Bộ biểu mẫu nhân sự 2026 cho SME: 35 mẫu hợp đồng, quyết định, đơn từ theo Bộ luật Lao động 2019
Một doanh nghiệp nhỏ cần khoảng 30 đến 40 loại biểu mẫu để quản lý trọn vòng đời một nhân viên, từ thư mời nhận việc đến biên bản bàn giao khi nghỉ việc. Trong đó, khoảng một phần ba là văn bản có yêu cầu pháp lý cụ thể theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP, ví dụ hợp đồng lao động, nội quy lao động, biên bản họp xử lý kỷ luật, quyết định chấm dứt hợp đồng. Phần còn lại là biểu mẫu quản trị nội bộ giúp việc vận hành có dấu vết và dễ kiểm tra.
Rủi ro thường gặp ở doanh nghiệp nhỏ là dùng mẫu tải từ nhiều nguồn, mỗi mẫu dẫn một bộ luật khác nhau, có mẫu vẫn ghi Bộ luật Lao động 2012. Khi xảy ra tranh chấp, một biên bản kỷ luật thiếu bước hoặc một thông báo chấm dứt sai căn cứ có thể khiến doanh nghiệp thua dù lỗi thuộc về người lao động.
Căn cứ pháp lý & ngày rà soát: Bộ luật Lao động 2019 (số 45/2019/QH14); Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn điều kiện lao động và quan hệ lao động; Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH; Nghị định 337/2025/NĐ-CP về hợp đồng lao động điện tử; Luật Bảo hiểm xã hội 2024; Luật Thuế TNCN số 109/2025/QH15. Rà soát ngày 26/9/2026.
Lưu ý: Nội dung mẫu mang tính tham khảo. Doanh nghiệp cần điều chỉnh theo điều lệ, nội quy và thỏa ước của mình. Các văn bản kỷ luật, chấm dứt hợp đồng nên được người có chuyên môn pháp lý rà soát trước khi ban hành.
Mục lục
- Danh mục 35 biểu mẫu theo vòng đời nhân viên
- Nhóm tuyển dụng và tiếp nhận
- Nhóm hợp đồng
- Nhóm chấm công, tiền lương, thưởng
- Nhóm điều hành và đánh giá
- Nhóm nghỉ phép và chế độ
- Nhóm nội quy và kỷ luật lao động
- Nhóm nghỉ việc
- Nhóm hồ sơ báo cáo cơ quan nhà nước
- Cách quản lý bộ biểu mẫu trong doanh nghiệp nhỏ
- Checklist hồ sơ nhân sự
- Câu hỏi thường gặp
Danh mục 35 biểu mẫu theo vòng đời nhân viên
| # | Biểu mẫu | Nhóm | Bắt buộc theo luật | Căn cứ chính |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Phiếu đề nghị tuyển dụng | Tuyển dụng | Không | Quản trị nội bộ |
| 2 | Thông báo tuyển dụng | Tuyển dụng | Không | Điều 11 BLLĐ 2019 (không phân biệt đối xử) |
| 3 | Phiếu đánh giá phỏng vấn | Tuyển dụng | Không | Quản trị nội bộ |
| 4 | Thư mời nhận việc | Tuyển dụng | Không | Quản trị nội bộ |
| 5 | Danh mục hồ sơ nhân viên mới | Tuyển dụng | Không | Điều 16 BLLĐ 2019 (cung cấp thông tin) |
| 6 | Hợp đồng thử việc | Hợp đồng | Khi thử việc riêng | Điều 24–27 |
| 7 | Thông báo kết quả thử việc | Hợp đồng | Có | Điều 27 |
| 8 | Hợp đồng lao động | Hợp đồng | Có | Điều 13–21, Thông tư 10/2020 |
| 9 | Phụ lục hợp đồng lao động | Hợp đồng | Khi sửa đổi | Điều 22 |
| 10 | Thỏa thuận bảo mật thông tin | Hợp đồng | Không | Điều 21.2 |
| 11 | Hợp đồng đào tạo nghề | Hợp đồng | Khi doanh nghiệp chịu chi phí đào tạo | Điều 62 |
| 12 | Bảng chấm công | Lương | Thực tế bắt buộc | Điều 95, 97; căn cứ miễn thuế tăng ca |
| 13 | Văn bản đồng ý làm thêm giờ | Lương | Có (sự đồng ý của người lao động) | Điều 107, Nghị định 145/2020 |
| 14 | Bảng lương | Lương | Thực tế bắt buộc | Điều 95 |
| 15 | Phiếu lương | Lương | Có | Điều 95 |
| 16 | Quyết định điều chỉnh lương | Lương | Không, nhưng nên có | Điều 22 (kèm phụ lục) |
| 17 | Quy chế lương, thưởng | Lương | Quy chế thưởng phải công bố | Điều 93, 104 |
| 18 | Thang lương, bảng lương | Lương | Có | Điều 93 |
| 19 | Bản mô tả công việc | Điều hành | Không | Dẫn chiếu trong hợp đồng |
| 20 | Quyết định bổ nhiệm | Điều hành | Không | Điều lệ doanh nghiệp |
| 21 | Quyết định điều chuyển tạm thời | Điều hành | Có khi điều chuyển | Điều 29 |
| 22 | Phiếu đánh giá nhân viên | Điều hành | Không | Điều 36.1a (quy chế đánh giá) |
| 23 | Đơn xin nghỉ phép năm | Nghỉ phép | Không | Điều 113 |
| 24 | Đơn xin nghỉ việc riêng, nghỉ không lương | Nghỉ phép | Không | Điều 115 |
| 25 | Bảng theo dõi phép năm | Nghỉ phép | Không | Điều 113, 114 |
| 26 | Nội quy lao động | Kỷ luật | Có, bằng văn bản nếu từ 10 người lao động | Điều 118–121 |
| 27 | Biên bản ghi nhận vi phạm | Kỷ luật | Không, nhưng là chứng cứ quan trọng | Điều 122 |
| 28 | Thông báo họp xử lý kỷ luật | Kỷ luật | Có | Điều 122, Nghị định 145/2020 |
| 29 | Biên bản họp và quyết định xử lý kỷ luật | Kỷ luật | Có | Điều 122–124 |
| 30 | Đơn xin nghỉ việc | Nghỉ việc | Người lao động báo trước bằng văn bản khi đơn phương chấm dứt | Điều 35 |
| 31 | Thông báo chấm dứt hợp đồng lao động | Nghỉ việc | Có | Điều 36, 45 |
| 32 | Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động | Nghỉ việc | Nên có | Điều 34, 45 |
| 33 | Biên bản bàn giao công việc, tài sản | Nghỉ việc | Không | Điều 48 |
| 34 | Sổ quản lý lao động | Nhà nước | Có | Điều 12, Nghị định 145/2020 |
| 35 | Báo cáo tình hình thay đổi lao động | Nhà nước | Có | Điều 12, Nghị định 145/2020 |
Nhóm tuyển dụng và tiếp nhận
Theo Điều 11, doanh nghiệp được tự tuyển dụng hoặc thông qua tổ chức dịch vụ việc làm. Thông báo tuyển dụng không được phân biệt đối xử vì giới tính, dân tộc, tôn giáo, tình trạng hôn nhân và các lý do khác mà luật cấm.
Nội dung chính của thư mời nhận việc (mẫu 4): vị trí, bộ phận, người quản lý trực tiếp, ngày bắt đầu, địa điểm, thời gian thử việc và lương thử việc, mức lương chính thức (ghi rõ gross hay net), phụ cấp, hồ sơ cần mang theo, hạn xác nhận. Cách quy đổi gross và net năm 2026 có trong bài lương gross và lương net 2026.
THƯ MỜI NHẬN VIỆC
Kính gửi: Ông/Bà …
Công ty … trân trọng mời Ông/Bà nhận vị trí … thuộc bộ phận …, báo cáo trực tiếp cho …
- Ngày bắt đầu làm việc: … ; Địa điểm: …
- Thời gian thử việc: … ngày; lương thử việc: … đồng/tháng (… % mức lương chính thức).
- Mức lương chính thức (gross): … đồng/tháng; phụ cấp: …
- Thời giờ làm việc: …
- Hồ sơ cần mang theo: bản sao giấy tờ tùy thân, bằng cấp, giấy khám sức khỏe, thông tin tài khoản ngân hàng, mã số thuế cá nhân và hồ sơ người phụ thuộc (nếu có).
Vui lòng xác nhận trước ngày … bằng cách phản hồi thư này.
Danh mục hồ sơ nhân viên mới (mẫu 5) nên có: bản sao giấy tờ tùy thân, bằng cấp và chứng chỉ, giấy khám sức khỏe, sơ yếu lý lịch, số sổ BHXH (nếu đã có), mã số thuế cá nhân, hồ sơ đăng ký người phụ thuộc, thông tin tài khoản ngân hàng. Doanh nghiệp chỉ giữ bản sao, không được giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ theo Điều 17.
Nhóm hợp đồng
Mẫu hợp đồng lao động đầy đủ có chú thích, mẫu phụ lục điều chỉnh lương và 12 lỗi hay gặp được trình bày trong bài mẫu hợp đồng lao động 2026. Mục này bổ sung hai mẫu hay bị bỏ qua.
Thông báo kết quả thử việc (mẫu 7). Theo Điều 27, khi kết thúc thời gian thử việc, doanh nghiệp phải thông báo kết quả cho người lao động. Nếu đạt yêu cầu và thử việc ghi trong hợp đồng lao động, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện hợp đồng; nếu ký hợp đồng thử việc riêng thì hai bên ký hợp đồng lao động. Trong thời gian thử việc, mỗi bên có quyền hủy bỏ thỏa thuận thử việc mà không cần báo trước và không phải bồi thường.
THÔNG BÁO KẾT QUẢ THỬ VIỆC
Căn cứ Hợp đồng thử việc số … ngày …;
Căn cứ kết quả đánh giá thử việc ngày …,Công ty … thông báo đến Ông/Bà …, vị trí …:
Kết quả thử việc: ☐ Đạt yêu cầu ☐ Không đạt yêu cầu.
Nhận xét chính: …
Trường hợp đạt: Ông/Bà ký hợp đồng lao động … từ ngày … với mức lương … đồng/tháng.
Trường hợp không đạt: thỏa thuận thử việc chấm dứt từ ngày …; Công ty thanh toán tiền lương những ngày thử việc trong thời hạn …
Hợp đồng đào tạo nghề (mẫu 11). Theo Điều 62, khi người lao động được đào tạo bằng kinh phí của doanh nghiệp, kể cả kinh phí do đối tác tài trợ, hai bên ký hợp đồng đào tạo lập thành 2 bản. Nội dung chính gồm nghề đào tạo, địa điểm, thời gian, chi phí, thời hạn cam kết làm việc sau đào tạo, trách nhiệm hoàn trả chi phí và trách nhiệm của doanh nghiệp.
Nhóm chấm công, tiền lương, thưởng
Bảng chấm công và văn bản đồng ý làm thêm giờ năm 2026 quan trọng hơn trước. Theo Nghị định 253/2026/NĐ-CP, tiền làm thêm giờ đúng luật được miễn thuế thu nhập cá nhân toàn bộ, nhưng doanh nghiệp phải có bảng kê hoặc bảng chấm công làm căn cứ. Quy trình tính lương đầy đủ có trong bài cách tính lương nhân viên 2026.
Bảng chấm công (mẫu 12) nên có các cột: mã nhân viên, họ tên, các ngày trong tháng với ký hiệu thống nhất (X: đi làm, P: phép năm, L: lễ Tết, R: việc riêng có lương, KL: không lương, Ô: ốm hưởng BHXH, TS: thai sản), tổng công, giờ làm thêm ngày thường, giờ làm thêm ngày nghỉ tuần, giờ làm thêm ngày lễ, giờ làm đêm, xác nhận của quản lý.
Văn bản đồng ý làm thêm giờ (mẫu 13). Nghị định 145/2020/NĐ-CP yêu cầu doanh nghiệp có sự đồng ý của người lao động về thời gian, địa điểm và công việc làm thêm. Mẫu ngắn:
DANH SÁCH NGƯỜI LAO ĐỘNG ĐỒNG Ý LÀM THÊM GIỜ
Bộ phận: … ; Lý do làm thêm: … ; Địa điểm: …
STT Họ tên Thời gian làm thêm (từ … giờ đến … giờ, ngày …) Số giờ Ký xác nhận đồng ý 1 … … … … Tổng số giờ làm thêm của mỗi người trong tháng không vượt quá 40 giờ. Người lập: … ; Người duyệt: …
Phiếu lương (mẫu 15). Điều 95 yêu cầu mỗi lần trả lương doanh nghiệp phải thông báo bảng kê trả lương, ghi rõ tiền lương, tiền làm thêm giờ, làm đêm, nội dung và số tiền bị khấu trừ. Phiếu lương có thể gửi qua email hoặc ứng dụng nội bộ.
Quyết định điều chỉnh lương (mẫu 16):
QUYẾT ĐỊNH Về việc điều chỉnh tiền lương
GIÁM ĐỐC CÔNG TY …
Căn cứ Bộ luật Lao động 2019; Căn cứ Quy chế lương, thưởng của Công ty; Căn cứ kết quả đánh giá … ;QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Điều chỉnh mức lương của Ông/Bà …, chức danh …, từ … đồng/tháng lên … đồng/tháng, áp dụng từ ngày …
Điều 2. Phòng Hành chính – Nhân sự, Kế toán và Ông/Bà … chịu trách nhiệm thi hành. Hai bên ký phụ lục hợp đồng lao động tương ứng.
Thang lương, bảng lương (mẫu 18). Theo Điều 93, doanh nghiệp tự xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động, tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động (nếu có) và công bố công khai trước khi thực hiện. Doanh nghiệp không phải nộp thang bảng lương cho cơ quan nhà nước. Bậc thấp nhất không được thấp hơn lương tối thiểu vùng 2026.
| Chức danh | Bậc 1 | Bậc 2 | Bậc 3 | Bậc 4 | Bậc 5 |
|---|---|---|---|---|---|
| Nhân viên phổ thông (vùng I) | 5.400.000 | 5.700.000 | 6.000.000 | 6.300.000 | 6.600.000 |
| Nhân viên nghiệp vụ | 8.000.000 | 8.600.000 | 9.200.000 | 9.800.000 | 10.400.000 |
| Trưởng nhóm | 13.000.000 | 14.000.000 | 15.000.000 | 16.000.000 | 17.000.000 |
Bảng trên chỉ là ví dụ cấu trúc. Doanh nghiệp tự quyết định số bậc, khoảng cách bậc và điều kiện nâng bậc trong quy chế.
Nhóm điều hành và đánh giá
Quyết định điều chuyển tạm thời (mẫu 21). Theo Điều 29, doanh nghiệp được tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng khi gặp khó khăn đột xuất, sự cố, nhu cầu sản xuất kinh doanh, với điều kiện đã quy định trong nội quy lao động. Thời gian tạm chuyển không quá 60 ngày làm việc cộng dồn trong một năm, trừ khi người lao động đồng ý bằng văn bản. Doanh nghiệp phải báo trước ít nhất 3 ngày làm việc, nêu rõ thời hạn và bố trí công việc phù hợp sức khỏe. Tiền lương theo công việc mới; nếu thấp hơn lương cũ thì được giữ nguyên lương cũ trong 30 ngày làm việc, và lương công việc mới ít nhất bằng 85% lương cũ nhưng không thấp hơn lương tối thiểu.
Phiếu đánh giá nhân viên (mẫu 22). Theo Điều 36.1a, doanh nghiệp chỉ được đơn phương chấm dứt hợp đồng vì người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc khi đã có quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc do doanh nghiệp ban hành, có tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động (nếu có). Mẫu phiếu đánh giá có tiêu chí và thang điểm chi tiết có trong bài đánh giá nhân viên cuối năm. Bộ chỉ tiêu theo phòng ban có trong bài KPI là gì và cách xây dựng.
Nhóm nghỉ phép và chế độ
| Loại nghỉ | Số ngày | Hưởng lương | Căn cứ |
|---|---|---|---|
| Phép năm (điều kiện bình thường, đủ 12 tháng) | 12 ngày | Có | Điều 113 |
| Thêm theo thâm niên | Cứ đủ 5 năm làm việc được thêm 1 ngày | Có | Điều 114 |
| Kết hôn | 3 ngày | Có | Điều 115 |
| Con đẻ, con nuôi kết hôn | 1 ngày | Có | Điều 115 |
| Cha, mẹ (hai bên), vợ hoặc chồng, con chết | 3 ngày | Có | Điều 115 |
| Ông bà, anh chị em ruột chết; cha mẹ, anh chị em ruột kết hôn | 1 ngày | Không | Điều 115 |
| Ốm đau, thai sản | Theo Luật BHXH 2024 | BHXH chi trả | Luật BHXH 2024 |
Đơn xin nghỉ phép (mẫu 23) gồm: họ tên, bộ phận, loại nghỉ, từ ngày đến ngày, số ngày, lý do (không bắt buộc với phép năm), người bàn giao công việc, ý kiến quản lý. Doanh nghiệp có quyền quy định lịch nghỉ phép năm sau khi tham khảo ý kiến người lao động và phải thông báo trước.
Nhóm nội quy và kỷ luật lao động
Nội quy lao động (mẫu 26). Doanh nghiệp phải ban hành nội quy lao động. Nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên, nội quy phải bằng văn bản, được tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động (nếu có) và đăng ký tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh trong 10 ngày kể từ ngày ban hành (Điều 118, 119). Nội quy có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan này nhận đủ hồ sơ đăng ký (Điều 121). Nội quy tối thiểu gồm: thời giờ làm việc, nghỉ ngơi; trật tự tại nơi làm việc; an toàn, vệ sinh lao động; phòng chống quấy rối tình dục; bảo vệ tài sản, bí mật; trường hợp tạm chuyển công việc; hành vi vi phạm và hình thức xử lý; trách nhiệm vật chất; người có thẩm quyền xử lý kỷ luật.
Quy trình xử lý kỷ luật (mẫu 27–29). Điều 122 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP yêu cầu:
- Doanh nghiệp chứng minh được lỗi của người lao động (biên bản ghi nhận vi phạm, chứng cứ).
- Thông báo nội dung, thời gian, địa điểm cuộc họp cho tổ chức đại diện người lao động (nếu người lao động là thành viên), người lao động và người đại diện theo pháp luật của người dưới 15 tuổi (nếu có), ít nhất 5 ngày làm việc trước cuộc họp.
- Cuộc họp có sự tham gia của người lao động; người lao động có quyền tự bào chữa hoặc nhờ luật sư, tổ chức đại diện bào chữa.
- Lập biên bản cuộc họp, có chữ ký của người tham dự.
- Người có thẩm quyền ban hành quyết định kỷ luật trong thời hiệu và gửi đến các bên.
Thời hiệu xử lý kỷ luật là 6 tháng kể từ ngày xảy ra vi phạm, 12 tháng với vi phạm liên quan đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh (Điều 123). Hình thức kỷ luật chỉ gồm: khiển trách; kéo dài thời hạn nâng lương không quá 6 tháng; cách chức; sa thải (Điều 124). Không được phạt tiền, cắt lương thay cho kỷ luật (Điều 127).
BIÊN BẢN HỌP XỬ LÝ KỶ LUẬT LAO ĐỘNG
Thời gian: … giờ, ngày … ; Địa điểm: …
Thành phần: Đại diện Công ty: … ; Đại diện tổ chức đại diện người lao động: … ; Người lao động vi phạm: … ; Người bào chữa (nếu có): …
Nội dung vi phạm: … (căn cứ Điều … Nội quy lao động; biên bản ghi nhận ngày …)
Ý kiến của người lao động: …
Ý kiến của tổ chức đại diện người lao động: …
Kết luận: hình thức kỷ luật đề xuất: …
Biên bản kết thúc lúc … giờ, đã đọc lại cho những người tham dự cùng nghe và ký tên.
Nhóm nghỉ việc
Thông báo chấm dứt hợp đồng lao động (mẫu 31). Theo Điều 45, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản cho người lao động về việc chấm dứt hợp đồng, trừ một số trường hợp luật quy định. Khi doanh nghiệp đơn phương chấm dứt theo Điều 36, phải báo trước ít nhất 45 ngày (hợp đồng không xác định thời hạn), 30 ngày (xác định thời hạn 12–36 tháng) hoặc 3 ngày làm việc (dưới 12 tháng), trừ các trường hợp không cần báo trước.
QUYẾT ĐỊNH Về việc chấm dứt hợp đồng lao động
GIÁM ĐỐC CÔNG TY …
Căn cứ Bộ luật Lao động 2019; Căn cứ Hợp đồng lao động số … ngày …; Căn cứ … (đơn xin nghỉ việc ngày … / thông báo ngày … / hợp đồng hết hạn ngày …),QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Chấm dứt hợp đồng lao động với Ông/Bà …, chức danh …, kể từ ngày … Lý do: … (ghi đúng căn cứ tại Điều 34 Bộ luật Lao động 2019).
Điều 2. Ông/Bà … có trách nhiệm bàn giao công việc, tài sản cho … trước ngày …
Điều 3. Công ty thanh toán tiền lương, phép năm chưa nghỉ, trợ cấp thôi việc (nếu đủ điều kiện) và các khoản khác trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt; hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH và trả lại giấy tờ bản chính (nếu có giữ).
Theo Điều 46, người lao động làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên được trợ cấp thôi việc, mỗi năm làm việc bằng nửa tháng tiền lương, không tính thời gian đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp. Theo hướng dẫn thuế TNCN mới, trợ cấp thôi việc không tính vào thu nhập chịu thuế.
Biên bản bàn giao (mẫu 33) gồm: danh sách công việc đang làm và tình trạng, tài liệu và tài khoản hệ thống, tài sản (máy tính, thẻ, chìa khóa, đồng phục), công nợ tạm ứng, người nhận bàn giao ký xác nhận.
Nhóm hồ sơ báo cáo cơ quan nhà nước
| Nghĩa vụ | Nội dung | Căn cứ |
|---|---|---|
| Sổ quản lý lao động | Lập bản giấy hoặc điện tử trong 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, cập nhật khi có thay đổi | Điều 12 BLLĐ 2019, Nghị định 145/2020 |
| Khai trình và báo cáo tình hình thay đổi lao động | Khai trình khi bắt đầu hoạt động; báo cáo định kỳ 6 tháng và hằng năm qua cổng dịch vụ công | Nghị định 145/2020 |
| Đăng ký nội quy lao động | Với doanh nghiệp từ 10 người lao động | Điều 119 |
| Thông báo làm thêm đến 300 giờ/năm | Gửi cơ quan chuyên môn về lao động cấp tỉnh | Điều 107, Nghị định 145/2020 |
| Báo tăng, giảm lao động tham gia BHXH | Khi có thay đổi | Luật BHXH 2024 |
Cách quản lý bộ biểu mẫu trong doanh nghiệp nhỏ
- Một thư mục gốc duy nhất, chia theo 7 nhóm như bảng danh mục. Mỗi mẫu có mã (ví dụ HR-08 cho hợp đồng lao động) và ngày cập nhật ghi ở chân trang.
- Một người chịu trách nhiệm cập nhật, rà soát mỗi khi có văn bản pháp luật mới, tối thiểu mỗi năm một lần vào tháng 12.
- Hồ sơ từng nhân viên gồm hợp đồng, phụ lục, quyết định, đánh giá, đơn từ, lưu theo mã nhân viên.
- Không sửa mẫu gốc khi dùng; tạo bản sao cho từng trường hợp.
- Hợp đồng điện tử: nếu chuyển sang ký điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, kiểm tra nền tảng ký đáp ứng yêu cầu lưu trữ và truy xuất.
Checklist hồ sơ nhân sự
- Mỗi nhân viên có hợp đồng lao động còn hiệu lực và đủ phụ lục cho mọi lần thay đổi lương, chức danh.
- Có thông báo kết quả thử việc cho mọi nhân viên đã qua thử việc.
- Nội quy lao động đã ban hành và đăng ký (nếu từ 10 người lao động).
- Thang bảng lương, quy chế thưởng đã công bố tại nơi làm việc.
- Bảng chấm công và văn bản đồng ý làm thêm giờ lưu đủ theo tháng.
- Phiếu lương gửi cho nhân viên mỗi kỳ trả lương.
- Sổ quản lý lao động cập nhật; báo cáo tình hình lao động nộp đúng kỳ.
- Hồ sơ kỷ luật có đủ biên bản vi phạm, thông báo họp, biên bản họp, quyết định.
- Hồ sơ nghỉ việc có quyết định, biên bản bàn giao, chứng từ thanh toán trong 14 ngày.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp dưới 10 người có phải đăng ký nội quy lao động không?
Không bắt buộc đăng ký. Doanh nghiệp dưới 10 người lao động vẫn phải có nội quy nhưng không bắt buộc bằng văn bản; nếu ban hành bằng văn bản thì hiệu lực do doanh nghiệp quyết định trong nội quy.
Có phải đăng ký thang lương, bảng lương với cơ quan nhà nước không?
Không. Theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp tự xây dựng, tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động (nếu có) và công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.
Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là bao lâu?
Thời hiệu là 6 tháng kể từ ngày xảy ra vi phạm. Với vi phạm liên quan đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, thời hiệu là 12 tháng.
Người lao động nghỉ việc có cần nêu lý do không?
Người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng mà không cần lý do, chỉ cần báo trước theo Điều 35: 45 ngày với hợp đồng không xác định thời hạn, 30 ngày với hợp đồng 12–36 tháng, 3 ngày làm việc với hợp đồng dưới 12 tháng. Một số trường hợp không cần báo trước, như không được trả đủ lương hoặc bị ngược đãi.
Doanh nghiệp có được giữ bằng gốc của nhân viên không?
Không. Điều 17 Bộ luật Lao động 2019 cấm giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ và cấm yêu cầu người lao động đặt cọc bằng tiền hoặc tài sản.
Biểu mẫu nhân sự có cần đóng dấu không?
Quyết định, hợp đồng, thông báo gửi ra ngoài thường có chữ ký người có thẩm quyền và dấu doanh nghiệp (nếu doanh nghiệp sử dụng dấu). Biểu mẫu nội bộ như bảng chấm công, đơn nghỉ phép chỉ cần chữ ký người lập và người duyệt.
Tóm tắt
Bộ 35 biểu mẫu nhân sự bao phủ trọn vòng đời nhân viên, trong đó các văn bản có yêu cầu pháp lý rõ gồm hợp đồng lao động, phụ lục, thông báo kết quả thử việc, nội quy lao động, hồ sơ kỷ luật, thông báo và quyết định chấm dứt hợp đồng, sổ quản lý lao động. Doanh nghiệp nên giữ một bộ mẫu thống nhất, có ngày cập nhật và người chịu trách nhiệm rà soát. Các bài trong cụm: mẫu hợp đồng lao động 2026, đánh giá nhân viên cuối năm, cách tính lương nhân viên 2026, mức đóng BHXH, BHYT, BHTN 2026 và chuyên trang pháp lý doanh nghiệp. Nội dung nội quy và hồ sơ đăng ký có trong bài nội quy lao động, còn mẫu hợp đồng thử việc và các bước tuyển dụng có trong bài mẫu hợp đồng thử việc 2026 và quy trình tuyển dụng cho doanh nghiệp nhỏ.
