho cả 30 khách.
| Câu hỏi | Phân tích |
|---|---|
| Có thuộc điểm a khoản 4 không | Dịch vụ bảo trì không có tên trong danh sách liệt kê; nếu không thuộc "trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Tài chính" thì áp dụng nguyên tắc hoàn thành dịch vụ |
| Nếu áp nguyên tắc chung | Hóa đơn phải lập khi hoàn thành dịch vụ tháng 8, nên 30 hóa đơn lập muộn |
| Khung phạt dự kiến | 20 đến dưới 50 số, bán dịch vụ: 15 đến 30 triệu đồng, phạt như một hành vi |
| Cách phòng ngừa | Ghi rõ mốc hoàn thành từng kỳ trong biên bản nghiệm thu, lập hóa đơn ngay khi nghiệm thu |
Checklist cho kế toán bán hàng
- Lập bảng thời điểm lập hóa đơn cho từng loại doanh thu của doanh nghiệp theo Điều 9.
- Với hàng xuất khẩu, đối chiếu ngày thông quan và lập hóa đơn chậm nhất ngày làm việc tiếp theo.
- Phân biệt tiền đặt cọc và tiền ứng trước trong hợp đồng dịch vụ.
- Với dịch vụ đối soát, ghi kỳ quy ước và mốc ngày 07 tháng sau.
- Kiểm tra quy trình bán hàng ban đêm, cuối tuần nếu chưa có phần mềm lập hóa đơn tự động.
- Rà hàng khuyến mại, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ vì vẫn phải lập hóa đơn.
- Hóa đơn đã lập sai nội dung xử lý theo hóa đơn điện tử lập sai: điều chỉnh, thay thế; bán lẻ dùng hóa đơn từ máy tính tiền.
Câu hỏi thường gặp
Bán hàng chưa thu tiền có phải lập hóa đơn không?
Có. Thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
Nhận tiền đặt cọc dịch vụ có phải xuất hóa đơn không?
Không, nếu đó là tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng. Tiền thu trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì phải lập hóa đơn tại thời điểm thu.
Hàng xuất khẩu lập hóa đơn khi nào?
Người bán tự xác định nhưng chậm nhất ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.
Dịch vụ đối soát hằng tháng được lập hóa đơn muộn nhất ngày nào?
Với các dịch vụ thuộc điểm a khoản 4 Điều 9, chậm nhất ngày 07 của tháng sau hoặc 7 ngày kể từ khi kết thúc kỳ quy ước.
Lập hóa đơn không đúng thời điểm bị phạt bao nhiêu?
Với bán hàng, cung cấp dịch vụ: 0,5 đến 1,5 triệu đồng cho 1 số hóa đơn, tăng dần đến 50 đến 70 triệu đồng khi từ 100 số trở lên.
Nghị định 123/2020 còn hiệu lực không?
Không. Từ 01/7/2026, Nghị định 254/2026 bãi bỏ Nghị định 123/2020 và Nghị định 70/2025.