Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động: mẫu, căn cứ, trợ cấp thôi việc và thời hạn thanh toán 14 ngày
Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động là văn bản doanh nghiệp ban hành để xác nhận ngày hợp đồng hết hiệu lực, căn cứ chấm dứt và các khoản phải thanh toán. Điều 45 Bộ luật Lao động 2019 bắt buộc doanh nghiệp thông báo bằng văn bản khi hợp đồng chấm dứt, trừ các trường hợp người lao động bị kết án tù không hưởng án treo, bị trục xuất, chết hoặc mất tích, doanh nghiệp chấm dứt hoạt động và người lao động bị sa thải. Sau ngày chấm dứt, hai bên có 14 ngày làm việc để thanh toán đầy đủ quyền lợi.
Sai sót thường gặp ở doanh nghiệp nhỏ không nằm ở câu chữ trong quyết định mà ở phần tính tiền. Trợ cấp thôi việc bị tính trùng với thời gian đã đóng bảo hiểm thất nghiệp, ngày phép chưa nghỉ bị bỏ sót, hoặc sổ BHXH bị giữ lại để buộc người lao động bàn giao. Mỗi sai sót đều có thể dẫn đến tranh chấp hoặc bị xử phạt.
Căn cứ pháp lý & ngày rà soát: Bộ luật Lao động 2019 (Điều 34 về các trường hợp chấm dứt; Điều 45 về thông báo chấm dứt; Điều 46, 47 về trợ cấp thôi việc, mất việc làm; Điều 48 về trách nhiệm khi chấm dứt; khoản 3 Điều 113 về thanh toán ngày phép chưa nghỉ); Nghị định 145/2020/NĐ-CP (Điều 8 về cách tính thời gian làm việc để tính trợ cấp; khoản 3 Điều 67 về tiền lương ngày phép chưa nghỉ); Nghị định 253/2026/NĐ-CP (điểm h khoản 3 Điều 8 về trợ cấp thôi việc không chịu thuế TNCN). Rà soát ngày 30/09/2026.
Mục lục
- Khi nào phải ban hành quyết định chấm dứt hợp đồng
- Bảng căn cứ chấm dứt và quyền lợi đi kèm
- Mẫu quyết định chấm dứt hợp đồng lao động
- Cách tính trợ cấp thôi việc và trợ cấp mất việc làm
- Ví dụ tính các khoản thanh toán khi nghỉ việc
- Thanh toán trong 14 ngày làm việc và xác nhận BHXH
- Thuế TNCN và chi phí được trừ
- Checklist hồ sơ chấm dứt hợp đồng
- Câu hỏi thường gặp
Khi nào phải ban hành quyết định chấm dứt hợp đồng
Luật dùng cụm từ "thông báo bằng văn bản", nên văn bản có thể mang tên thông báo hoặc quyết định. Trên thực tế, doanh nghiệp thường dùng quyết định vì văn bản này xác định rõ người ký, ngày hiệu lực và trách nhiệm thi hành của các phòng ban. Quyết định cũng là chứng từ để kế toán hạch toán các khoản thanh toán và để phòng nhân sự báo giảm lao động với cơ quan BHXH.
Doanh nghiệp không bắt buộc ra thông báo trong 5 trường hợp thuộc các khoản 4, 5, 6, 7 và 8 Điều 34. Đó là người lao động bị kết án tù không hưởng án treo hoặc bị cấm làm công việc theo bản án, người nước ngoài bị trục xuất, người lao động chết hoặc bị tuyên bố mất tích, doanh nghiệp chấm dứt hoạt động và người lao động bị sa thải. Với sa thải, quyết định kỷ luật đã thay thế văn bản chấm dứt, như trình bày trong bài trình tự xử lý kỷ luật lao động.
Quyết định chấm dứt là bước cuối của quy trình, không thay thế thủ tục báo trước. Khi doanh nghiệp đơn phương chấm dứt, thời hạn báo trước 45, 30 hoặc 3 ngày làm việc phải được tuân thủ trước khi quyết định có hiệu lực. Điều kiện và rủi ro của việc đơn phương chấm dứt được phân tích riêng trong bài đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động.
Bảng căn cứ chấm dứt và quyền lợi đi kèm
| Căn cứ theo Điều 34 | Cần văn bản của doanh nghiệp? | Trợ cấp thôi việc | Trợ cấp mất việc làm |
|---|---|---|---|
| Khoản 1: Hết hạn hợp đồng | Có | Có, nếu làm từ đủ 12 tháng | Không |
| Khoản 2: Hoàn thành công việc theo hợp đồng | Có | Có | Không |
| Khoản 3: Hai bên thỏa thuận | Có | Có | Không |
| Khoản 4: Bị kết án tù, cấm làm công việc | Không bắt buộc | Có | Không |
| Khoản 6: Người lao động chết, mất tích | Không bắt buộc | Có | Không |
| Khoản 7: Doanh nghiệp chấm dứt hoạt động | Không bắt buộc | Có | Không |
| Khoản 8: Bị sa thải | Quyết định kỷ luật | Không | Không |
| Khoản 9: Người lao động đơn phương chấm dứt đúng luật | Có | Có | Không |
| Khoản 10: Doanh nghiệp đơn phương chấm dứt đúng luật | Có | Có, trừ trường hợp tự ý bỏ việc 5 ngày | Không |
| Khoản 11: Cho thôi việc do thay đổi cơ cấu, lý do kinh tế | Có | Không | Có |
| Khoản 13: Thử việc không đạt | Có | Không | Không |
Người đủ điều kiện hưởng lương hưu theo pháp luật BHXH không được trả trợ cấp thôi việc. Điều kiện chung của cả hai loại trợ cấp là người lao động đã làm việc thường xuyên cho doanh nghiệp từ đủ 12 tháng trở lên.
Mẫu quyết định chấm dứt hợp đồng lao động
CÔNG TY …
Số: …/QĐ-…QUYẾT ĐỊNH
Về việc chấm dứt hợp đồng lao độngGIÁM ĐỐC CÔNG TY …
Căn cứ Bộ luật Lao động năm 2019;
Căn cứ Điều lệ Công ty và Nội quy lao động;
Căn cứ Hợp đồng lao động số … ký ngày … giữa Công ty và ông/bà …;
Căn cứ [đơn xin nghỉ việc ngày …/biên bản thỏa thuận ngày …/thông báo chấm dứt ngày …];QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Chấm dứt hợp đồng lao động đối với ông/bà …, chức danh …, bộ phận …, kể từ ngày …/…/2026. Lý do: [ghi đúng căn cứ tại khoản … Điều 34 Bộ luật Lao động].
Điều 2. Ông/bà … có trách nhiệm bàn giao công việc, tài sản, tài liệu cho … trước ngày …. Công ty thanh toán tiền lương đến ngày …, tiền lương những ngày phép năm chưa nghỉ …, trợ cấp thôi việc … (nếu có) và các khoản khác trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng.
Điều 3. Phòng Hành chính – Nhân sự, Phòng Kế toán và ông/bà … chịu trách nhiệm thi hành quyết định này. Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký.
Nơi nhận: như Điều 3; lưu hồ sơ nhân sự.
GIÁM ĐỐC (ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Người ký phải là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền bằng văn bản. Phần lý do phải khớp với căn cứ thực tế: ghi "hai bên thỏa thuận" trong khi thực chất doanh nghiệp đơn phương cho nghỉ là nguồn tranh chấp phổ biến. Doanh nghiệp nên lưu quyết định chung hệ thống với bộ biểu mẫu nhân sự 2026.
Cách tính trợ cấp thôi việc và trợ cấp mất việc làm
Trợ cấp thôi việc = 1/2 × Tiền lương bình quân 6 tháng liền kề theo hợp đồng × Số năm làm việc tính trợ cấp.
Trợ cấp mất việc làm = 1 × Tiền lương bình quân 6 tháng liền kề theo hợp đồng × Số năm làm việc tính trợ cấp, tối thiểu 2 tháng lương.
Số năm tính trợ cấp bằng tổng thời gian làm việc thực tế trừ thời gian đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp và thời gian đã được trả trợ cấp trước đó. Theo Điều 8 Nghị định 145/2020, thời gian làm việc thực tế gồm cả thời gian thử việc, thời gian được cử đi học, nghỉ hưởng chế độ ốm đau, thai sản, nghỉ phép năm, ngừng việc không do lỗi người lao động và tạm đình chỉ công việc.
Thời gian đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp gồm cả thời gian người lao động không thuộc diện đóng nhưng được doanh nghiệp trả khoản tiền tương đương mức đóng cùng với lương. Thời gian tính trợ cấp làm tròn theo năm: tháng lẻ đến 6 tháng tính bằng nửa năm, trên 6 tháng tính bằng một năm.
Vì bảo hiểm thất nghiệp đã được áp dụng từ năm 2009, phần lớn người lao động đóng đầy đủ từ ngày vào làm sẽ không có thời gian tính trợ cấp thôi việc. Trợ cấp thôi việc chủ yếu phát sinh với người làm việc từ trước năm 2009, người thuộc diện không phải đóng bảo hiểm thất nghiệp, hoặc giai đoạn doanh nghiệp chưa đóng.
Ví dụ tính các khoản thanh toán khi nghỉ việc
Anh Tùng vào làm từ 01/7/2006, hợp đồng chấm dứt ngày 30/11/2026 theo thỏa thuận. Công ty đóng bảo hiểm thất nghiệp cho anh từ 01/01/2009. Tiền lương bình quân 6 tháng liền kề theo hợp đồng là 20 triệu đồng. Anh còn 6 ngày phép năm chưa nghỉ; lương tháng 10/2026 theo hợp đồng là 20 triệu đồng và tháng đó có 26 ngày làm việc bình thường.
| Bước | Cách tính | Kết quả |
|---|---|---|
| Tổng thời gian làm việc | 01/7/2006 – 30/11/2026 | 245 tháng |
| Thời gian đóng bảo hiểm thất nghiệp | 01/01/2009 – 30/11/2026 | 215 tháng |
| Thời gian tính trợ cấp | 245 − 215 = 30 tháng = 2 năm 6 tháng | 2,5 năm |
| Trợ cấp thôi việc | 2,5 × 1/2 × 20.000.000 | 25.000.000 đồng |
| Tiền lương ngày phép chưa nghỉ | 20.000.000 ÷ 26 × 6 | 4.615.385 đồng |
Tháng lẻ của anh Tùng đúng 6 tháng nên được tính bằng nửa năm. Nếu anh bị cho thôi việc do thay đổi cơ cấu theo Điều 42, anh nhận trợ cấp mất việc làm thay cho trợ cấp thôi việc: 2,5 × 20.000.000 = 50.000.000 đồng, cao hơn mức tối thiểu 2 tháng lương là 40.000.000 đồng.
Tiền lương ngày phép chưa nghỉ tính theo tiền lương hợp đồng của tháng trước liền kề tháng thôi việc, theo khoản 3 Điều 67 Nghị định 145. Quy chế công ty có thể quy định cách chia số ngày làm việc; ví dụ này dùng 26 ngày làm việc của tháng 10.
Thanh toán trong 14 ngày làm việc và xác nhận BHXH
Điều 48 Bộ luật Lao động cho hai bên 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt để thanh toán đầy đủ các khoản tiền. Thời hạn có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày nếu doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, thay đổi cơ cấu, công nghệ, vì lý do kinh tế, chia tách, sáp nhập, chuyển đổi loại hình hoặc gặp thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm. Với hợp đồng của anh Tùng chấm dứt ngày 30/11/2026, hạn thanh toán là 18/12/2026 nếu công ty làm việc từ thứ Hai đến thứ Sáu.
Các khoản thường có trong bảng thanh toán gồm tiền lương đến ngày cuối cùng, tiền làm thêm giờ chưa trả, tiền lương ngày phép chưa nghỉ, trợ cấp thôi việc hoặc mất việc làm và thưởng đã đủ điều kiện theo quy chế. Người lao động có nghĩa vụ hoàn trả tạm ứng, tài sản hoặc khoản bồi thường nếu có.
Doanh nghiệp còn phải hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại bản chính giấy tờ đã giữ. Doanh nghiệp không được giữ sổ BHXH hay giấy tờ để buộc người lao động bàn giao; việc bàn giao được xử lý bằng biên bản và, nếu có thiệt hại, bằng thủ tục bồi thường theo nội quy. Nếu người lao động yêu cầu, doanh nghiệp cung cấp bản sao tài liệu về quá trình làm việc và chịu chi phí sao, gửi.
Thuế TNCN và chi phí được trừ
Trợ cấp thôi việc và trợ cấp mất việc làm theo quy định không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN. Nghị định 253/2026 còn cho phép phần trả cao hơn mức luật định cũng không chịu thuế nếu mức cao hơn đã ghi trong quy chế tài chính, quy chế nội bộ, hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động. Tiền lương ngày phép chưa nghỉ và các khoản lương cuối cùng vẫn là thu nhập từ tiền lương, tiền công.
Nếu người lao động đã chấm dứt hợp đồng mà doanh nghiệp mới trả thu nhập, doanh nghiệp khấu trừ 10% khi khoản chi từ 5 triệu đồng/lần trở lên theo khoản 2 Điều 50 Nghị định 253. Cách xử lý chi tiết có trong bài cách tính thuế TNCN từ tiền lương 2026.
Với thuế TNDN, trợ cấp thôi việc chi không đúng quy định không được tính vào chi phí được trừ theo Điều 10 Nghị định 320/2025. Quyết định chấm dứt, bảng tính trợ cấp và chứng từ chi là bộ hồ sơ tối thiểu để chứng minh khoản chi.
Checklist hồ sơ chấm dứt hợp đồng
- Xác định đúng căn cứ chấm dứt theo Điều 34 và ghi vào quyết định.
- Kiểm tra thời hạn báo trước đã được tuân thủ nếu một bên đơn phương chấm dứt.
- Bảo đảm người ký quyết định có thẩm quyền hoặc có văn bản ủy quyền.
- Lập bảng tính thời gian làm việc, thời gian đóng bảo hiểm thất nghiệp và số năm tính trợ cấp.
- Tính tiền lương ngày phép chưa nghỉ theo lương hợp đồng tháng trước liền kề.
- Lập biên bản bàn giao công việc, tài sản và tài liệu.
- Thanh toán đủ các khoản trong 14 ngày làm việc, lưu chứng từ chi.
- Báo giảm lao động, xác nhận thời gian đóng BHXH và trả bản chính giấy tờ.
Câu hỏi thường gặp
Hết hạn hợp đồng có cần ra quyết định chấm dứt không?
Có. Điều 45 Bộ luật Lao động yêu cầu doanh nghiệp thông báo bằng văn bản về việc chấm dứt hợp đồng khi hết hạn. Nếu người lao động vẫn tiếp tục làm việc sau khi hợp đồng hết hạn mà không ký hợp đồng mới trong 30 ngày, hợp đồng xác định thời hạn trở thành hợp đồng không xác định thời hạn.
Người lao động đóng bảo hiểm thất nghiệp đủ thời gian có được trợ cấp thôi việc không?
Không cho phần thời gian đã đóng. Nếu toàn bộ thời gian làm việc đều đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp, số năm tính trợ cấp bằng 0; người lao động có thể hưởng trợ cấp thất nghiệp từ quỹ nếu đủ điều kiện.
Làm 14 tháng thì trợ cấp thôi việc tính thế nào?
Nếu 14 tháng đó không thuộc thời gian đóng bảo hiểm thất nghiệp, thời gian tính trợ cấp là 1 năm 2 tháng, làm tròn thành 1,5 năm. Trợ cấp bằng 1,5 × 1/2 = 0,75 tháng tiền lương bình quân.
Doanh nghiệp có được thanh toán sau 14 ngày làm việc không?
Chỉ được kéo dài tối đa 30 ngày trong các trường hợp luật liệt kê như thay đổi cơ cấu, lý do kinh tế, chia tách, sáp nhập hoặc thiên tai. Trường hợp khác phải thanh toán trong 14 ngày làm việc.
Doanh nghiệp có được giữ sổ BHXH cho đến khi người lao động bàn giao xong không?
Không. Doanh nghiệp phải hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH và trả lại giấy tờ. Việc chưa bàn giao được xử lý bằng biên bản và thủ tục bồi thường nếu có thiệt hại.
Quyết định chấm dứt hợp đồng có cần người lao động ký không?
Luật không yêu cầu người lao động ký vào quyết định. Doanh nghiệp nên có biên nhận hoặc bằng chứng đã giao quyết định để chứng minh việc thông báo.
Tóm tắt
Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động phải ghi đúng căn cứ theo Điều 34, ngày chấm dứt và các khoản thanh toán. Trợ cấp thôi việc bằng nửa tháng lương mỗi năm, trợ cấp mất việc làm bằng một tháng lương mỗi năm và tối thiểu hai tháng, đều trừ thời gian đã đóng bảo hiểm thất nghiệp. Doanh nghiệp thanh toán trong 14 ngày làm việc, xác nhận BHXH và trả giấy tờ. Khi người lao động chủ động nghỉ, quy trình nhận đơn và bàn giao được hướng dẫn trong bài mẫu đơn xin nghỉ việc 2026; điều khoản chấm dứt nên được thống nhất ngay từ mẫu hợp đồng lao động 2026 và cẩm nang BHXH và nhân sự.
