Hóa đơn điện tử lập sai theo Thông tư 91/2026: khi nào thông báo, điều chỉnh hay thay thế
Kế toán phát hiện hóa đơn tháng trước ghi sai địa chỉ khách hàng, hoặc nghiêm trọng hơn là sai thuế suất 8% thay vì 10%. Hai lỗi này được xử lý khác nhau: lỗi thứ nhất chỉ cần thông báo, lỗi thứ hai phải lập hóa đơn mới. Từ 01/7/2026, quy trình nằm tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, thay cho Thông tư 32/2025.
Hóa đơn điện tử sai tên, địa chỉ hoặc nội dung không ảnh hưởng mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa thì người bán thông báo cho người mua và gửi cơ quan thuế Mẫu 04/SS-HĐĐT, không lập lại hóa đơn. Hóa đơn sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa thì người bán chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, sau khi lập văn bản thỏa thuận với người mua là tổ chức, hộ kinh doanh.
Căn cứ pháp lý & ngày rà soát: Thông tư số 91/2026/TT-BTC ngày 30/6/2026, đăng Công báo số 464 ngày 08/8/2026, hiệu lực từ 01/7/2026 (Điều 10, 24); Nghị định số 254/2026/NĐ-CP ngày 30/6/2026, đăng Công báo số 402 ngày 16/7/2026, hiệu lực từ 01/7/2026, thay thế Nghị định 123/2020 và Nghị định 70/2025. Rà soát ngày 01/10/2026.
Lưu ý: Nội dung mang tính tham khảo. Ví dụ là tình huống tự lập. Thời điểm kê khai bổ sung đối với lỗi sai ở các kỳ trước cần đối chiếu thêm Luật Quản lý thuế và hướng dẫn kê khai hiện hành.
Bảng phân loại lỗi
| Loại sai | Cách xử lý | Căn cứ |
|---|---|---|
| Tên, địa chỉ người mua, số tiền bằng chữ, nội dung khác; mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa đều đúng | Thông báo người mua; không lập lại; gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế | Điểm a khoản 1 Điều 10 |
| Mã số thuế; tên hàng, quy cách, chất lượng; số tiền; thuế suất; tiền thuế; nội dung bắt buộc khác | Chọn điều chỉnh hoặc thay thế | Điểm b khoản 1 Điều 10 |
| Hóa đơn từ máy tính tiền; hóa đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng | Bắt buộc thay thế (trừ hàng trả lại điểm c.2 khoản 5) | Điểm c khoản 1 Điều 10 |
| Hóa đơn đã gửi theo Bảng tổng hợp dữ liệu | Điều chỉnh, thay thế trực tiếp trên Bảng tổng hợp các kỳ sau; không gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT | Điểm đ, e khoản 1 Điều 10 |
Khi lỗi sai do cơ quan thuế phát hiện, cơ quan thuế gửi Mẫu 01/TB-RSĐT để người bán rà soát và xử lý theo khoản 1 (khoản 3 Điều 10).
Điều chỉnh khác thay thế thế nào
| Tiêu chí | Hóa đơn điều chỉnh | Hóa đơn thay thế |
|---|---|---|
| Dòng chữ bắt buộc | "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm" | "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm" |
| Nội dung | Chỉ phần chênh lệch: tăng ghi số dương, giảm ghi số âm | Toàn bộ nội dung đúng |
| Phù hợp khi | Sai ít chỉ tiêu, cần giữ nguyên hóa đơn gốc | Sai nhiều chỉ tiêu, sai mã số thuế người mua |
| Ký và gửi | Người bán ký số; hóa đơn có mã gửi cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi người mua | Như hóa đơn điều chỉnh |
Theo khoản 6 Điều 10, khi đã chọn điều chỉnh hoặc thay thế cho một hóa đơn thì các lần xử lý tiếp theo phải theo cách đã chọn. Hóa đơn lập không có ký hiệu mẫu, ký hiệu, số hóa đơn thì chỉ được điều chỉnh.
Thủ tục trước khi điều chỉnh, thay thế
| Người mua | Yêu cầu |
|---|---|
| Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh | Lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai, lưu tại đơn vị |
| Cá nhân tiêu dùng | Thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có) |
| Không bắt buộc văn bản thỏa thuận | Dữ liệu gửi theo Bảng tổng hợp; Bảng thông tin chi tiết giao dịch; mua bán trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số |
Gộp nhiều hóa đơn: nếu trong tháng lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua, người bán lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho tất cả, kèm bảng kê Mẫu 01/BK-ĐCTT.
Các trường hợp đặc biệt không phải là lỗi
| Tình huống (khoản 5 Điều 10) | Cách xử lý |
|---|---|
| Thay đổi giá trị, khối lượng khi quyết toán dự án, theo kết luận của cơ quan nhà nước | Lập hóa đơn mới cho số chênh lệch, giảm ghi âm, tăng ghi dương |
| Chiết khấu thương mại theo số lượng, doanh số | Trừ vào hóa đơn lần mua cuối hoặc kỳ sau; hoặc lập hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê |
| Người mua trả lại hàng (toàn bộ hoặc một phần, kể cả đổi hàng làm thay đổi giá trị) | Người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ khi hai bên thỏa thuận người mua lập hóa đơn |
| Trả lại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu đã đứng tên người mua | Người mua lập hóa đơn |
| Hủy dịch vụ đã thu tiền trước, hủy hợp đồng bất động sản | Lập hóa đơn điều chỉnh |
Với các điều chỉnh tại khoản 5, người bán kê khai vào kỳ lập hóa đơn điều chỉnh; người mua kê khai vào kỳ nhận hóa đơn (điểm d khoản 6 Điều 10).
Ví dụ: sai thuế suất
Công ty A xuất hóa đơn tháng 8/2026 cho Công ty B: giá chưa thuế 100 triệu, thuế suất ghi 8%, tiền thuế 8 triệu. Đúng ra hàng hóa chịu thuế suất 10%.
| Bước | Thực hiện |
|---|---|
| 1 | A và B lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai thuế suất |
| 2 | Cách điều chỉnh: hóa đơn "Điều chỉnh cho hóa đơn…", thuế suất 10%, tiền thuế tăng 2 triệu (số dương) |
| 3 | Hoặc cách thay thế: hóa đơn mới "Thay thế cho hóa đơn…", giá 100 triệu, thuế 10 triệu, tổng 110 triệu |
| 4 | Hóa đơn có mã: gửi cơ quan thuế cấp mã, rồi gửi B |
| 5 | Kế toán hai bên rà kê khai thuế GTGT kỳ liên quan |
Thuế suất GTGT áp dụng cho từng nhóm hàng có tại thuế suất GTGT 2026. Bên mua cần hóa đơn hợp lệ để khấu trừ, xem khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Hóa đơn lập trước 01/7/2026
| Hóa đơn gốc | Xử lý khi phát hiện sai (Điều 24 Thông tư 91/2026) |
|---|---|
| Lập theo Nghị định 51/2010, 04/2014 | Lập văn bản thỏa thuận và lập hóa đơn điện tử mới thay thế |
| Lập theo Nghị định 123/2020, 70/2025, Thông tư 32/2025 | Điều chỉnh hoặc thay thế theo Điều 10 Thông tư 91/2026 |
Hóa đơn từ máy tính tiền của cửa hàng bán lẻ, nhà hàng có nguyên tắc riêng, xem hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
Checklist xử lý hóa đơn sai
- Xác định chỉ tiêu bị sai: có ảnh hưởng mã số thuế, tiền, thuế suất, thuế, hàng hóa không.
- Nếu không ảnh hưởng: thông báo người mua, gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT.
- Nếu ảnh hưởng: chọn điều chỉnh hoặc thay thế và ghi nhận cách đã chọn.
- Lập văn bản thỏa thuận với người mua là tổ chức, hộ kinh doanh; lưu hồ sơ.
- Hóa đơn máy tính tiền, hóa đơn bán xe, tài sản đăng ký: lập thay thế.
- Nhiều hóa đơn sai cùng người mua trong tháng: gộp và lập bảng kê Mẫu 01/BK-ĐCTT.
- Đối chiếu kê khai thuế GTGT, chi phí TNDN của kỳ liên quan.
Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn điện tử sai địa chỉ người mua có phải lập lại không?
Không, nếu mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế và hàng hóa đều đúng. Người bán thông báo cho người mua và gửi cơ quan thuế Mẫu 04/SS-HĐĐT.
Hóa đơn sai mã số thuế người mua xử lý thế nào?
Người bán chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026, sau khi lập văn bản thỏa thuận với người mua.
Có bắt buộc lập biên bản thỏa thuận khi điều chỉnh hóa đơn không?
Có với người mua là tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh. Với người mua cá nhân, người bán thông báo cho người mua hoặc trên website. Không bắt buộc với dữ liệu gửi theo bảng tổng hợp và giao dịch trên nền tảng thương mại điện tử.
Hóa đơn từ máy tính tiền lập sai có được điều chỉnh không?
Không chọn điều chỉnh; người bán lập hóa đơn thay thế theo điểm c khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026.
Khách trả lại hàng thì ai lập hóa đơn?
Người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ khi hai bên thỏa thuận người mua lập. Với tài sản phải đăng ký quyền sở hữu đã đứng tên người mua, người mua lập hóa đơn.
Thông tư 32/2025 về hóa đơn còn áp dụng không?
Không. Từ 01/7/2026, Thông tư 91/2026/TT-BTC thay thế Thông tư 32/2025/TT-BTC.