Mẫu đơn xin nghỉ việc 2026: cách viết, thời hạn báo trước, bàn giao và quyền lợi khi nghỉ
Đơn xin nghỉ việc là văn bản người lao động dùng để báo trước việc đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động; đơn hợp lệ chỉ cần ghi rõ người nộp, ngày nộp, ngày làm việc cuối cùng và chữ ký. Ngày làm việc cuối cùng phải cách ngày nộp ít nhất 45 ngày với hợp đồng không xác định thời hạn, 30 ngày với hợp đồng từ 12 đến 36 tháng và 3 ngày làm việc với hợp đồng dưới 12 tháng. Người lao động không bắt buộc nêu lý do và doanh nghiệp không có quyền từ chối đơn đúng thời hạn.
Tên gọi "đơn xin" là thói quen hành chính, còn về pháp lý đây là thông báo đơn phương chấm dứt theo Điều 35 Bộ luật Lao động 2019. Với phòng nhân sự, đơn nghỉ việc là điểm bắt đầu của một chuỗi việc gồm tính ngày nghỉ, bàn giao, ra quyết định, thanh toán và xác nhận BHXH.
Căn cứ pháp lý & ngày rà soát: Bộ luật Lao động 2019 (Điều 35 về quyền đơn phương chấm dứt của người lao động; Điều 27 về hủy bỏ thử việc; Điều 38 về hủy bỏ việc đơn phương chấm dứt; Điều 40 về chấm dứt trái pháp luật; Điều 45 về thông báo chấm dứt; Điều 48 về thanh toán và xác nhận BHXH; khoản 3 Điều 113 về ngày phép chưa nghỉ); Nghị định 145/2020/NĐ-CP (Điều 7 về thời hạn báo trước với người quản lý doanh nghiệp). Rà soát ngày 30/09/2026.
Mục lục
- Thời hạn báo trước theo loại hợp đồng
- Nội dung bắt buộc và nên có trong đơn
- Mẫu đơn xin nghỉ việc ngắn gọn
- Mẫu đơn xin nghỉ việc đầy đủ kèm kế hoạch bàn giao
- Cách tính ngày làm việc cuối cùng
- Doanh nghiệp tiếp nhận đơn và xử lý thế nào
- Quyền lợi của người lao động sau khi nghỉ
- Checklist cho người nghỉ việc và phòng nhân sự
- Câu hỏi thường gặp
Thời hạn báo trước theo loại hợp đồng
| Loại hợp đồng | Thời hạn báo trước tối thiểu | Cách tính |
|---|---|---|
| Không xác định thời hạn | 45 ngày | Ngày lịch |
| Xác định thời hạn từ 12 đến 36 tháng | 30 ngày | Ngày lịch |
| Xác định thời hạn dưới 12 tháng | 3 ngày làm việc | Ngày làm việc theo nội quy |
| Người quản lý doanh nghiệp, hợp đồng từ 12 tháng hoặc không thời hạn | 120 ngày | Ngày lịch |
| Người quản lý doanh nghiệp, hợp đồng dưới 12 tháng | 1/4 thời hạn hợp đồng | Theo thời hạn hợp đồng |
| Đang thử việc | Không cần báo trước | Được hủy bỏ thỏa thuận thử việc |
| 7 trường hợp tại khoản 2 Điều 35 | Không cần báo trước | Nghỉ ngay, vẫn đúng luật |
Các trường hợp được nghỉ ngay gồm không được bố trí đúng công việc, bị trả lương thiếu hoặc chậm, bị ngược đãi, bị quấy rối tình dục, lao động nữ mang thai phải nghỉ theo chỉ định y tế, đủ tuổi nghỉ hưu và doanh nghiệp cung cấp thông tin không trung thực. Chi tiết từng trường hợp có trong bài đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động.
Nội dung bắt buộc và nên có trong đơn
Luật không quy định mẫu đơn nghỉ việc. Để đơn có giá trị làm căn cứ tính thời hạn, đơn nên có các nội dung sau:
- Họ tên, chức danh, bộ phận và số hợp đồng lao động đang thực hiện.
- Người nhận đơn, thường là giám đốc hoặc trưởng phòng nhân sự.
- Ngày nộp đơn, vì thời hạn báo trước tính từ ngày này.
- Ngày làm việc cuối cùng hoặc ngày chấm dứt hợp đồng.
- Cam kết bàn giao công việc, tài sản, tài liệu.
- Chữ ký và họ tên người lao động.
Lý do nghỉ việc là phần không bắt buộc. Nếu nghỉ ngay theo khoản 2 Điều 35, người lao động nên ghi rõ lý do và điểm tương ứng của luật, kèm chứng cứ như bảng lương trả chậm, để tránh bị coi là nghỉ trái luật.
Mẫu đơn xin nghỉ việc ngắn gọn
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúcĐƠN XIN NGHỈ VIỆC
Kính gửi: Giám đốc Công ty …; Phòng Hành chính – Nhân sự.
Tôi tên là: …; Chức danh: …; Bộ phận: …
Hợp đồng lao động số: … ký ngày …, loại hợp đồng: …Tôi xin thông báo đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo Điều 35 Bộ luật Lao động 2019. Ngày làm việc cuối cùng của tôi là ngày …/…/2026.
Tôi cam kết bàn giao đầy đủ công việc, tài sản và tài liệu theo hướng dẫn của Công ty trước ngày làm việc cuối cùng.
…, ngày … tháng … năm 2026
Người làm đơn (ký, ghi rõ họ tên)
Mẫu đơn xin nghỉ việc đầy đủ kèm kế hoạch bàn giao
Với vị trí quản lý hoặc người giữ nhiều đầu việc, đơn nên kèm kế hoạch bàn giao để hai bên thống nhất ngay từ đầu.
ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC
Kính gửi: Giám đốc Công ty …
Tôi tên là: …; Chức danh: …; Bộ phận: …; Ngày vào làm: …
Hợp đồng lao động số: … ký ngày …, loại hợp đồng: không xác định thời hạn.Tôi xin nghỉ việc với lý do: … (không bắt buộc). Ngày nộp đơn: …/…/2026. Ngày làm việc cuối cùng: …/…/2026, đủ thời hạn báo trước 45 ngày.
Kế hoạch bàn giao dự kiến:
- Danh sách công việc đang xử lý và tiến độ: bàn giao cho ông/bà … trước ngày …
- Hồ sơ, tài liệu, tài khoản hệ thống: bàn giao trước ngày …
- Tài sản công ty đang giữ (máy tính, thẻ ra vào, công cụ): bàn giao ngày làm việc cuối cùng.
- Khoản tạm ứng chưa quyết toán: … đồng, quyết toán trước ngày …
Đề nghị Công ty thanh toán các khoản tiền lương, tiền lương ngày phép chưa nghỉ và các quyền lợi khác, đồng thời xác nhận thời gian đóng BHXH theo quy định.
Người làm đơn (ký, ghi rõ họ tên) — Ý kiến quản lý trực tiếp (ký, ghi rõ họ tên)
Mục "ý kiến quản lý trực tiếp" chỉ để xác nhận đã nhận đơn và thống nhất lịch bàn giao, không phải điều kiện để đơn có hiệu lực.
Cách tính ngày làm việc cuối cùng
Thời hạn báo trước tính từ ngày doanh nghiệp nhận đơn. Người lao động nên nộp đơn qua email công ty hoặc lấy xác nhận ngày nhận trên bản giấy để có bằng chứng.
Giả sử một nhân viên nộp đơn ngày 15/10/2026 (thứ Năm) và công ty làm việc từ thứ Hai đến thứ Sáu:
| Loại hợp đồng | Thời hạn | Ngày chấm dứt sớm nhất |
|---|---|---|
| Không xác định thời hạn | 45 ngày | 29/11/2026 |
| 24 tháng | 30 ngày | 14/11/2026 |
| 6 tháng | 3 ngày làm việc | 20/10/2026 |
Với hợp đồng 6 tháng, 3 ngày làm việc tính từ ngày tiếp theo là thứ Sáu 16/10, thứ Hai 19/10 và thứ Ba 20/10. Nếu người lao động nghỉ trước các mốc này mà không được doanh nghiệp đồng ý, việc nghỉ là trái luật và người lao động phải bồi thường nửa tháng lương cộng tiền lương những ngày không báo trước.
Hai bên có thể thỏa thuận cho nghỉ sớm hơn. Khi đó, doanh nghiệp nên lập biên bản thỏa thuận chấm dứt theo khoản 3 Điều 34 thay vì để người lao động tự nghỉ, nhằm tránh tranh chấp về sau.
Doanh nghiệp tiếp nhận đơn và xử lý thế nào
Bước 1 – Xác nhận đã nhận đơn. Phòng nhân sự ghi ngày nhận, kiểm tra loại hợp đồng và thời hạn báo trước, phản hồi bằng email cho người lao động.
Bước 2 – Trao đổi nghỉ việc. Cuộc trao đổi ngắn với quản lý trực tiếp giúp doanh nghiệp hiểu lý do nghỉ và cơ hội giữ chân. Nếu người lao động đồng ý ở lại, hai bên rút lại việc đơn phương chấm dứt bằng văn bản theo Điều 38.
Bước 3 – Lập kế hoạch bàn giao. Danh sách bàn giao gồm công việc, hồ sơ, tài khoản, mật khẩu hệ thống, tài sản và khoản tạm ứng. Biên bản bàn giao có chữ ký của người nghỉ, người nhận và quản lý.
Bước 4 – Ra quyết định chấm dứt. Doanh nghiệp ban hành quyết định chấm dứt có hiệu lực từ ngày làm việc cuối cùng. Mẫu quyết định và cách tính trợ cấp có trong bài quyết định chấm dứt hợp đồng lao động.
Bước 5 – Thanh toán và thủ tục BHXH. Thanh toán đủ trong 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt, báo giảm lao động, xác nhận thời gian đóng BHXH và trả lại giấy tờ bản chính.
Quy trình này nên được viết thành một quy trình chuẩn trong bộ tài liệu nhân sự, tương tự cách viết trong bài SOP là gì và cách viết. Trình tự nhận người mới ở chiều ngược lại được hướng dẫn trong bài onboarding nhân viên mới.
Quyền lợi của người lao động sau khi nghỉ
Người nghỉ việc đúng luật được thanh toán các khoản sau trong 14 ngày làm việc:
- Tiền lương đến ngày làm việc cuối cùng và tiền làm thêm giờ chưa trả.
- Tiền lương những ngày phép năm chưa nghỉ, tính theo lương hợp đồng tháng trước liền kề.
- Trợ cấp thôi việc cho phần thời gian làm việc từ đủ 12 tháng chưa tham gia bảo hiểm thất nghiệp.
- Thưởng đã đủ điều kiện theo quy chế, nếu có.
Người lao động còn được xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp và nhận lại giấy tờ bản chính. Nếu đủ điều kiện, người lao động có thể nộp hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp tại trung tâm dịch vụ việc làm theo pháp luật về việc làm.
Người nghỉ trái luật mất trợ cấp thôi việc, phải bồi thường và hoàn trả chi phí đào tạo nếu có cam kết. Doanh nghiệp vẫn phải trả tiền lương những ngày đã làm và xác nhận thời gian đóng BHXH.
Checklist cho người nghỉ việc và phòng nhân sự
- Kiểm tra loại hợp đồng và thời hạn báo trước tương ứng.
- Ghi rõ ngày nộp và ngày làm việc cuối cùng trong đơn.
- Nộp đơn qua kênh có lưu vết, như email công ty hoặc bản giấy có xác nhận.
- Lập danh sách bàn giao công việc, tài liệu, tài khoản và tài sản.
- Quyết toán tạm ứng và đối chiếu số ngày phép còn lại.
- Ban hành quyết định chấm dứt có hiệu lực từ ngày làm việc cuối cùng.
- Thanh toán đủ các khoản trong 14 ngày làm việc.
- Báo giảm lao động và xác nhận thời gian đóng BHXH.
Câu hỏi thường gặp
Đơn xin nghỉ việc có cần ghi lý do không?
Không bắt buộc. Người lao động chỉ cần báo trước đúng thời hạn. Lý do cần ghi khi nghỉ ngay theo khoản 2 Điều 35 để chứng minh việc nghỉ đúng luật.
Công ty không ký nhận đơn thì có được nghỉ không?
Được. Thời hạn tính từ ngày doanh nghiệp nhận được đơn, nên người lao động nên gửi qua email công ty hoặc thư có xác nhận để lưu bằng chứng.
Đang thử việc có cần viết đơn xin nghỉ việc không?
Không bắt buộc, vì mỗi bên được hủy bỏ thỏa thuận thử việc mà không cần báo trước. Một email hoặc văn bản ngắn vẫn nên có để hai bên xác định ngày kết thúc.
Có thể dùng phép năm để bù thời hạn báo trước không?
Có thể, nếu doanh nghiệp đồng ý bố trí nghỉ phép trong thời gian báo trước. Nếu không thỏa thuận, số ngày phép chưa nghỉ được thanh toán bằng tiền khi chấm dứt hợp đồng.
Nộp đơn rồi có rút lại được không?
Được, nếu rút trước khi hết thời hạn báo trước, bằng văn bản và được doanh nghiệp đồng ý theo Điều 38 Bộ luật Lao động.
Doanh nghiệp có được giữ lương tháng cuối để buộc bàn giao không?
Không. Doanh nghiệp phải thanh toán trong 14 ngày làm việc. Nếu người lao động gây thiệt hại do không bàn giao, doanh nghiệp xử lý theo thủ tục bồi thường thiệt hại trong nội quy lao động.
Tóm tắt
Đơn xin nghỉ việc chỉ cần ghi ngày nộp, ngày làm việc cuối cùng và chữ ký; thời hạn báo trước là 45 ngày, 30 ngày hoặc 3 ngày làm việc tùy loại hợp đồng, 120 ngày với người quản lý doanh nghiệp. Doanh nghiệp không được từ chối đơn đúng thời hạn, phải ra quyết định chấm dứt, thanh toán trong 14 ngày làm việc và xác nhận BHXH. Các biểu mẫu liên quan như biên bản bàn giao, quyết định chấm dứt được tổng hợp trong bộ biểu mẫu nhân sự 2026 và cẩm nang BHXH và nhân sự.
