Sổ kế toán hộ kinh doanh theo Thông tư 152/2025: dùng mẫu S1a, S2a hay S2b đến S2e
Một cửa hàng tạp hóa có doanh thu khoảng 1,6 tỷ đồng mỗi năm và một tiệm làm tóc doanh thu 700 triệu đồng sẽ không ghi cùng một bộ sổ. Từ ngày 01/01/2026, việc chọn mẫu sổ của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đi theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, và mẫu sổ phụ thuộc trực tiếp vào việc hộ có phải nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập cá nhân (TNCN) hay không, nộp theo phương pháp nào.
Hộ không phải nộp thuế GTGT và TNCN chỉ cần Sổ doanh thu mẫu S1a-HKD. Hộ nộp cả GTGT và TNCN theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu dùng mẫu S2a-HKD. Hộ nộp TNCN trên thu nhập tính thuế (doanh thu trừ chi phí) phải mở bộ S2b đến S2e-HKD để theo dõi doanh thu, chi phí, hàng tồn kho và tiền. Tài liệu kế toán được lưu bản giấy hoặc điện tử, tối thiểu 05 năm.
Căn cứ pháp lý & ngày rà soát: Thông tư số 152/2025/TT-BTC ngày 31/12/2025 của Bộ Tài chính hướng dẫn kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, đăng Công báo số 51 ngày 23/01/2026, hiệu lực từ 01/01/2026 (Điều 1 đến Điều 8); Nghị định số 68/2026/NĐ-CP về quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, được sửa đổi bởi Nghị định số 141/2026/NĐ-CP (Điều 3, Điều 4). Rà soát ngày 01/10/2026.
Lưu ý: Nội dung mang tính tham khảo, tóm tắt các quy định chính về ghi sổ. Ví dụ là tình huống tự lập. Ngưỡng doanh thu và phương pháp tính thuế cụ thể của từng hộ phụ thuộc thông báo của cơ quan thuế quản lý trực tiếp; cần đối chiếu nguyên văn văn bản khi áp dụng.
Thông tư 152/2025 thay Thông tư 88/2021 từ khi nào
Điều 8 Thông tư 152/2025 quy định thông tư có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 và Thông tư 88/2021/TT-BTC hết hiệu lực từ cùng ngày. Như vậy, sổ sách của năm 2026 phải mở theo mẫu mới, kể cả với hộ đã kinh doanh nhiều năm. Phạm vi áp dụng gồm cả hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh (Điều 1).
Thông tư mới phân nhóm hộ theo nghĩa vụ thuế thực tế: không phải nộp thuế, nộp theo tỷ lệ trên doanh thu, hoặc nộp TNCN trên thu nhập tính thuế. Cách phân nhóm này khớp với khung thuế hộ kinh doanh mới được phân tích tại bài thuế hộ kinh doanh 2026 và ngưỡng 1 tỷ đồng.
Ai được làm kế toán cho hộ kinh doanh
Điều 2 cho phép người đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chọn một trong ba cách:
- Tự ghi chép sổ sách kế toán.
- Bố trí người làm kế toán.
- Thuê dịch vụ làm kế toán theo quy định.
Điểm đáng chú ý là hộ kinh doanh được bố trí người thân làm kế toán, gồm cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, vợ, chồng, con đẻ, con nuôi, anh, chị, em ruột. Người làm quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ hoặc người thường xuyên mua, bán tài sản cũng được kiêm nhiệm kế toán.
Ngưỡng doanh thu quyết định nhóm nào
Mẫu sổ đi theo nghĩa vụ thuế, còn nghĩa vụ thuế đi theo doanh thu năm. Theo Điều 3 và Điều 4 Nghị định 68/2026/NĐ-CP sau khi được Nghị định 141/2026/NĐ-CP sửa đổi, có thể tóm tắt như sau:
| Doanh thu năm | Nghĩa vụ thuế GTGT, TNCN | Mẫu sổ chính |
|---|---|---|
| Từ 01 tỷ đồng trở xuống | Không phải nộp GTGT, TNCN | S1a-HKD |
| Trên 01 tỷ đến 03 tỷ đồng | Nộp theo tỷ lệ trên doanh thu; được chọn nộp TNCN trên thu nhập tính thuế | S2a-HKD, hoặc S2b đến S2e-HKD nếu chọn phương pháp thu nhập |
| Trên 03 tỷ đồng | Nộp TNCN trên thu nhập tính thuế | S2b đến S2e-HKD |
Điểm d khoản 5 Điều 4 Nghị định 68/2026 yêu cầu hộ đang tính TNCN trên thu nhập tính thuế (bắt buộc với doanh thu trên 03 tỷ đồng, tự chọn với nhóm thấp hơn) giữ ổn định phương pháp này 02 năm liên tục kể từ năm đầu áp dụng. Hộ đang nộp theo tỷ lệ trên doanh thu mà doanh thu thực tế cả năm vượt 03 tỷ đồng thì từ năm sau phải chuyển sang phương pháp thu nhập. Vì vậy, quyết định chuyển sang bộ sổ S2b đến S2e nên được cân nhắc từ đầu năm, khi chủ hộ đã có đủ chứng từ chi phí.
Với hộ doanh thu dưới ngưỡng, thủ tục khai doanh thu được trình bày riêng tại bài hộ kinh doanh dưới 1 tỷ thông báo doanh thu.
Mẫu S1a-HKD cho hộ không phải nộp thuế
Điều 4 hướng dẫn hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT, không phải nộp thuế TNCN dùng Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ mẫu S1a-HKD. Sổ có ba cột chính: ngày tháng, diễn giải và số tiền, ghi theo từng địa điểm kinh doanh và từng kỳ kê khai.
Mẫu này đơn giản nhưng không nên xem nhẹ. Sổ S1a là căn cứ để chứng minh doanh thu thực tế vẫn nằm dưới ngưỡng khi cơ quan thuế đối chiếu với dữ liệu hóa đơn điện tử và dữ liệu thanh toán. Hộ có nhiều điểm bán nên ghi riêng từng địa điểm để tránh cộng nhầm.
Mẫu S2a-HKD khi nộp thuế theo tỷ lệ trên doanh thu
Điều 5 áp dụng cho hộ nộp cả thuế GTGT và TNCN theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu. Sổ doanh thu mẫu S2a-HKD ghi doanh thu theo nhóm ngành nghề có cùng tỷ lệ thuế. Ví dụ, hộ vừa bán hàng hóa vừa cung cấp dịch vụ ăn uống phải tách hai nhóm, vì mỗi nhóm có tỷ lệ GTGT và TNCN khác nhau.
Cuối kỳ, hộ cộng doanh thu từng nhóm, nhân với tỷ lệ tương ứng để ra số thuế. Cách làm này giúp đối chiếu nhanh với tờ khai và với thông báo của cơ quan thuế.
Bộ sổ S2b đến S2e khi nộp TNCN trên thu nhập
Điều 6 áp dụng cho hộ nộp GTGT theo tỷ lệ trên doanh thu và nộp TNCN trên thu nhập tính thuế. Đây là nhóm phải ghi sổ chi tiết nhất:
| Mẫu sổ | Nội dung theo dõi |
|---|---|
| S2b-HKD | Doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo nhóm ngành để tính thuế GTGT |
| S2c-HKD | Doanh thu và các khoản chi phí hợp lý; chênh lệch nhân thuế suất ra số thuế TNCN |
| S2d-HKD | Vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa nhập, xuất, tồn |
| S2e-HKD | Tiền mặt và tiền gửi không kỳ hạn |
Sổ S2c-HKD liệt kê sáu nhóm chi phí hợp lý:
- Nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa dùng cho sản xuất, kinh doanh.
- Tiền lương, tiền công, phụ cấp, bảo hiểm bắt buộc của người lao động; tiền công của lao động dưới 01 tháng.
- Khấu hao tài sản cố định phục vụ kinh doanh (nếu có).
- Dịch vụ mua ngoài như điện, nước, điện thoại, internet, vận chuyển, thuê tài sản, sửa chữa, bảo dưỡng.
- Lãi vay vốn kinh doanh của tổ chức tín dụng theo lãi suất thực tế; lãi vay của bên khác không vượt mức Bộ luật Dân sự cho phép.
- Các khoản chi khác phục vụ trực tiếp hoạt động kinh doanh.
Dòng cuối của sổ lấy doanh thu trừ tổng chi phí hợp lý rồi nhân thuế suất để ra số thuế TNCN. Việc xác định chi phí nào được tính vẫn theo pháp luật về thuế, nên hóa đơn, chứng từ đầu vào cần lưu đủ.
Sổ S2d-HKD dùng phương pháp bình quân gia quyền để tính đơn giá xuất kho: lấy tổng giá trị tồn đầu kỳ cộng giá trị nhập trong kỳ, chia cho tổng số lượng tồn đầu kỳ cộng số lượng nhập trong kỳ. Hộ bán nhiều mặt hàng nên mở sổ theo từng mã hàng để giá vốn không bị lệch.
Mẫu S3a-HKD cho các loại thuế khác
Điều 7 hướng dẫn mẫu S3a-HKD để theo dõi nghĩa vụ các loại thuế khác ngoài GTGT và TNCN, như thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên, thuế bảo vệ môi trường, thuế sử dụng đất. Hộ chỉ mở sổ này khi thực sự phát sinh các nghĩa vụ đó.
Lưu trữ và đối chiếu với cơ quan thuế
Điều 3 cho phép hộ chọn lưu tài liệu kế toán (hóa đơn, chứng từ, sổ kế toán) bằng bản giấy hoặc trên phương tiện điện tử. Thời hạn lưu trữ tối thiểu là 05 năm; riêng hóa đơn lưu theo pháp luật về thuế. Hộ được mở thêm sổ hoặc sửa biểu mẫu cho phù hợp, nhưng sổ phải ghi tên sổ, ngày lập, họ tên và chữ ký của người đại diện hộ.
Khi hộ dùng hóa đơn điện tử và hệ thống quản lý thuế hỗ trợ xác định số thuế phải nộp rồi gửi thông báo, hộ vẫn dùng các mẫu sổ của Thông tư 152/2025 để theo dõi và đối chiếu với số thuế trên thông báo (khoản 4 Điều 3). Nói cách khác, có thông báo thuế không có nghĩa là bỏ sổ.
Ví dụ tự lập
Hộ kinh doanh B bán vật liệu xây dựng, doanh thu năm 2025 đạt 2,4 tỷ đồng, có đầy đủ hóa đơn mua hàng. Năm 2026, hộ thuộc nhóm trên 01 tỷ đến 03 tỷ đồng nên có hai lựa chọn:
- Nộp GTGT và TNCN theo tỷ lệ trên doanh thu, ghi sổ S2a-HKD.
- Chọn nộp TNCN trên thu nhập tính thuế, ghi bộ S2b, S2c, S2d, S2e-HKD và giữ phương pháp này 02 năm liên tục.
Nếu biên lợi nhuận thực tế thấp và chứng từ chi phí đầy đủ, phương án thứ hai có thể có lợi hơn, nhưng đổi lại khối lượng ghi chép tăng đáng kể. Khi quy mô tiếp tục tăng và hộ tính chuyển lên doanh nghiệp, nghĩa vụ kế toán sẽ chuyển sang chế độ kế toán doanh nghiệp; doanh nghiệp đạt quy mô lớn còn phải kiểm toán báo cáo tài chính, xem bài kiểm toán bắt buộc với doanh nghiệp quy mô lớn. Lộ trình chuyển đổi được trình bày tại bài hộ kinh doanh lên doanh nghiệp 2026.
Checklist mở sổ năm 2026
- Xác định doanh thu năm trước và nhóm nghĩa vụ thuế năm 2026.
- Chọn mẫu sổ: S1a, S2a hoặc bộ S2b đến S2e; thêm S3a nếu có thuế khác.
- Quyết định người ghi sổ: chủ hộ, người thân, người kiêm nhiệm hoặc dịch vụ kế toán.
- Chọn hình thức lưu trữ giấy hoặc điện tử; lập thư mục lưu 05 năm.
- Tách doanh thu theo nhóm ngành có cùng tỷ lệ thuế.
- Với bộ S2, lập danh mục hàng hóa và cách tính giá xuất kho bình quân.
- Hằng kỳ đối chiếu sổ với hóa đơn điện tử và thông báo của cơ quan thuế.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh doanh thu dưới 1 tỷ đồng có phải ghi sổ không?
Có. Điều 4 Thông tư 152/2025 yêu cầu hộ không chịu thuế GTGT, không phải nộp thuế TNCN ghi Sổ doanh thu mẫu S1a-HKD. Sổ này là căn cứ chứng minh doanh thu thực tế.
Vợ hoặc con của chủ hộ có được làm kế toán cho hộ không?
Được. Điều 2 cho phép bố trí cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi, vợ, chồng, con đẻ, con nuôi, anh chị em ruột làm kế toán, hoặc để thủ kho, thủ quỹ kiêm nhiệm.
Sổ kế toán hộ kinh doanh có được lưu bằng file điện tử không?
Được. Khoản 1 Điều 3 cho phép lưu hóa đơn, chứng từ, sổ kế toán trên phương tiện điện tử hoặc bản giấy. Thời hạn lưu tối thiểu 05 năm.
Hộ nộp thuế theo tỷ lệ trên doanh thu có cần sổ chi phí không?
Không bắt buộc theo Điều 5; hộ dùng mẫu S2a-HKD ghi doanh thu theo nhóm ngành. Bộ sổ chi phí S2c-HKD chỉ dành cho hộ nộp TNCN trên thu nhập tính thuế.
Thông tư 88/2021 còn áp dụng cho năm 2026 không?
Không. Điều 8 Thông tư 152/2025 quy định Thông tư 88/2021/TT-BTC hết hiệu lực từ ngày 01/01/2026.
Hộ được tự thiết kế thêm mẫu sổ không?
Được. Khoản 3 Điều 3 cho phép mở thêm hoặc sửa biểu mẫu sổ, miễn là ghi rõ tên sổ, ngày lập sổ, họ tên và chữ ký của người đại diện hộ.