Nội quy lao động: nội dung bắt buộc, mẫu tham khảo và thủ tục đăng ký 2026 cho doanh nghiệp từ 10 lao động
Doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản và nộp hồ sơ đăng ký tại cơ quan chuyên môn về lao động cấp tỉnh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành. Nội quy có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan này nhận đủ hồ sơ. Doanh nghiệp dưới 10 lao động không bắt buộc ban hành nội quy bằng văn bản, nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.
Nội quy lao động là căn cứ duy nhất để doanh nghiệp xử lý kỷ luật với các hành vi không được quy định sẵn trong luật hay hợp đồng. Doanh nghiệp không có nội quy hợp lệ sẽ rất khó sa thải hay kỷ luật người vi phạm, kể cả khi vi phạm là rõ ràng.
Căn cứ pháp lý & ngày rà soát: Bộ luật Lao động 2019 (Điều 118 đến Điều 121 về nội quy lao động; Điều 124, 127 về hình thức kỷ luật và hành vi bị cấm); Nghị định 145/2020/NĐ-CP (Điều 69 về nội dung nội quy lao động); Quyết định 628/QĐ-BNV về thủ tục hành chính lĩnh vực lao động (áp dụng từ 01/7/2025); Nghị định 12/2022/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính. Rà soát ngày 26/9/2026.
Lưu ý: Sau khi sắp xếp bộ máy từ tháng 7/2025, việc tiếp nhận hồ sơ đăng ký nội quy lao động do Sở Nội vụ cấp tỉnh thực hiện, hoặc cơ quan cấp xã nếu được ủy quyền. Doanh nghiệp nên kiểm tra kênh tiếp nhận cụ thể tại địa phương trước khi nộp.
Mục lục
- Nội quy lao động là gì, khác nội quy công ty thế nào
- Doanh nghiệp nào phải ban hành và đăng ký
- Nội dung bắt buộc của nội quy lao động
- Khung mẫu nội quy lao động
- Thủ tục đăng ký nội quy lao động năm 2026
- Doanh nghiệp dưới 10 lao động làm gì
- Lỗi thường gặp khiến nội quy không có giá trị
- Checklist ban hành và đăng ký
- Câu hỏi thường gặp
Nội quy lao động là gì, khác nội quy công ty thế nào
Nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành, quy định các quy tắc xử sự mà người lao động phải tuân thủ, các hành vi vi phạm và hình thức xử lý kỷ luật tương ứng. Đây là văn bản có giá trị pháp lý, phải tuân theo nội dung và thủ tục do Bộ luật Lao động quy định.
| Tiêu chí | Nội quy lao động | Nội quy, quy định nội bộ khác |
|---|---|---|
| Cơ sở | Điều 118–121 Bộ luật Lao động | Quyết định của doanh nghiệp |
| Nội dung | 9 nhóm nội dung bắt buộc, trong đó có kỷ luật, trách nhiệm vật chất | Văn hóa, trang phục, quy trình, sử dụng tài sản chung… |
| Đăng ký | Bắt buộc với doanh nghiệp từ 10 lao động | Không phải đăng ký |
| Dùng để xử lý kỷ luật | Có | Chỉ khi được dẫn chiếu vào nội quy lao động |
Nếu doanh nghiệp muốn kỷ luật người vi phạm quy định về bảo mật dữ liệu hay sử dụng thiết bị, hành vi đó phải được mô tả trong nội quy lao động đã đăng ký, không chỉ trong một thông báo nội bộ.
Doanh nghiệp nào phải ban hành và đăng ký
| Số lao động đang sử dụng | Ban hành bằng văn bản | Đăng ký | Hiệu lực |
|---|---|---|---|
| Từ 10 người trở lên | Bắt buộc | Bắt buộc, trong 10 ngày kể từ ngày ban hành | Sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhận đủ hồ sơ |
| Dưới 10 người | Không bắt buộc | Không phải đăng ký | Nếu ban hành bằng văn bản, hiệu lực do doanh nghiệp quyết định |
Số lao động tính theo người đang có quan hệ lao động với doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp tăng từ 9 lên 10 người, bộ phận nhân sự nên chuẩn bị nội quy ngay. Các việc khác cần làm khi quy mô tăng được tổng hợp trong bài quản trị nhân sự cho doanh nghiệp nhỏ.
Doanh nghiệp có chi nhánh, đơn vị trực thuộc ở tỉnh khác thì sau khi đăng ký, gửi nội quy lao động đã đăng ký tới cơ quan chuyên môn về lao động cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh.
Nội dung bắt buộc của nội quy lao động
Khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu nội quy gồm các nhóm nội dung dưới đây. Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết từng nhóm.
| Nhóm nội dung | Cần ghi cụ thể |
|---|---|
| Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi | Giờ làm trong ngày, tuần; ca làm việc; giờ bắt đầu, kết thúc; nghỉ giữa giờ; ngày nghỉ hằng tuần; làm thêm giờ; nghỉ phép năm, nghỉ việc riêng |
| Trật tự tại nơi làm việc | Phạm vi làm việc, đi lại; tác phong, trang phục; chấp hành điều động |
| An toàn, vệ sinh lao động | Trách nhiệm chấp hành biện pháp an toàn, sử dụng phương tiện bảo vệ cá nhân |
| Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc | Hành vi bị cấm, trình tự tiếp nhận, xử lý khiếu nại |
| Bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ | Danh mục tài sản, tài liệu, dữ liệu cần bảo vệ |
| Tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng | Các trường hợp được chuyển |
| Hành vi vi phạm kỷ luật và hình thức xử lý | Từng hành vi tương ứng với khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức, sa thải |
| Trách nhiệm vật chất | Mức bồi thường, trường hợp phải bồi thường |
| Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật | Chức danh được quyền ra quyết định |
Bốn hình thức kỷ luật hợp pháp theo Điều 124 là khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương không quá 6 tháng, cách chức và sa thải. Nội quy không được quy định phạt tiền hay cắt lương thay cho kỷ luật, vì đây là hành vi bị cấm tại Điều 127.
Khung mẫu nội quy lao động
Khung dưới đây dùng làm dàn ý. Doanh nghiệp cần điền chi tiết theo thực tế vận hành.
CÔNG TY ……
NỘI QUY LAO ĐỘNG (Ban hành kèm Quyết định số …… ngày ……)
Chương I. Quy định chung. Căn cứ ban hành; phạm vi, đối tượng áp dụng (người lao động làm việc theo hợp đồng lao động, người học nghề, người thử việc); giải thích từ ngữ.
Chương II. Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi. Giờ làm việc hành chính: từ …… đến ……; ca làm việc (nếu có); nghỉ giữa giờ …… phút; ngày nghỉ hằng tuần: ……; làm thêm giờ phải có sự đồng ý của người lao động; nghỉ lễ, Tết, nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng theo luật.
Chương III. Trật tự tại nơi làm việc. Phạm vi làm việc; quy định ra vào; trang phục; ứng xử với đồng nghiệp, khách hàng; chấp hành phân công.
Chương IV. An toàn, vệ sinh lao động. Tuân thủ biện pháp an toàn, sử dụng trang bị bảo hộ, báo cáo sự cố.
Chương V. Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc. Định nghĩa, hành vi bị cấm; kênh tiếp nhận; trình tự xử lý; bảo vệ người tố cáo.
Chương VI. Bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ. Danh mục thông tin mật; quy định sử dụng máy tính, email, dữ liệu khách hàng.
Chương VII. Tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác. Các trường hợp: khắc phục sự cố, thiên tai, dịch bệnh; nhu cầu sản xuất, kinh doanh ……
Chương VIII. Hành vi vi phạm và hình thức xử lý kỷ luật. Bảng liệt kê: hành vi — hình thức xử lý (khiển trách / kéo dài thời hạn nâng lương / cách chức / sa thải).
Chương IX. Trách nhiệm vật chất. Trường hợp phải bồi thường; mức bồi thường; cách khấu trừ tiền lương (không quá 30% tiền lương thực trả hằng tháng sau khi trích nộp bảo hiểm và thuế).
Chương X. Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật và điều khoản thi hành. Chức danh có thẩm quyền; hiệu lực; trách nhiệm phổ biến.
Ví dụ một dòng trong bảng hành vi vi phạm: "Tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong thời hạn 30 ngày hoặc 20 ngày cộng dồn trong thời hạn 365 ngày tính từ ngày đầu tiên tự ý bỏ việc mà không có lý do chính đáng — sa thải". Đây là trường hợp sa thải được nêu tại Điều 125 Bộ luật Lao động, nên được chép nguyên văn vào nội quy.
Thủ tục đăng ký nội quy lao động năm 2026
| Bước | Việc cần làm | Thời hạn |
|---|---|---|
| 1 | Soạn dự thảo nội quy | Trước khi ban hành |
| 2 | Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có), lập biên bản hoặc văn bản góp ý | Trước khi ban hành |
| 3 | Giám đốc ký quyết định ban hành | Ngày ban hành |
| 4 | Nộp hồ sơ đăng ký tại Sở Nội vụ cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh, hoặc cơ quan cấp xã nếu được ủy quyền; có thể nộp qua dịch vụ công trực tuyến, bưu chính hoặc trực tiếp | Trong 10 ngày kể từ ngày ban hành |
| 5 | Cơ quan xem xét; nếu có nội dung trái pháp luật sẽ thông báo, hướng dẫn sửa đổi | Trong 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ |
| 6 | Nội quy có hiệu lực | Sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhận đủ hồ sơ |
| 7 | Thông báo đến người lao động và niêm yết nội dung chính tại nơi làm việc | Ngay khi có hiệu lực |
Hồ sơ đăng ký gồm: văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động; nội quy lao động; văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có); các văn bản của doanh nghiệp có quy định liên quan đến kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất (nếu có). Thủ tục này không thu phí.
CÔNG TY …… — Số: ……/CV
V/v đăng ký nội quy lao động
Kính gửi: Sở Nội vụ tỉnh/thành phố ……
Công ty …… (mã số doanh nghiệp ……; địa chỉ ……; ngành nghề chính ……; số lao động đang sử dụng: …… người) đề nghị đăng ký Nội quy lao động ban hành kèm Quyết định số …… ngày ……. Hồ sơ kèm theo: Nội quy lao động; văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động (nếu có); các văn bản liên quan đến kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất (nếu có).
Người liên hệ: …… Điện thoại: …… — Giám đốc ký, đóng dấu.
Doanh nghiệp dưới 10 lao động làm gì
Doanh nghiệp dưới 10 lao động vẫn cần có căn cứ để xử lý kỷ luật. Cách đơn giản nhất là đưa các nội dung sau vào hợp đồng lao động hoặc phụ lục hợp đồng: các hành vi vi phạm chính và hình thức xử lý; trường hợp phải bồi thường thiệt hại, mức bồi thường; người có thẩm quyền xử lý. Mẫu điều khoản có thể lồng vào mẫu hợp đồng lao động 2026.
Nếu doanh nghiệp tự nguyện ban hành nội quy bằng văn bản, nội quy có hiệu lực theo quyết định của doanh nghiệp mà không phải đăng ký. Khi đạt 10 lao động, doanh nghiệp rà soát lại và nộp hồ sơ đăng ký.
Lỗi thường gặp khiến nội quy không có giá trị
| Lỗi | Hậu quả |
|---|---|
| Không đăng ký hoặc đăng ký quá hạn | Có thể bị xử phạt; quyết định kỷ luật dựa trên nội quy dễ bị tuyên trái luật |
| Quy định phạt tiền, trừ lương khi đi muộn | Hành vi bị cấm; phần nội dung này không có giá trị |
| Không tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động (nếu có) | Sai trình tự ban hành |
| Hành vi vi phạm mô tả chung chung | Không đủ căn cứ để kỷ luật |
| Không thông báo, niêm yết | Người lao động có thể phản bác là không được biết |
| Không cập nhật khi luật thay đổi | Nội dung trái luật mới không có hiệu lực |
Checklist ban hành và đăng ký
- Đếm số lao động đang sử dụng; nếu từ 10 người, lập kế hoạch ban hành nội quy.
- Soạn đủ 9 nhóm nội dung theo khoản 2 Điều 118.
- Không quy định phạt tiền, cắt lương thay cho kỷ luật.
- Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động (nếu có) và lưu văn bản góp ý.
- Ký quyết định ban hành, ghi rõ ngày ban hành.
- Nộp hồ sơ đăng ký trong 10 ngày; lưu giấy biên nhận hoặc mã hồ sơ trực tuyến.
- Sửa đổi nếu nhận được thông báo của cơ quan tiếp nhận.
- Niêm yết nội dung chính và phổ biến cho người lao động, kể cả người mới trong buổi hội nhập.
- Gửi nội quy đã đăng ký tới cơ quan cấp tỉnh nơi có chi nhánh (nếu có).
Câu hỏi thường gặp
Công ty dưới 10 người có phải đăng ký nội quy lao động không?
Không. Doanh nghiệp dưới 10 lao động không bắt buộc ban hành nội quy bằng văn bản, nhưng phải thỏa thuận về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.
Hạn đăng ký nội quy lao động là bao lâu?
Trong 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động.
Nội quy lao động có hiệu lực khi nào?
Sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan chuyên môn về lao động cấp tỉnh nhận đủ hồ sơ đăng ký. Với doanh nghiệp dưới 10 lao động có ban hành nội quy bằng văn bản, hiệu lực do doanh nghiệp quyết định.
Năm 2026 nộp hồ sơ đăng ký nội quy ở đâu?
Tại Sở Nội vụ cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh, hoặc cơ quan cấp xã nếu được ủy quyền. Doanh nghiệp có thể nộp qua Cổng dịch vụ công, bưu chính hoặc trực tiếp.
Sửa đổi nội quy lao động có phải đăng ký lại không?
Có. Khi sửa đổi, bổ sung, doanh nghiệp thực hiện lại trình tự tham khảo ý kiến (nếu có tổ chức đại diện) và đăng ký như khi ban hành mới.
Nội quy có được quy định đi muộn thì trừ tiền không?
Không. Phạt tiền, cắt lương thay cho xử lý kỷ luật là hành vi bị cấm. Doanh nghiệp chỉ trả lương theo thời gian làm việc thực tế và áp dụng hình thức kỷ luật hợp pháp nếu vi phạm lặp lại.
Tóm tắt
Doanh nghiệp từ 10 lao động phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản, đăng ký trong 10 ngày và chờ 15 ngày để nội quy có hiệu lực. Nội quy phải đủ 9 nhóm nội dung, không được phạt tiền, cắt lương. Doanh nghiệp dưới 10 lao động đưa điều khoản kỷ luật vào hợp đồng. Các văn bản đi kèm như quyết định kỷ luật, biên bản họp có trong bài biểu mẫu nhân sự 2026, còn quy định về thử việc và làm thêm giờ xem tại mẫu hợp đồng thử việc 2026 và cách tính tiền làm thêm giờ 2026. Các thủ tục pháp lý khác được tổng hợp tại cẩm nang pháp lý doanh nghiệp.
