Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo Nghị định 254/2026: ai phải dùng, nội dung, gửi dữ liệu
Một quán cà phê, một cửa hàng tạp hóa có doanh thu trên 1 tỷ đồng mỗi năm hay một siêu thị mini đều in hóa đơn cho khách ngay tại quầy. Từ 01/7/2026, việc này được điều chỉnh bởi Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, thay thế Nghị định 123/2020, Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2025.
Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh bán hàng, cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng trong các ngành bán lẻ, ăn uống, khách sạn, vận tải hành khách, giải trí sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Hộ kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng phải dùng hóa đơn có mã hoặc hóa đơn từ máy tính tiền. Hóa đơn loại này không bắt buộc chữ ký số.
Căn cứ pháp lý & ngày rà soát: Nghị định số 254/2026/NĐ-CP ngày 30/6/2026 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, đăng Công báo số 402 ngày 16/7/2026, hiệu lực từ 01/7/2026 (Điều 3, 6, 8, 10, 15, 43); Thông tư số 91/2026/TT-BTC ngày 30/6/2026, đăng Công báo số 464 ngày 08/8/2026, hiệu lực từ 01/7/2026 (Điều 4, 8, 10, Phụ lục I); Nghị định số 68/2026/NĐ-CP sửa bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP (khoản 5 Điều 8). Rà soát ngày 01/10/2026.
Lưu ý: Nội dung mang tính tham khảo. Yêu cầu kỹ thuật của máy tính tiền, định dạng dữ liệu và thủ tục đăng ký theo Thông tư 91/2026 và tài liệu của Cục Thuế; doanh nghiệp nên đối chiếu với nhà cung cấp phần mềm. Danh sách ngành theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.
Văn bản nào đang áp dụng
| Nội dung | Trước 01/7/2026 | Từ 01/7/2026 |
|---|---|---|
| Nghị định về hóa đơn | Nghị định 123/2020, sửa bởi Nghị định 41/2022 và 70/2025 | Nghị định 254/2026 |
| Thông tư hướng dẫn | Thông tư 32/2025/TT-BTC | Thông tư 91/2026/TT-BTC |
| Căn cứ luật | Luật Quản lý thuế 2019 | Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15 |
Hóa đơn đặt in của cơ quan thuế hết giá trị sử dụng từ 01/7/2026; biên lai giấy tự in, đặt in còn tồn được dùng đến hết 31/12/2026 (Điều 44 Nghị định 254/2026).
Hóa đơn từ máy tính tiền là gì
Khoản 3 Điều 3 Nghị định 254/2026: hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế là hóa đơn có mã của cơ quan thuế, hóa đơn không có mã, hoặc dữ liệu điện tử để người mua truy xuất, kê khai, do người bán lập từ hệ thống tính tiền và chuyển đến cơ quan thuế theo định dạng chuẩn.
Máy tính tiền (khoản 4 Điều 3) là một thiết bị điện tử đồng bộ hoặc hệ thống nhiều thiết bị kết hợp qua giải pháp công nghệ thông tin, có chức năng tính tiền, lưu giao dịch và số liệu bán hàng. Một máy POS, máy tính bảng chạy phần mềm bán hàng hay hệ thống quầy thu ngân đều có thể là máy tính tiền nếu đáp ứng yêu cầu kết nối.
Ai phải dùng, ai được chọn
| Đối tượng | Quy định (khoản 1 Điều 6) |
|---|---|
| Tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh bán trực tiếp cho người tiêu dùng trong các ngành: trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy, xe có động cơ khác), ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ vận tải đường bộ, nghệ thuật, vui chơi, giải trí, chiếu phim, dịch vụ cá nhân khác | Dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền (điểm c) |
| Đối tượng trên nhưng đã đăng ký hóa đơn có mã hoặc không có mã | Không bắt buộc đăng ký thêm hóa đơn từ máy tính tiền |
| Hộ, cá nhân kinh doanh doanh thu năm trên 1 tỷ đồng hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng | Phải dùng hóa đơn có mã hoặc hóa đơn từ máy tính tiền (điểm d) |
| Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có nhu cầu | Đăng ký hóa đơn có mã hoặc từ máy tính tiền |
| Hộ có doanh thu năm trước chưa trên 1 tỷ, trong năm vượt 1 tỷ | Đăng ký hóa đơn trong 30 ngày kể từ ngày cuối cùng của kỳ tính thuế có doanh thu lũy kế trên 1 tỷ (khoản 5 Điều 8 Nghị định 68/2026, sửa bởi Nghị định 141/2026) |
Ngưỡng 1 tỷ đồng của hộ kinh doanh có tại thuế hộ kinh doanh 2026 và thủ tục cho hộ dưới ngưỡng tại hộ kinh doanh dưới 1 tỷ thông báo doanh thu.
Nội dung bắt buộc trên hóa đơn
Khoản 4 Điều 10 Nghị định 254/2026:
| Nội dung | Ghi chú |
|---|---|
| Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán | Bắt buộc |
| Tên, địa chỉ, mã số thuế, số định danh cá nhân hoặc số điện thoại người mua | Khi người mua yêu cầu |
| Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán | Tổ chức nộp thuế GTGT khấu trừ phải ghi rõ giá chưa thuế, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền có thuế |
| Thời điểm lập hóa đơn | Bắt buộc |
| Mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua truy xuất | Bắt buộc |
Người bán gửi hóa đơn bằng tin nhắn, thư điện tử, hình thức điện tử khác hoặc cung cấp đường dẫn, mã QR để người mua tra cứu. Theo Phụ lục I Thông tư 91/2026, ký tự thứ tư trong ký hiệu hóa đơn là chữ M cho hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền; ký tự đầu là C (có mã) hoặc K (không có mã).
Ba nguyên tắc riêng của hóa đơn máy tính tiền
| Nguyên tắc (khoản 9 Điều 8) | Ý nghĩa thực tế |
|---|---|
| Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế | Bản in phải thể hiện thông tin để tra cứu |
| Không bắt buộc có chữ ký số | Không cần chứng thư số cho từng hóa đơn tại quầy |
| Khoản chi có hóa đơn từ máy tính tiền tra được trên Hệ thống thông tin quản lý thuế được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn hợp pháp | Doanh nghiệp mua hàng tại quầy có thể dùng làm chứng từ khi tính thuế |
Với bên mua là doanh nghiệp, khoản chi còn phải đáp ứng điều kiện chi phí được trừ và điều kiện khấu trừ thuế GTGT, xem chi phí được trừ thuế TNDN 2026 và khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Gửi dữ liệu và trách nhiệm người bán
| Việc | Quy định |
|---|---|
| Hóa đơn có mã | Gửi cho người mua ngay sau khi nhận mã; cuối ngày gửi dữ liệu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền đến cơ quan thuế, trừ một số dịch vụ có cách chuyển dữ liệu riêng (khoản 3 Điều 15) |
| Đăng ký sử dụng | Qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Điều 6 Thông tư 91/2026); hệ thống đối chiếu thông tin người đại diện với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư |
| Đổi ngành nghề không còn đủ điều kiện dùng máy tính tiền | Cơ quan thuế thông báo ngừng sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền (điểm h khoản 1 Điều 8 Thông tư 91/2026) |
| Miễn phí dịch vụ | Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hộ kinh doanh tại địa bàn khó khăn, đặc biệt khó khăn được miễn phí dịch vụ 12 tháng (khoản 1 Điều 11 Nghị định 254/2026) |
Lập sai hóa đơn từ máy tính tiền
Điểm c khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026: hóa đơn điện tử từ máy tính tiền lập sai thì người bán lập hóa đơn thay thế, không chọn điều chỉnh như hóa đơn thông thường. Quy trình đầy đủ có tại xử lý hóa đơn điện tử lập sai.
Checklist triển khai
- Xác định ngành nghề có thuộc nhóm bán trực tiếp cho người tiêu dùng tại điểm c khoản 1 Điều 6.
- Với hộ kinh doanh, theo dõi doanh thu lũy kế để đăng ký hóa đơn trong 30 ngày khi vượt 1 tỷ đồng.
- Chọn nhà cung cấp phần mềm, máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.
- Cài đặt nội dung in: thông tin người bán, hàng hóa, giá, thời điểm, mã tra cứu; tách thuế GTGT nếu nộp theo khấu trừ.
- Kiểm tra việc gửi dữ liệu cuối ngày; lưu nhật ký lỗi kết nối.
- Đào tạo thu ngân lập hóa đơn thay thế khi in sai.
- Đối chiếu thuế suất GTGT áp dụng cho từng mặt hàng tại thuế suất GTGT 2026.
Câu hỏi thường gặp
Nghị định 123/2020 về hóa đơn còn hiệu lực không?
Không. Từ 01/7/2026, Nghị định 254/2026 thay thế Nghị định 123/2020, Điều 1 Nghị định 41/2022 và Nghị định 70/2025.
Hộ kinh doanh nào bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền?
Hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng phải dùng hóa đơn có mã hoặc từ máy tính tiền. Hộ bán lẻ, ăn uống, khách sạn, giải trí trực tiếp cho người tiêu dùng thuộc nhóm dùng hóa đơn từ máy tính tiền.
Hóa đơn từ máy tính tiền có cần chữ ký số không?
Không bắt buộc, theo điểm b khoản 9 Điều 8 Nghị định 254/2026.
Doanh nghiệp mua hàng tại siêu thị có dùng hóa đơn máy tính tiền để tính chi phí được không?
Khoản chi có hóa đơn từ máy tính tiền tra được trên hệ thống của cơ quan thuế được xác định là có đủ hóa đơn hợp pháp; khoản chi vẫn phải đáp ứng các điều kiện chi phí được trừ khác.
Dữ liệu hóa đơn máy tính tiền gửi cơ quan thuế khi nào?
Với hóa đơn có mã, người bán gửi dữ liệu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền đến cơ quan thuế vào cuối ngày theo khoản 3 Điều 15 Nghị định 254/2026.
In sai hóa đơn máy tính tiền thì sửa thế nào?
Người bán lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập sai, theo điểm c khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026.