Doanh nghiệp xuất khẩu hoặc cung cấp dịch vụ cho khách nước ngoài thường gặp tình huống hóa đơn đã quá hạn nhưng nhân viên ngại nhắc vì sợ mất lòng khách. Kết quả là khoản phải thu kéo dài, dòng tiền bị ảnh hưởng dù khách vẫn có ý định trả. Một bộ email nhắc thanh toán bằng tiếng Anh viết sẵn theo từng mốc giúp nhân viên nhắc đúng lúc, giữ giọng lịch sự và có căn cứ khi cần làm việc cứng rắn hơn.
Từ vựng công nợ cần biết
Trước khi viết email, nhân viên nên nắm các từ sau để dùng thống nhất:
- Invoice: hóa đơn thương mại gửi khách. Invoice number là số hóa đơn.
- Due date / payment due date: ngày đến hạn thanh toán.
- Payment terms: điều khoản thanh toán, ví dụ Net 30 nghĩa là thanh toán trong 30 ngày kể từ ngày hóa đơn.
- Outstanding balance / amount due: số tiền còn phải trả.
- Overdue / past due: đã quá hạn.
- Remittance / remittance advice: khoản chuyển tiền và giấy báo chuyển tiền khách gửi kèm.
- Proof of payment: chứng từ đã thanh toán, thường là bản sao lệnh chuyển tiền.
- Statement of account: bảng kê công nợ liệt kê các hóa đơn còn mở.
- Partial payment: thanh toán một phần.
- Late payment fee / interest: phí hoặc lãi chậm trả, chỉ áp dụng khi hợp đồng có thỏa thuận.
Điều khoản thanh toán quốc tế như T/T, L/C hay nhờ thu ảnh hưởng tới cách nhắc nợ. Với L/C, doanh nghiệp làm việc với ngân hàng theo bộ chứng từ thay vì nhắc khách như T/T. Bài thanh toán quốc tế T/T, L/C và nhờ thu giải thích sự khác nhau giữa các phương thức này.
Mẫu 1: Nhắc trước hạn 3–5 ngày
Email này mang tính thông báo, giúp khách đưa khoản thanh toán vào lịch chi.
Subject: Friendly reminder – Invoice INV-2026-118 due on 30 October
Dear Ms. Tanaka,
I hope you are well. This is a friendly reminder that invoice INV-2026-118 for USD 8,400 is due on 30 October 2026, according to our Net 30 payment terms.
I have attached a copy of the invoice for your convenience. If the payment has already been scheduled, please disregard this email.
Best regards,
[Tên] – Accounts Receivable, [Công ty]
Câu "please disregard this email" giúp khách không cảm thấy bị nhắc nợ khi họ đã lên lịch chuyển tiền.
Mẫu 2: Quá hạn 1–7 ngày
Ở mốc này, nhiều khoản chậm chỉ vì hóa đơn chưa tới đúng người duyệt. Email nên hỏi tình trạng và đề nghị hỗ trợ.
Subject: Invoice INV-2026-118 – payment now overdue
Dear Ms. Tanaka,
According to our records, payment for invoice INV-2026-118 (USD 8,400), due on 30 October 2026, has not yet been received.
Could you please let us know the expected payment date? If you need any documents to process the payment, such as a copy of the invoice or the packing list, we will be happy to send them.
If payment has already been made, please send us the remittance advice so that we can match it with our records.
Kind regards,
[Tên]
Mẫu 3: Quá hạn 15–30 ngày
Email cần rõ ràng hơn, nêu số ngày quá hạn, đính kèm bảng kê công nợ và đề nghị một mốc cụ thể.
Subject: Second reminder – overdue balance of USD 8,400
Dear Ms. Tanaka,
We are writing again about invoice INV-2026-118, which is now 20 days past due. Please find attached our statement of account showing the outstanding balance.
We would appreciate it if you could arrange the payment by 25 November 2026, or let us know if there is any issue with the invoice or the goods that we should resolve.
We value our cooperation and would like to settle this matter smoothly.
Sincerely,
[Tên], [Chức danh]
Câu hỏi về "any issue with the invoice or the goods" quan trọng. Đôi khi khách giữ tiền vì có khiếu nại chưa được giải quyết. Khi đó, doanh nghiệp cần xử lý khiếu nại trước rồi mới tiếp tục nhắc thanh toán.
Mẫu 4: Thông báo cuối trước khi áp dụng biện pháp theo hợp đồng
Email này thường do quản lý hoặc chủ doanh nghiệp gửi. Chỉ nêu các biện pháp mà hợp đồng đã thỏa thuận, như tạm dừng giao lô hàng tiếp theo hoặc tính lãi chậm trả.
Subject: Final notice – invoice INV-2026-118
Dear Mr. Sato,
Despite our previous reminders dated 3 and 20 November 2026, invoice INV-2026-118 for USD 8,400 remains unpaid and is now 45 days overdue.
In line with clause 7 of our sales contract, we will have to put further shipments on hold if payment is not received by 20 December 2026.
We would prefer to resolve this without further action. Please contact me directly if you would like to discuss a payment schedule.
Yours sincerely,
[Tên], Director, [Công ty]
Trước khi gửi mẫu này, doanh nghiệp cần đọc lại hợp đồng để chắc chắn điều khoản được viện dẫn là có thật. Các điều khoản tối thiểu nên có trong hợp đồng xuất khẩu được tổng hợp trong bài hợp đồng ngoại thương: điều khoản tối thiểu SME cần có.
Mẫu câu thay thế theo tình huống
Một số câu ngắn giúp nhân viên trả lời nhanh khi khách phản hồi:
- Khi khách hứa ngày trả: Thank you for confirming. We will look out for the payment on 15 November.
- Khi khách đề nghị trả nhiều đợt: We can accept two instalments of USD 4,200 each, on 15 and 30 November. Please confirm by email.
- Khi đã nhận tiền: We confirm receipt of USD 8,400 for invoice INV-2026-118. Thank you for your payment.
- Khi nhận thiếu do phí ngân hàng: We received USD 8,365, which is USD 35 less than the invoice amount, probably due to bank charges. Under our terms, bank charges outside Vietnam are borne by the buyer. Could you please add this amount to your next payment?
Câu cuối chỉ dùng được khi hợp đồng hoặc hóa đơn đã quy định bên nào chịu phí ngân hàng.
Lỗi cần tránh
Lỗi thường gặp nhất là viết email quá dài, kể lý do doanh nghiệp cần tiền. Khách nước ngoài cần biết số hóa đơn, số tiền, ngày đến hạn và việc cần làm. Các thông tin khác nên lược bỏ.
Lỗi thứ hai là thay đổi giọng điệu đột ngột, từ rất thân thiện sang đe dọa. Mỗi lần nhắc nên tăng mức rõ ràng từng bước, như bốn mẫu trên.
Lỗi thứ ba là nhắc nợ qua nhiều kênh không thống nhất, ví dụ sales nhắn qua ứng dụng chat một ngày hạn, còn kế toán email một ngày khác. Doanh nghiệp nên để một người phụ trách và lưu toàn bộ lịch sử nhắc vào hồ sơ khách hàng. Cách lập bảng tuổi nợ và lịch nhắc theo mốc được trình bày trong bài quản lý công nợ phải thu.
Số tiền, tên và ngày tháng trong các mẫu là ví dụ minh họa. Biện pháp xử lý chậm thanh toán cần dựa trên hợp đồng đã ký.
