Nhiều kế toán ở doanh nghiệp nhỏ chỉ bắt đầu dọn sổ sách khi đã sang tháng 1, lúc phải vừa lập báo cáo năm cũ vừa xử lý nghiệp vụ năm mới. Khi đó, các sai lệch về công nợ, tồn kho hay hóa đơn phát hiện muộn rất khó sửa, vì đối tác cũng đang bận khóa sổ. Bắt đầu chuẩn bị từ tháng 11 giúp doanh nghiệp có số liệu sạch, nộp báo cáo đúng hạn và giảm rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.
Khóa sổ kế toán là gì
Khóa sổ kế toán là việc cộng sổ, tính số dư các tài khoản và chốt số liệu của một kỳ kế toán. Sau khi khóa sổ, số liệu kỳ đó được dùng để lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế. Với phần lớn doanh nghiệp, kỳ kế toán năm trùng với năm dương lịch, từ 01/01 đến 31/12. Luật Kế toán cho phép chọn kỳ kế toán năm 12 tháng khác, nhưng doanh nghiệp phải thông báo cho cơ quan thuế.
Từ năm tài chính 2026, chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 99/2025/TT-BTC thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC. Doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể tiếp tục áp dụng chế độ riêng theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Năm 2026 là năm đầu tiên nhiều doanh nghiệp lập báo cáo theo hệ thống tài khoản mới, nên cần rà soát kỹ hơn mọi năm. Các thay đổi chính được tổng hợp trong bài Thông tư 99/2025 thay Thông tư 200.
1. Lập lịch và phân công
Kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán lập một bảng việc cần làm, người làm và hạn hoàn thành từ giữa tháng 11 đến hết tháng 1. Các bộ phận liên quan như kho, bán hàng, mua hàng và nhân sự cần biết trước hạn gửi chứng từ. Doanh nghiệp nên chốt một ngày cuối cùng nhận chứng từ năm cũ, ví dụ ngày 05/01, và thông báo cho toàn công ty.
2. Đối chiếu tiền mặt và tài khoản ngân hàng
Số dư tiền mặt trên sổ phải khớp với biên bản kiểm kê quỹ ngày cuối năm. Số dư tiền gửi trên sổ phải khớp với sổ phụ hoặc xác nhận số dư của từng ngân hàng. Kế toán nên làm đối chiếu này hằng tháng để cuối năm chỉ cần kiểm tra tháng 12.
Các khoản chênh lệch thường do phí ngân hàng chưa hạch toán, lãi tiền gửi chưa ghi nhận hoặc khoản khách chuyển tiền chưa xác định được nội dung. Mỗi khoản chênh lệch cần được giải thích và xử lý trước khi khóa sổ.
3. Đối chiếu công nợ phải thu và phải trả
Doanh nghiệp gửi biên bản đối chiếu công nợ cho khách hàng và nhà cung cấp có số dư lớn, đề nghị ký xác nhận số dư tại ngày 31/12. Biên bản ký xác nhận là căn cứ quan trọng khi kiểm toán hoặc khi cơ quan thuế kiểm tra.
Với các khoản phải thu đã quá hạn lâu, kế toán xem xét trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo quy định. Cách lập bảng tuổi nợ và mức trích lập được trình bày trong bài quản lý công nợ phải thu. Với phía phải trả, bài quản lý công nợ phải trả có hướng dẫn đối chiếu với nhà cung cấp.
4. Kiểm kê hàng tồn kho
Luật Kế toán yêu cầu đơn vị kế toán kiểm kê tài sản vào cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính. Với hàng tồn kho, doanh nghiệp cần lập hội đồng hoặc nhóm kiểm kê có người của kế toán và kho, đếm thực tế, ghi biên bản và so với sổ.
Chênh lệch thừa hoặc thiếu phải được xác định nguyên nhân và xử lý theo quyết định của người có thẩm quyền. Hàng hỏng, hàng chậm luân chuyển hoặc hàng có giá bán dự kiến thấp hơn giá gốc cần được ghi nhận để xem xét dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Quy trình kiểm kê và phân loại ABC có trong bài quy trình quản lý kho.
5. Kiểm kê tài sản cố định và công cụ dụng cụ
Kế toán đối chiếu danh sách tài sản cố định trên sổ với tài sản thực tế: máy móc, xe, thiết bị văn phòng. Tài sản đã thanh lý nhưng chưa ghi giảm, hoặc tài sản đang dùng nhưng chưa ghi tăng, cần được điều chỉnh. Khấu hao năm cần được tính đủ đến tháng 12 theo phương pháp doanh nghiệp đã đăng ký.
6. Rà soát hóa đơn đầu vào và đầu ra
Kế toán đối chiếu hóa đơn đầu ra trên hệ thống hóa đơn điện tử với doanh thu ghi sổ, và đối chiếu hóa đơn đầu vào với chi phí, hàng mua đã hạch toán. Các trường hợp cần chú ý gồm hóa đơn lập sai chưa xử lý, hàng đã giao nhưng chưa lập hóa đơn, và hóa đơn đầu vào từ 5 triệu đồng trở lên chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Việc xử lý hóa đơn sai và điều kiện khấu trừ thuế cần đối chiếu với văn bản hiện hành. Bài xử lý hóa đơn điện tử lập sai và bài khấu trừ thuế GTGT đầu vào là hai điểm bắt đầu.
7. Chi phí trích trước và chi phí trả trước
Một số chi phí thuộc năm nay nhưng hóa đơn hoặc thanh toán rơi vào năm sau, như tiền điện nước tháng 12, lương tháng 12 trả vào tháng 1 hoặc thưởng cuối năm đã có quyết định. Kế toán cần ghi nhận các khoản này vào chi phí của năm nay theo nguyên tắc phù hợp.
Ngược lại, các khoản đã trả trước cho nhiều kỳ như tiền thuê nhà trả 12 tháng hay phí phần mềm trả theo năm chỉ được phân bổ phần thuộc năm nay vào chi phí. Phần còn lại giữ ở tài khoản chi phí trả trước.
8. Đánh giá lại khoản mục có gốc ngoại tệ
Doanh nghiệp có tiền gửi ngoại tệ, phải thu hoặc phải trả bằng ngoại tệ cần đánh giá lại số dư các khoản mục tiền tệ này theo tỷ giá quy định tại ngày lập báo cáo tài chính. Chênh lệch tỷ giá được ghi nhận vào doanh thu hoặc chi phí tài chính. Doanh nghiệp xuất nhập khẩu nên lấy tỷ giá từ ngân hàng thương mại nơi thường xuyên giao dịch và lưu lại căn cứ.
9. Rà lương, bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân
Bộ phận nhân sự và kế toán đối chiếu bảng lương 12 tháng với số đã kê khai thuế thu nhập cá nhân và số đã đóng bảo hiểm xã hội. Đây cũng là lúc chuẩn bị số liệu cho quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm. Những điểm mới của kỳ quyết toán năm nay được tổng hợp trong bài quyết toán thuế TNCN năm 2026.
10. Khóa sổ, lập báo cáo và lưu trữ
Sau khi xử lý các bước trên, kế toán khóa sổ trên phần mềm để không ai sửa được số liệu năm cũ, rồi lập báo cáo tài chính và hồ sơ quyết toán thuế. Hạn nộp và thành phần báo cáo tài chính được trình bày trong bài báo cáo tài chính 2026 gồm những gì. Hạn nộp các tờ khai thuế cuối năm có trong bài lịch nộp thuế quý IV/2026.
Toàn bộ biên bản kiểm kê, biên bản đối chiếu công nợ và bảng tính trích trước, dự phòng nên được lưu thành một bộ hồ sơ khóa sổ. Bộ hồ sơ này giúp kế toán năm sau, kiểm toán viên hoặc cơ quan thuế hiểu được cách số liệu được chốt.
Bài viết mang tính hướng dẫn chung. Doanh nghiệp cần đối chiếu chế độ kế toán đang áp dụng, văn bản thuế hiện hành và trao đổi với kế toán, kiểm toán khi xử lý từng nghiệp vụ.
