Khám sức khỏe định kỳ cho người lao động: 1 năm hay 6 tháng một lần, ai trả chi phí và mức phạt từ 10/9/2026
Cuối năm là lúc nhiều doanh nghiệp nhận ra cả năm chưa tổ chức khám sức khỏe cho nhân viên. Đây không phải là phúc lợi tùy chọn: Luật An toàn, vệ sinh lao động buộc doanh nghiệp tổ chức khám ít nhất mỗi năm một lần và từ 10/9/2026, mức phạt được tính theo từng người lao động không được khám.
Doanh nghiệp phải tổ chức khám sức khỏe cho người lao động ít nhất một lần mỗi năm; với nghề nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm, người khuyết tật, chưa thành niên và cao tuổi thì ít nhất 6 tháng một lần. Chi phí do doanh nghiệp trả và được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Không tổ chức khám định kỳ bị phạt 2 đến 6 triệu đồng mỗi người với doanh nghiệp.
Căn cứ pháp lý & ngày rà soát: Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13, sửa đổi bởi Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15, theo Văn bản hợp nhất số 14/VBHN-VPQH, đăng Công báo số 1169+1170 ngày 29/10/2024 (Điều 21, 22); Nghị định số 283/2026/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, hiệu lực từ 10/9/2026, đăng Công báo số 448 ngày 28/7/2026 (Điều 7, 33). Tại thời điểm rà soát chưa ghi nhận văn bản sửa đổi Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động. Rà soát ngày 01/10/2026.
Lưu ý: Nội dung mang tính tham khảo. Ví dụ là tình huống tự lập. Danh mục khám, mẫu sổ khám sức khỏe và danh mục bệnh nghề nghiệp theo hướng dẫn của Bộ Y tế; doanh nghiệp cần đối chiếu văn bản hướng dẫn đang áp dụng khi ký hợp đồng với cơ sở khám.
Tần suất khám sức khỏe
| Nhóm người lao động | Tần suất tối thiểu (khoản 1 Điều 21) |
|---|---|
| Người lao động nói chung | 1 lần mỗi năm |
| Làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm | 6 tháng một lần |
| Người lao động là người khuyết tật | 6 tháng một lần |
| Người lao động chưa thành niên | 6 tháng một lần |
| Người lao động cao tuổi | 6 tháng một lần |
Danh mục nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm do Bộ trưởng ban hành sau khi có ý kiến của Bộ Y tế (Điều 22). Doanh nghiệp có nhiều vị trí nên phân nhóm để lập lịch khám khác nhau.
Nội dung khám và các lần khám bắt buộc khác
| Loại khám | Quy định |
|---|---|
| Khám chuyên khoa phụ sản | Bắt buộc cho lao động nữ khi khám định kỳ (khoản 2 Điều 21) |
| Khám phát hiện bệnh nghề nghiệp | Bắt buộc với người làm việc trong môi trường có yếu tố nguy cơ gây bệnh nghề nghiệp |
| Khám trước khi bố trí làm việc | Khi tuyển dụng, trước khi giao việc (khoản 3 Điều 21) |
| Khám trước khi chuyển việc | Trước khi chuyển sang nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hơn |
| Khám khi trở lại làm việc | Sau tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp đã phục hồi, trừ khi đã được Hội đồng y khoa giám định |
| Nơi khám | Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bảo đảm điều kiện chuyên môn kỹ thuật (khoản 4 Điều 21) |
| Điều trị bệnh nghề nghiệp | Đưa người được chẩn đoán đến cơ sở đủ điều kiện điều trị theo phác đồ của Bộ Y tế (khoản 5 Điều 21) |
Ai trả chi phí và hạch toán thế nào
Khoản 6 Điều 21 quy định chi phí khám sức khỏe, khám phát hiện bệnh nghề nghiệp, điều trị bệnh nghề nghiệp do người sử dụng lao động chi trả. Với doanh nghiệp, khoản chi này được hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Hồ sơ nên có hợp đồng với cơ sở khám, hóa đơn, danh sách người được khám và kết quả khám.
Khoản chi khám sức khỏe theo luật là nghĩa vụ của doanh nghiệp, do đó người lao động không phải nộp tiền. Với người lao động thuê lại, nên ghi rõ bên nào tổ chức và chi trả khám sức khỏe trong hợp đồng cho thuê lại, xem cho thuê lại lao động. Nguyên tắc chung về chi phí được trừ có tại chi phí được trừ thuế TNDN 2026.
Mức phạt theo Nghị định 283/2026
| Hành vi (Điều 33) | Mức với cá nhân | Doanh nghiệp (gấp đôi) |
|---|---|---|
| Không tổ chức khám sức khỏe định kỳ hoặc khám phát hiện bệnh nghề nghiệp | 1 đến 3 triệu đồng mỗi người, tối đa 75 triệu đồng | 2 đến 6 triệu đồng mỗi người, tối đa 150 triệu đồng |
| Không khám trước khi chuyển sang việc nặng nhọc, độc hại hơn hoặc khi trở lại làm việc sau tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp | 5 đến 10 triệu đồng mỗi người, tối đa 75 triệu đồng | 10 đến 20 triệu đồng mỗi người, tối đa 150 triệu đồng |
| Không điều trị, điều dưỡng, phục hồi chức năng cho người bị bệnh nghề nghiệp, tai nạn lao động; không bố trí công việc phù hợp theo kết luận giám định | 10 đến 15 triệu đồng mỗi người, tối đa 75 triệu đồng | 20 đến 30 triệu đồng mỗi người, tối đa 150 triệu đồng |
Biện pháp khắc phục (điểm a khoản 11 Điều 33): buộc tổ chức khám sức khỏe, khám phát hiện bệnh nghề nghiệp; nếu người lao động đã tự đi khám thì buộc doanh nghiệp thanh toán chi phí. Điều 33 không thuộc danh sách mức phạt tổ chức tại khoản 1 Điều 7 Nghị định 283/2026, nên doanh nghiệp bị phạt gấp đôi mức trong điều.
Ví dụ tự lập
Công ty cơ khí T có 80 người: 50 công nhân hàn (nghề thuộc danh mục nặng nhọc, độc hại theo giả định), 25 nhân viên văn phòng (10 nữ), 5 bảo vệ trên 60 tuổi. Năm 2026 công ty chưa tổ chức khám lần nào.
| Nhóm | Lịch khám tối thiểu | Ghi chú |
|---|---|---|
| 50 công nhân hàn | 2 lần/năm, kèm khám bệnh nghề nghiệp | Kiểm tra danh mục nghề áp dụng |
| 25 nhân viên văn phòng | 1 lần/năm | 10 lao động nữ khám thêm phụ sản |
| 5 bảo vệ cao tuổi | 2 lần/năm | |
| Rủi ro nếu bị kiểm tra | 80 người × 2 đến 6 triệu đồng, chạm mức tối đa 150 triệu đồng | Buộc tổ chức khám |
Nếu tổ chức khám trong quý IV/2026, công ty giảm rủi ro cho năm 2026 nhưng vẫn cần bù lần khám thứ hai cho nhóm làm việc nặng nhọc theo lịch 6 tháng.
Checklist cho phòng nhân sự
- Phân nhóm người lao động theo tần suất khám 12 tháng hoặc 6 tháng.
- Đối chiếu vị trí công việc với danh mục nghề nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.
- Chọn cơ sở khám đủ điều kiện, có khám phụ sản và khám bệnh nghề nghiệp khi cần.
- Khám đầu vào trước khi bố trí việc, ghi vào checklist onboarding nhân viên mới.
- Khám lại khi chuyển việc nặng nhọc hơn hoặc trở lại sau tai nạn lao động.
- Lưu hợp đồng, hóa đơn, danh sách và kết quả khám để chứng minh chi phí được trừ.
- Dùng kết quả khám để bố trí công việc phù hợp; cập nhật biểu mẫu nhân sự.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp có bắt buộc khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên không?
Có. Khoản 1 Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động buộc người sử dụng lao động tổ chức khám sức khỏe ít nhất mỗi năm một lần cho người lao động.
Trường hợp nào phải khám 6 tháng một lần?
Người làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm, người khuyết tật, người chưa thành niên và người cao tuổi.
Lao động nữ có được khám phụ khoa không?
Có. Khi khám sức khỏe định kỳ, lao động nữ phải được khám chuyên khoa phụ sản.
Chi phí khám sức khỏe có được trừ khi tính thuế TNDN không?
Có. Chi phí khám sức khỏe, khám phát hiện và điều trị bệnh nghề nghiệp do doanh nghiệp chi trả được hạch toán vào chi phí được trừ.
Không tổ chức khám sức khỏe định kỳ bị phạt bao nhiêu?
Với doanh nghiệp, 2 đến 6 triệu đồng cho mỗi người lao động không được khám, tối đa 150 triệu đồng, kèm buộc tổ chức khám hoặc hoàn chi phí.
Nhân viên tự đi khám thì doanh nghiệp có phải hoàn tiền không?
Khi bị xử phạt vì không tổ chức khám, doanh nghiệp bị buộc thanh toán chi phí khám cho người lao động đã tự đi khám.