Khi khách hàng nước ngoài viết "Your price is too high", nhiều nhân viên bán hàng Việt Nam phản ứng bằng cách giảm giá ngay để giữ đơn. Cách làm này khiến doanh nghiệp mất lãi mà khách vẫn có thể tiếp tục ép giá ở vòng sau. Đàm phán bằng tiếng Anh hiệu quả không cần từ ngữ phức tạp. Người bán cần một bộ câu rõ ràng để hỏi lại, đưa điều kiện đổi lại và xác nhận thỏa thuận bằng văn bản.
Từ vựng cơ bản khi đàm phán giá
- Unit price: đơn giá. Total amount: tổng giá trị.
- MOQ (minimum order quantity): số lượng đặt hàng tối thiểu.
- Volume discount: giảm giá theo số lượng.
- Quotation / quote: báo giá. Valid until: báo giá có hiệu lực đến.
- Lead time: thời gian từ khi xác nhận đơn tới khi giao hàng.
- Deposit / down payment: tiền đặt cọc. Balance: phần còn lại.
- Payment terms: điều khoản thanh toán, ví dụ 30% deposit, 70% balance against copy of B/L.
- Counter-offer: đề nghị ngược lại.
- Concession: điều doanh nghiệp chấp nhận nhượng bộ.
Giá báo cho khách nước ngoài luôn gắn với điều kiện giao hàng. Giá FOB và giá CIF cho cùng một lô hàng sẽ khác nhau vì người bán chịu thêm cước và bảo hiểm trong giá CIF. Trước khi đàm phán, nhân viên nên xem lại bài Incoterms 2020 chọn nhanh cho SME để không vô tình giảm giá trong khi vẫn giữ nguyên trách nhiệm vận chuyển.
Bước 1: Hỏi lại trước khi trả lời
Khi khách nói giá cao, câu trả lời đầu tiên nên là một câu hỏi. Doanh nghiệp cần biết khách so sánh với ai, điều kiện ra sao và mục tiêu giá của khách là bao nhiêu.
- Thank you for your feedback. Could you tell us which part of the price you would like us to review?
- May I ask what price level you have in mind?
- Are you comparing our quotation with offers on the same specifications and Incoterms?
- What quantity are you planning to order per shipment and per year?
Câu trả lời của khách cho biết khoảng cách thật và cho doanh nghiệp thời gian tính toán lại.
Bước 2: Bảo vệ giá bằng giá trị
Nếu giá đã hợp lý, người bán giải thích phần giá trị khách nhận được thay vì giảm ngay.
- Our price includes pre-shipment inspection and a 12-month warranty.
- We use grade A raw materials, which reduces the defect rate on your side.
- Our lead time is 25 days, which is shorter than the market average for this item.
Mỗi câu chỉ nên nêu một lợi ích có thật và kiểm chứng được. Không nên hứa các tiêu chuẩn mà doanh nghiệp chưa có chứng nhận.
Bước 3: Nhượng bộ có điều kiện
Nguyên tắc quan trọng nhất là không nhượng bộ mà không nhận lại điều gì. Mẫu câu "If you…, we can…" giúp nói điều này một cách lịch sự:
- If you can increase the order to 5,000 units, we can offer a unit price of USD 2.35.
- If you agree to a 50% deposit, we can reduce the price by 2%.
- We can extend the payment terms to 45 days if the order is confirmed for the whole season.
- We can match this price if we can adjust the packaging to bulk cartons.
Trước khi đưa ra con số, người bán phải tính lại lãi. Cách tính giá theo biên lợi nhuận và tác động khi giảm giá có trong bài định giá bán sản phẩm cho SME.
Bước 4: Đàm phán đặt cọc và kỳ hạn thanh toán
Điều khoản thanh toán quan trọng không kém đơn giá, vì nó quyết định doanh nghiệp phải ứng bao nhiêu vốn để sản xuất. Một số mẫu câu:
- Our standard terms are 30% deposit with the purchase order and 70% balance before shipment.
- For a first order, we would need a deposit to cover raw materials.
- We can consider 70% against copy of the bill of lading after the first two orders are completed smoothly.
- For orders above USD 100,000, we would prefer payment by irrevocable L/C at sight.
Mỗi phương thức có mức rủi ro khác nhau với người bán. Bài thanh toán quốc tế T/T, L/C và nhờ thu giúp doanh nghiệp chọn phương thức phù hợp với từng khách.
Bước 5: Từ chối lịch sự
Khi mức giá khách đề nghị thấp hơn giá vốn hoặc quá thấp so với mục tiêu, doanh nghiệp cần từ chối rõ ràng nhưng vẫn để ngỏ hợp tác.
- I'm afraid we cannot accept this price, as it is below our production cost.
- Unfortunately, this is our best price for this specification. However, we could offer an alternative material at a lower cost.
- We understand your budget. Perhaps we can start with a smaller trial order at our current price.
Tránh các câu như "This is impossible" hoặc "You must understand". Những câu này nghe gay gắt hơn người nói nghĩ khi đọc qua email.
Bước 6: Email xác nhận thỏa thuận
Sau cuộc gọi hoặc buổi gặp, người bán nên gửi email tóm tắt ngay trong ngày. Email là căn cứ để soạn hợp đồng hoặc đơn đặt hàng.
Subject: Summary of our agreement – Order for 5,000 units of item BT-500
Dear Mr. Müller,
Thank you for your time today. Please find below a summary of what we agreed:
- Product: BT-500, specification as per our quotation Q-2026-045
- Quantity: 5,000 units
- Unit price: USD 2.35, FOB Hai Phong
- Payment terms: 30% deposit with the purchase order, 70% balance against copy of B/L
- Lead time: 30 days from receipt of deposit
Please confirm if this matches your understanding. Once confirmed, we will send the proforma invoice.
Best regards,
[Tên], Sales Manager, [Công ty]
Mọi điều đã thống nhất trong email cần được đưa đủ vào hợp đồng. Bài hợp đồng ngoại thương: điều khoản tối thiểu SME cần có liệt kê các điều khoản không nên bỏ sót.
Một số lưu ý khi đàm phán qua email
Mỗi email chỉ nên xử lý một hoặc hai vấn đề. Khi khách hỏi nhiều điểm cùng lúc, người bán có thể trả lời theo danh sách đánh số để không sót ý. Con số luôn ghi kèm đơn vị tiền tệ và điều kiện giao hàng, ví dụ USD 2.35/unit, FOB Hai Phong, để tránh hiểu nhầm giữa các vòng báo giá.
Doanh nghiệp cũng nên ghi hạn hiệu lực trên mỗi báo giá, ví dụ This quotation is valid until 30 November 2026, nhất là khi giá nguyên liệu hoặc tỷ giá có thể thay đổi.
Tên khách hàng, số lượng và giá trong bài là ví dụ minh họa.
